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Kassensysteme

Aktuelle Kassensysteme sind ein flexibler und essenzieller Begleiter. Der Funktionsumfang und die intuitive Bedienung heutiger Registrierkassen erleichtert den Tagesablauf des Betriebes erheblich. Moderne Kassen werden häufig POS Kassensystem (Point of Sale Kassensystem) genannt. POS (Point of Sale) steht für den Bereich, in dem die Zahlungs-abwicklung stattfindet.

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Was sind Kassensysteme?

Als Kassensysteme oder digitale Kassensysteme werden moderne Registrierkassen bezeichnet, welche Hardware und Software vereinen. Die leicht verständliche Software und die intuitive zu bedienenden Endgeräte sind aufeinander abgestimmt. Die Kasse von heute ist nicht nur leicht zu bedienen, sie muss auch allerhand gesetzliche Vorgaben erfüllen. Das optimale Kassensystem spart Zeit und Kosten, verbessert die Kundenbindung und erfüllt alle geltenden gesetzlichen Vorgaben. Moderne Kassen vereinen Funktionalität und Optik zur perfekten Kassenlösung. Bei modernen Registrierkassen wird zwischen offline Kassensystemen und online Kassensystemen (Cloud-Lösung) unterschieden.

Online Kassensysteme

Als online oder Cloud Kassensysteme werden Kassen bezeichnet, die über eine ständige Verbindung mit dem Internet verfügen. Diese Kassenart läuft in einem Web-Browser, was einige Vorteile bietet wie zum Beispiel:

Immer die neuste Version des BetriebssystemsKeine ggfls. umständliche Installation der Kassensoftware Keine spezifische Hardware nötig (Ausnahme externer Belegdrucker usw.)Support des Herstellers kann bei Problemen schneller und gezielter helfenZumeist Zahlung im Abonnement-VerfahrenOnline Kassensysteme bringen aber auch Nachteile mit sich. So unterstützen einige Anbieter kein externes Hardwarezubehör (Bon-Drucker usw.) von anderen Herstellern. Auch gilt es zu beachten, für welches Betriebssystem die Software geeignet ist.

Offline Kassensysteme

Als offline Kassensysteme werden Registrierkassen bezeichnet, die über keine ständige Internet-Verbindung verfügen. Diese Kassenart kann also auch in Gegenden mit schlechtem Internet-Ausbau problemlos genutzt werden und bietet zudem noch weitere Vorteile, wie Beispielsweise:Flexibilität bei der HardwareauswahlHacking und Viren-SicherDaten-Hoheit (keine Daten liegen im Internet)Zubehör-Flexibilität (Bondrucker usw.)Kosten sind einmalig (Hardware und Software-Lizenz)

Auch offline Kassensysteme haben Nachteile. Die Installation und Einrichtung des Kassensystems muss selbst erfolgen oder durch einen Fachmann übernommen werden. Updates beispielsweise müssen zumeist extra bezahlt und selbst auf dem System installiert werden.

Wo werden Kassensysteme mit TSE eingesetzt?

Typischerweise werden Kassen-Systeme überall da eingesetzt wo Kassier oder Bezahl-Vorgänge stattfinden oder eine Kundenverwaltung notwendig ist. Gerade aus dem Handel- und Dienstleistungs-Gewerbe sind moderne Finanzamt konforme Kassenlösungen nicht mehr wegzudenken. Moderne Registrierkassen erleichtern nicht nur den Zahlungs-Vorgang, sondern unterstützten Dich beispielsweise bei der Buchhaltung und der Warenwirtschaft. Typische Einsatzgebiete und Branchen sind:

Handel, Einzelhandel

Gastronomie

Dienstleistungs-Unternehmen

Weitere Informationen findest Du in unseren Kassensystemen nach Branchen Ratgebern, wie dem Einzelhandel-Kassen Ratgeber.

Kassensystem Hardware

Zur Kassensystem-Hardware gehören verschiedene Komponenten. Wie zum Beispiel:

Kassen-Terminal

Kassenlade (Kassenschublade)

Barcode-Scanner

Bondrucker

Kartenlesegeräte

Tablets und Smartphones

Kassenterminal und Kassenlade

Das Kassenterminal ist der bekannteste und am weitesten verbreitete Kassensystem-Typ. An diesem Hardwarebaustein stehen sämtliche Funktionen für den Kassiervorgang zur Verfügung. Im Normalfall werden Kassenterminals mit einer Tastatur und einem Display ausgestattet. Moderne Touchscreen-Kassensysteme machen die Tastatur überflüssig und erleichtern die Bedienung. Kassenterminals werden mit einer Kassenschublade kombiniert, die zur sicheren Aufbewahrung des Bargeldes dient. In den meisten Kassenschubladen können weiterhin Kartenzahlungs-Belege sowie Bargeldentnahme- oder Bareinlage-Belege aufbewahrt werden.

Barcodescanner

Der Barcode-Scanner dient zur Erfassung von Barcodes, die an Verkaufs-Artikeln angebracht sind, hierdurch wird der Kassier-Vorgang vereinfacht und beschleunigt. Weiterhin ist das Gerät für die Inventur sinnvoll.

Bondrucker

Seit der Belegausgabepflicht, die 2020 eingeführt wurde, sollte ein Kassensystem immer mit einem Bondrucker kombiniert werden. Dieser erstellt nicht nur den Kassenbeleg für den Kunden, sondern ebenfalls den sogenannten Tages-Summenbon (Z-Bon) sowie Belege über eine Bar-Einlage oder Bar-Entnahme.

Kartenlesegeräte

Kartenlesegeräte ermöglichen die Kartenzahlung des Kunden und sind somit ein essenzieller Baustein eines POS Kassensystems.

Tablets und Smartphones

Tablets und Smartphones werden immer häufiger für Kassiervorgänge eingesetzt. Gerade in Bereichen wie der Gastronomie sind mobile POS-Kassensysteme unverzichtbar geworden. Mit Tablet-Kassen oder Mobilen-Kassen können Deine Mitarbeiter Zahlungen wesentlich effektiver und schneller erledigen. Weitere Informationen hierzu findest Du in unserem Tablet-Kassen Ratgeber.

POS Kassensystem Software

Die Software eines Kassensystems ist genauso wichtig wie die Wahl der richtigen Hardware. Die Kassensoftware kann in Kombination mit einer Kassenhardware als vollständiges Kassen-System erworben werden. Eine Kassensoftware einzeln zu erwerben und diese auf eine passende Hardware zu installieren ist ebenfalls problemlos machbar.

Aufgaben der Kassensoftware

Eine Kassen-Software hat verschiedene Aufgaben, die über den reinen Kassiervorgang hinaus gehen wie:

KundenverwaltungTerminvereinbarungMitarbeiterverwaltungWarenwirtschaftBuchhaltungAuswertung

Kundenkarten-VerwaltungWarengruppen-VerwaltungGutscheinverwaltungKüchenmonitorSchnittstellen-Anbindung (DATEV)U.v.m.

Welche Software die richtige ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Eine Einzelhandels-Kassensoftware muss andere Anforderungen erfüllen als eine Gastronomie-Software.

Weitere Informationen haben wir in unserem Kassensoftware Ratgeber zusammengestellt.

Was muss mein Kassensystem können?

Welche Anforderungen ein Kassen-System erfüllen muss, hängt von der Branche ab, in der es eingesetzt werden soll. Bei einem Einzelhandel-Kassensystem gibt es andere Schwerpunkte als bei einem Point of sale Kassensystem für die Gastronomie. In unseren Branchen-Ratgebern findest Du die Kassen-Lösung für Deine Bedürfnisse.

Auswahl eines Kassensystems

Welche Hardware ist für Dich erforderlich (PC, Kartenzahlungs-Gerät usw.)?Benötigst Du Handheld-Geräte für Deine Mitarbeiter?Brauchst Du ein Kundendisplay bzw. einen Küchenmonitor?Gibt es für Deine Branche ggfls. eine Speziallösung?Ist ein Warenwirtschafts-System für Dich notwendig?Brauchst Du eine Termin-Vereinbarungs- bzw. Tisch-Reservierungs-Option?Benötigst Du eine Rabatt- bzw. Gutscheinverwaltung?Wie wichtig ist die Bedienbarkeit für Dich?Brauchst Du ein Filial-Fähiges Kassensystem für verschiedene Standorte?Welche Statistiken möchtest Du erfassen (Zeit-Erfassung, Umsatz-Auswertung, Monats-Abrechnung usw.)?Welche Schnittstellen sind für Dich wichtig (DATEV o.ä.)?

Schaue Dir vor der Entscheidung Präsentationen (Webinare usw.) der Kasse an oder orientiere Dich an den Referenzen. Vereinbare eine Test-Phase. Mache einen Kassen-System Vergleich, um die Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter und deren Produkte fest-zuhalten.

Was kostet ein Kassensystem?

Hier gehen die Preise der auf dem Markt verfügbaren Kassenlösungen stark auseinander. Es gibt günstige Angebote mit einer Umsatz-Beteiligung des Anbieters, Leasing-Angebote, Software-Abonnements oder auch Einmalzahlungs-Systeme. Das perfekte Kassensystem zu finden kann ein langwieriges Unterfangen werden.

Unser Tipp lautet weniger auf den Preis des Anbieters zu schauen und vielmehr auf den benötigten Funktionsumfang. Mache Dir im Voraus eine Liste, was Dein Kassen-System können muss und welche Funktionen es idealerweise haben sollte. Suche Dir das am besten zu Dir passende Angebot heraus. Bedenke, je schneller z.B. Dein Kellner die Bestellung eines Kunden aufnehmen oder diesen Kassieren kann, desto mehr Kapazität bleibt für weitere Kunden übrig.

Welche Regelungen gelten für finanzamtkonforme Kassensysteme?

Registrierkassen müssen den gesetzlichen Vorschriften wie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen. Diese trat am 1 Januar 2020 in Kraft mit einer bundesland-abhängigen Übergangs-Regelung bis März 2021. Ein Bestandteil der KassenSichV besagt, dass moderne Kassen-Systeme über eine technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, verfügen müssen. Daher werden moderne Kassen auch als TSE Kassensystem bezeichnet.
Ebenfalls im Jahr 2020 wurde die Belegausgabepflicht, auch Bonpflicht genannt, eingeführt. Für jeden Kunden muss daher ein Kassenbeleg ausgestellt werden.

Bereits 2017 wurde die „GoBD“ eingeführt. GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese löst die bis dato geltende GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.
Dein Kassensystem sollte also die KassenSichV, die GoBD und die Kassenbonpflicht erfüllen.
Weitere Informationen zu den gesetzlichen Vorschriften findest Du in unserem “Rechtliches zu Kassen“ Ratgeber.

Kassensysteme 2022 - diese Regeln gelten jetzt

Ab 2022 werden die gesetzlichen Vorgaben für Kassensysteme weiter verschärft. Unter anderem müssen Kassen in der Lage sein, wichtige Daten elektronisch aufzuzeichnen, sowie einen sogenannten Z-Bon (Tages-Summenbon) zu erstellen. Sämtliche Daten müssen maschinen-lesbar und manipulations-sicher jederzeit verfügbar gehalten werden. Bei offenen Kassensystemen ist weiterhin ein Zählprotokoll Pflicht. Zudem gibt es die Meldungspflicht für elektronische Kassen beim Finanzamt.

Kassensysteme, die den genannten Regelungen nicht oder nicht vollständig entsprechen, dürfen seit Anfang des Jahres 2022 nicht mehr verwendet werden.

Zusammengefasst müssen Registrierkassen folgenden Regelungen und Einrichtungen entsprechen:

Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)GoBD vormals GDPdUTSE Einrichtung (Technische Sicherheitseinrichtung)Finanzamt-Konform

Weitere Informationen zu der Finanzamt-Konformität und den gesetzlichen Vorgaben, wie der „Kassensicherungsverordnung“ und der „GoBD“ findest Du in unserem “Rechtliches zu Kassen“ Ratgeber.

Die Geschichte von Kassensystemen

Die Geschichte der Kassensysteme begann Ende des 19. Jahrhunderts. Damals handelte es sich um große, schwere Geräte die rein mechanisch Funktionierten. Grundgedanke war die einfachere Berechnung der Einkäufe, sowie die Verhinderung von Betrug durch Angestellte. Der Siegeszug der elektronischen Kassen-Systeme begann 1960 und wurde in den 70iger und 80iger Jahren durch Displays und eigene Betriebssysteme vorangetrieben. Mit Einführung des EAN Code Systems in den 1970iger Jahren wurde das Kassieren weiter vereinfacht.

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