Die GoBD

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Die GoBD ist eine wichtige Verordnung in Deutschland. Sie gilt seit November 2014 und führte die bis dahin gültigen GDPdU und GoBS zusammen, beziehungsweise löste diese ab. Schon bei der Veröffentlichung kündigte die Finanzverwaltung an, regelmäßig Neufassungen, Änderungen und Ergänzungen der GoBD durchzuführen. Im folgenden Artikel erklären wir Dir, was du alles darüber wissen solltest.

 

Bedeutung der GoBD und ihre Aufgaben

Die GoBD steht für "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff". Sie ist eine Verordnung des deutschen Bundesministeriums für Finanzen, kurz BMF. Die GoBD legt fest, wie Du als Unternehmer deine Buchführung ordentlich führen und elektronische Unterlagen speichern musst. Sie soll sicherstellen, dass alle Buchungen und Belege in deiner Buchführung nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sind. Daher ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD die Verfahrensdokumentation. Sie erklärt, wie Du buchführungsrelevante Daten verarbeiten musst. Die GoBD ist sozusagen ein Leitfaden, um sicherzustellen, dass alle steuerrelevanten Informationen richtig aufbewahrt und verwaltet werden. Das hilft sowohl Deinem Unternehmen, alles richtig zu machen, als auch den Steuerbehörden im Falle einer Steuerprüfung. Bei der GoBD steht für das Bundesfinanzministerium somit in erster Linie die Nachprüfbarkeit durch Beamte der Finanzverwaltung im Vordergrund.

Seit 1. Januar 2020 gilt mit dem GoBD-Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Aufzeichnungen für alle Unternehmer eine Neufassung der GoBD. Diese beinhaltet:

Datenverarbeitung: Verpflichtender Einsatz von DV-Systemen für Unternehmer. Die Systeme müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Unternehmer haben die Verpflichtung, eine verwendete Sicherheitseinrichtung zu zertifizieren. Dies erfolgt beim Bundesamt für Informationstechnologie (BSI). Digitale Systeme zur Datenverarbeitung müssen zudem beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Belegausgabepflicht: Für Unternehmer besteht nach § 146a der Abgabenordnung (AO) eine Ausgabepflicht für Kassenbelege. Es besteht jedoch zum Beispiel für Kleinunternehmer die Möglichkeit einer Befreiung nach § 148. Die Entscheidung liegt hier beim Finanzamt.

Alle Grundsätze der GoBD sind beim BMF (Bundesfinanzministerium) online nachzulesen.

 

GoBD-konforme Verfahrensdokumentation

Für die GoBD-Konformität spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. Sie ist für Dich als Unternehmer ein verlässlicher Plan, wie Du deine Geschäftsvorgänge lückenlos und in der richtigen Reihenfolge dokumentierst. Die Dokumentation erfasst alle Prozesse, die bei der elektronischen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung Deiner Daten auftreten. Dadurch hilft sie, die Datenintegrität zu gewährleisten und den Anforderungen der GoBD zu entsprechen. Mit der Verfahrensdokumentation kannst Du jederzeit nachweisen, dass Dein Unternehmen die GoBD-Richtlinien und Regelungen befolgt und so mögliche rechtliche Strafen verhindert werden.

Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation ist zwar aufwändig, aber sinnvoll.

 

Aufzeichnungen gemäß GoBD: Pflichten und Anforderungen

Als Kassenbetreiber oder Unternehmer bist Du verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (GoBD) zu führen. Eine der wichtigsten Pflichten gemäß GoBD sind die Einzelaufzeichnungspflicht, sowie die Buchführungspflicht.

Einzelaufzeichnungspflicht

Sie schreibt vor, dass alle Geschäftsvorfälle einzeln vollständig aufgezeichnet und dokumentiert werden müssen. Jeder einzelne Bezahlvorgang und jede Buchung, sei es der Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung, muss mit allen relevanten Informationen deklariert sein. Dazu müssen relevante Angaben wie Datum, Uhrzeit und Betrag dokumentiert werden. Die Aufzeichnungspflicht gewährleistet, dass alle steuerrelevanten Geschäftsvorgänge lückenlos und nachvollziehbar sind. Zusammen mit der Aufbewahrungspflicht erleichtert es dem Finanzamt Betriebsprüfungen durchzuführen.

Buchführungspflicht

Neben der Aufzeichnungspflicht gibt es noch die Buchführungspflicht nach GoBD. Diese regelt die systematische und geordnete Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Baue Deine Buchführung so auf, dass sie jederzeit nachvollziehbar und prüfbar ist. Eine Verwendung von kontinuierlichen Nummernsystemen Deiner Belege, sowie die Aufbewahrung und Archivierung Deiner Unterlagen, gehören zur Pflicht für eine ordnungsgemäße Buchführung. Moderne Buchführungssysteme können hier eine enorme Erleichterung darstellen.

Beide Regelungen gelten sowohl für GoBD konforme Kassensysteme als auch für eine händische Buchführung mit handschriftlichen Belegen in Papierform. Sie sollten die Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit bei Betriebsprüfungen gewährleisten.

 

Archivierung von Buchführungsdaten unter der GoBD

Die korrekte Archivierung von Buchführungsdaten gemäß den GoBD-Richtlinien ist ein entscheidender Aspekt für Dein Unternehmen. Du solltest immer daran denken, dass Du alle Aufzeichnungen und Dokumente, die Dein Geschäft betreffen, ordentlich archivierst und aufbewahrst.

Bei der Archivierung von Buchführungsdaten solltest Du sicherstellen, dass alle wichtigen Aufzeichnungen vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Dies umfasst Kassenberichte, Belege, Rechnungen und andere Buchungsunterlagen. Achte darauf, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Eine sichere Lösung für die Archivierung der Daten stellen digitale Systeme dar. Diese ermöglichen eine effiziente und sichere Aufbewahrung der Buchführungsdaten und stellen sicher, dass die Daten vor Veränderung geschützt sind. Die Archivierung von Buchführungsdaten gemäß den GoBD-Vorgaben trägt unter anderem zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei. Weiterhin bietet sie den Vorteil, dass Du im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden schnell und einfach auf deine Daten zugreifen kannst.

Mit der zuverlässigen Archivierung Deiner Buchführungsdaten unter Einhaltung der GoBD-Vorgaben, schützt Du dich nicht nur vor schwerwiegenden Folgen und Strafen. Zudem gewährleistet die Einhaltung auch eine ordnungsgemäße Buchführung in Deinem Unternehmen.

 

Datenverarbeitungssysteme und die GoBD

Das Bundesfinanzministerium (BMF) und die Finanzverwaltungen stellen im Rahmen der GoBD besondere Anforderungen zur Einhaltung der Datensicherheit an Steuerpflichtige. So wird verlangt, dass Datenverarbeitungssysteme gegen Verlust oder Vernichtung zu sichern sind. Zudem müssen DV-Systeme gegen unberechtigte Zugriffe und Veränderungen geschützt werden. Werden die Daten vom Steuerpflichtigen nicht ausreichend geschützt, kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß deklariert werden.

 

Die Rolle des internen Kontrollsystems in der GoBD

In den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) spielt das interne Kontrollsystem (IKS) eine wichtige Rolle. Das IKS stellt sicher, dass alle Geschäftsvorfälle richtig erfasst, dokumentiert und archiviert werden. Es kontrolliert, ob die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten wurden und überwacht diese. Die Kontrolle durch das IKS erfolgt in regelmäßigen Abständen. Das interne Kontrollsystem hilft dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, diese zu korrigieren und dafür zu sorgen, dass die Unternehmensdaten korrekt und vollständig sind.

Für die Nutzung von Kassensystemen ist das interne Kontrollsystem unerlässlich, um eine GoBD-konforme Dokumentation sicherzustellen. Ohne dieses besteht die Gefahr, gegen die GoBD zu verstoßen, was zu erheblichen Strafen führen kann.

 

Die GoBD-Zertifizierung: Vorteile und Prozess

Die GoBD-Zertifizierung ist von entscheidender Bedeutung, um die Konformität Deiner Kassensysteme sicherzustellen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Doch welche Vorteile bringt die GoBD-Zertifizierung genau? Ein wesentlicher Nutzen liegt in der Sicherheit, die sich aus der Gewissheit ergibt, alle Anforderungen der GoBD vollständig zu erfüllen. Dadurch sinkt das Risiko für buchhalterische Fehler und damit verbundene Strafen erheblich.

Der Prozess der GoBD-Verifizierung besteht aus mehreren Schritten: Zunächst solltest Du eine gründliche Prüfung Deiner bestehenden Kassenführung und Buchhaltung durchführen. Überprüfe ob alles den GoBD-Richtlinien entspricht und alle erforderlichen Aufzeichnungen vorhanden sind. Gegebenenfalls müssen danach Anpassungen vorgenommen werden, um die rechtliche Übereinstimmung sicherzustellen. Im letzten Schritt erfolgt eine Überprüfung durch einen externen Prüfer, der die GoBD-Konformität bestätigt. Dadurch kannst Du also sicherstellen, dass Dein Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und das Risiko für mögliche Strafen minimiert wird.

 

Die Bedeutung der Kassensicherheitsverordnung und GoBD in Deutschland

In der heutigen Geschäftswelt ist die Einhaltung der GoBD, sowie der Kassensicherungsverordnung unerlässlich. GoBD bezeichnet die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD ist damit ein entscheidender Faktor, um die steuerlichen Pflichten Deines Unternehmens in Deutschland zu erfüllen. Die Kassensicherheitsverordnung, oder auch Kassensicherungsverordnung genannt, verhindert Manipulationen an elektronischen Kassensystemen, in dem sie strenge Anforderungen an die Aufzeichnung und Aufbewahrung von Kassendaten stellt. Mit diesen Bestimmungen sorgst Du dafür, dass Deine Buchführung nicht nur konform, sondern auch sicher und transparent ist.

Durch die konsequente Anwendung dieser Vorschriften verhinderst du Ärger mit der Steuerbehörde und stellst gleichzeitig eine effektive und genaue Buchführung sicher. Daher sind die GoBD und die Kassensicherheitsverordnung von großer Bedeutung für den Geschäftsbetrieb in Deutschland. Dementsprechend solltest Du dich auch immer über Änderungen und Ergänzungen informieren.

Aufbewahrungspflichten nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Die Aufbewahrungspflicht nach der KassenSichV ist ein wichtiger Aspekt, der von allen Unternehmern berücksichtigt werden muss. Sie schreibt vor, dass alle steuerlich relevanten Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören alle relevanten Aufzeichnungen, Belege und Daten, die für die ordnungsgemäße Buchführung von Bedeutung sind. Auch Papierbelege, Rechnungen, sowie Handelsbriefe und Geschäftsbriefe gehören dazu. Eingehende Belege wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine sind ebenfalls von der GoBD betroffen.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen (GoBD) in Bezug auf die Aufbewahrung verlangt, dass alle Daten manipulationssicher und jederzeit verfügbar archiviert werden. Du solltest als Kassenbetreiber regelmäßige Backups durchführen, um Datenverlust zu vermeiden und Integrität der aufbewahrten Informationen zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen die archivierten Daten den ganzen Aufbewahrungszeitraum geschützt gelagert werden, so dass ein unbefugter Zugriff nicht möglich ist.

Die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht nach der KassenSichV. und GoBD ist ein wichtiger Punkt, mögliche Steuerprüfungen erfolgreich zu durchlaufen. So verhinderst du teure Bußgelder oder sonstige rechtliche Konsequenzen. In dem Du dafür sorgst, dass alle Vorschriften eingehalten werden, stellst Du als Unternehmer sicher, dass Deine Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Damit sorgst Du dafür, dass dein Unternehmen rechtlich abgesichert ist.

 

GoBD - FAQ

Welche Anforderungen erfüllt eine GoBD-konforme Software?

Eine GoBD-konforme Software muss einige Anforderungen erfüllen. Dazu zählen insbesondere die Unveränderbarkeit und Integrität von Daten, eine lückenlose und zeitnahe Dokumentation aller Geschäftsvorfälle und Transaktionen, sowie eine revisionssichere Archivierung. Die Software sollte auch eine nachvollziehbare und verständliche Aufzeichnung bieten. Eine wichtige Anforderung ist zudem der Datenzugriff und der -Export in einem maschinell auswertbaren Format. Damit sorgst Du für eine leichtere Prüfung und Analyse. All dies gewährleistet eine ordnungsgemäße Buchführung nach deutschen Vorschriften.

 

Was müssen elektronische GoBD-konforme Kassen können?

Elektronische GoBD-konforme Kassen müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen. Sie sollten manipulationssichere Daten speichern und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten. Wichtige Funktionen sind: Tagesabschlüsse, Einzelaufzeichnungen, revisionssichere Datenspeicherung und Schnittstellen für Datenexporte. Zudem müssen regelmäßig Updates durchgeführt werden, um stets den aktuellen Anforderungen zu entsprechen.

 

Welche Daten und Dokumente betrifft die GoBD?

Die GoBD betrifft alle steuerlich relevanten Daten und Dokumente. Elektronische Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, sowie weitere für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen gehören auch dazu.

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