Unsere Partner
Die GoBD ist eine wichtige Verordnung in Deutschland. Sie gilt seit November 2014 und führte die bis dahin gültigen GDPdU und GoBS zusammen, beziehungsweise löste diese ab. Schon bei der Veröffentlichung kündigte die Finanzverwaltung an, regelmäßig Neufassungen, Änderungen und Ergänzungen der GoBD durchzuführen. Im folgenden Artikel erklären wir Dir, was du alles darüber wissen solltest.
Die GoBD steht für "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff". Sie ist eine Verordnung des deutschen Bundesministeriums für Finanzen, kurz BMF. Die GoBD legt fest, wie Du als Unternehmer deine Buchführung ordentlich führen und elektronische Unterlagen speichern musst. Sie soll sicherstellen, dass alle Buchungen und Belege in deiner Buchführung nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sind. Daher ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD die Verfahrensdokumentation. Sie erklärt, wie Du buchführungsrelevante Daten verarbeiten musst. Die GoBD ist sozusagen ein Leitfaden, um sicherzustellen, dass alle steuerrelevanten Informationen richtig aufbewahrt und verwaltet werden. Das hilft sowohl Deinem Unternehmen, alles richtig zu machen, als auch den Steuerbehörden im Falle einer Steuerprüfung. Bei der GoBD steht für das Bundesfinanzministerium somit in erster Linie die Nachprüfbarkeit durch Beamte der Finanzverwaltung im Vordergrund.
Seit 1. Januar 2020 gilt mit dem GoBD-Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Aufzeichnungen für alle Unternehmer eine Neufassung der GoBD. Diese beinhaltet:
Datenverarbeitung: Verpflichtender Einsatz von DV-Systemen für Unternehmer. Die Systeme müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Unternehmer haben die Verpflichtung, eine verwendete Sicherheitseinrichtung zu zertifizieren. Dies erfolgt beim Bundesamt für Informationstechnologie (BSI). Digitale Systeme zur Datenverarbeitung müssen zudem beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.
Belegausgabepflicht: Für Unternehmer besteht nach § 146a der Abgabenordnung (AO) eine Ausgabepflicht für Kassenbelege. Es besteht jedoch zum Beispiel für Kleinunternehmer die Möglichkeit einer Befreiung nach § 148. Die Entscheidung liegt hier beim Finanzamt.
Alle Grundsätze der GoBD sind beim BMF (Bundesfinanzministerium) online nachzulesen.
Für die GoBD-Konformität spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. Sie ist für Dich als Unternehmer ein verlässlicher Plan, wie Du deine Geschäftsvorgänge lückenlos und in der richtigen Reihenfolge dokumentierst. Die Dokumentation erfasst alle Prozesse, die bei der elektronischen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung Deiner Daten auftreten. Dadurch hilft sie, die Datenintegrität zu gewährleisten und den Anforderungen der GoBD zu entsprechen. Mit der Verfahrensdokumentation kannst Du jederzeit nachweisen, dass Dein Unternehmen die GoBD-Richtlinien und Regelungen befolgt und so mögliche rechtliche Strafen verhindert werden.
Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation ist zwar aufwändig, aber sinnvoll.
Als Kassenbetreiber oder Unternehmer bist Du verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (GoBD) zu führen. Eine der wichtigsten Pflichten gemäß GoBD sind die Einzelaufzeichnungspflicht, sowie die Buchführungspflicht.
Sie schreibt vor, dass alle Geschäftsvorfälle einzeln vollständig aufgezeichnet und dokumentiert werden müssen. Jeder einzelne Bezahlvorgang und jede Buchung, sei es der Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung, muss mit allen relevanten Informationen deklariert sein. Dazu müssen relevante Angaben wie Datum, Uhrzeit und Betrag dokumentiert werden. Die Aufzeichnungspflicht gewährleistet, dass alle steuerrelevanten Geschäftsvorgänge lückenlos und nachvollziehbar sind. Zusammen mit der Aufbewahrungspflicht erleichtert es dem Finanzamt Betriebsprüfungen durchzuführen.