Rechtliches zu Kassen

Die GDPdU ist die Grundlage der GoBD und wurde 2001 erlassen. GDPdU steht dabei für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Sie regelt bei Betriebsprüfungen die Mitwirkungspflichten und die Art des Datenzugriffes. Sie wurde 2015 durch die GoBD abgelöst.

Die Erweiterung der GoBD 2020, durch das BMF, beinhaltet auch die sogenannte Belegausgabepflicht auch Bonpflicht genannt. Hier handelt es sich um die Pflicht einem Kunden bei einer Transaktion einen Kassenbon/Beleg anzubieten. Dies kann in Papierform, aber auch Digital erfolgen. Ob der Kunde den Kassenbeleg annimmt bleibt aber letztendlich ihm überlassen. Die Belegausgabepflicht betrifft alle Unternehmen, die über ein elektronisches Kassensystem verfügen. Es gibt die Möglichkeit sich von der Bonpflicht befreien zu lassen. Solltest Du eine offene Ladenkasse im Einsatz haben, ist die Bonpflicht ebenfalls verpflichtend. Dies bedeutet eine Menge zusätzlicher Arbeit.

Als offene Ladenkasse werden Kassen bezeichnet, die über keine technische Ausstattung verfügen. Hier muss die Grundaufzeichnung sowie der Kassenbeleg als Einzelaufzeichnung für alle Geschäftsvorfälle manuell angefertigt werden. Das wiederum erschwert die ordnungsmäßige Kassenführung und Buchführung erheblich. Zudem sind offene Ladenkasse häufiger von einer unangemeldeten Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden betroffen.

Ebenfalls wurde mit der Erweiterung der GoBD 2020 die sogenannte Kassenmeldepflicht eingeführt. Diese besagt, dass der Erwerb oder Betrieb elektronischer Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden muss. Hierbei ist sowohl die Art der Kassen sowie deren Anzahl meldepflichtig. Bereits vorhandene Kassen mussten bis September 2020 der Finanzbehörde gemeldet werden.

Im Zuge der Änderung der GoBD 2020 wurde die Pflicht zur Einzelaufzeichnung eingeführt. Diese Anforderung an Kassensysteme besagt, dass jeder Geschäftsvorfall unmittelbar und separat aufzuzeichnen ist. Welches Kassensystem verwendet wird spielt dabei keine Rolle. Die Aufzeichnung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

Die Kassen-Nachschau oder auch Kassen-Prüfung kann auf Grundlage der GoBD jederzeit unangemeldet durch einen Betriebsprüfer Deiner Finanzbehörde erfolgen. Dabei kann der Beamte der zuständigen Finanzverwaltung grundsätzlich Zugriff auf alle Grundaufzeichnungen und Kassenbücher verlangen. Die Finanzverwaltung prüft dabei unter anderem die Aufzeichnungssysteme auf eine Manipulation oder ähnliches.