Kassensysteme

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Aktuelle Kassensysteme sind ein flexibler und essenzieller Begleiter. Der Funktionsumfang und die intuitive Bedienung heutiger Registrierkassen erleichtert den Tagesablauf des Betriebes erheblich. Moderne Kassen werden häufig POS Kassensystem (Point of Sale Kassensystem) genannt. POS (Point of Sale) steht für den Bereich, in dem die Zahlungs-abwicklung stattfindet.  

 

Was sind Kassensysteme?

Als Kassensysteme oder digitale Kassensysteme werden moderne Registrierkassen bezeichnet, welche Hardware und Software vereinen. Die leicht verständliche Software und die intuitive zu bedienende Hardware sind aufeinander abgestimmt. Die Kasse von heute ist nicht nur leicht zu bedienen, sie muss auch allerhand Regelungen und gesetzliche Vorgaben erfüllen. Das optimale Kassensystem spart Zeit und Kosten, verbessert die Kundenbindung und erfüllt alle geltenden gesetzlichen Vorgaben. Moderne Kassen vereinen Funktionalität und Optik zur perfekten Kassenlösung. Bei modernen Registrierkassen wird zwischen offline Kassensystemen und online Kassensystemen (Cloud-Lösung) unterschieden.

 

Online Kassensysteme

Als online Kassensysteme oder Cloud Kassenlösung werden Kassen bezeichnet, die über eine ständige Verbindung mit dem Internet verfügen. Diese Kassenart läuft in einem Web-Browser, was einige Vorteile bietet wie zum Beispiel:

  • Immer die neuste Version des Systems
  • Keine ggfls. umständliche Installation der Kassensoftware
  • Keine spezifische Hardware nötig (Ausnahme externer Bondrucker usw.)
  • Support des Herstellers kann bei Problemen schneller und gezielter helfen
  • Zumeist Zahlung im Abonnement-Verfahren

Online Kassensysteme bringen aber auch Nachteile mit sich. So unterstützen einige Anbieter keine externe Hardware (Bon-Drucker usw.) von anderen Herstellern. Auch gilt es zu beachten, für welches Betriebssystem die Software geeignet ist.

Offline Kassensysteme

Als offline Kassensysteme werden Registrierkassen bezeichnet, die über keine ständige Internet-Verbindung verfügen. Diese Kassenart kann also auch in Gegenden mit schlechtem Internet-Ausbau problemlos genutzt werden und bietet zudem noch weitere Vorteile, wie Beispielsweise:

  • Hacking und Viren-Sicher
  • Flexibilität bei der Hardwareauswahl
  • Datenhoheit (keine Daten liegen im Internet)
  • Zubehör-Flexibilität (Bondrucker usw.)
  • Kosten sind einmalig (Hardware und Software-Lizenz)

Auch offline Kassensysteme haben Nachteile. Die Installation und Einrichtung des Kassensystems muss selbst erfolgen oder durch einen Fachmann übernommen werden. Updates beispielsweise müssen zumeist extra bezahlt und selbst auf dem System installiert werden.

 

Wo werden Kassensysteme mit TSE eingesetzt?

Typischerweise werden Kassen-Systeme überall da eingesetzt wo Kassier oder Bezahl-vorgänge stattfinden oder eine Kundenverwaltung notwendig ist. Gerade aus dem Handel- und Dienstleistungs-Gewerbe sind moderne Finanzamt konforme Kassenlösungen nicht mehr wegzudenken. Moderne Registrierkassen erleichtern nicht nur den Zahlungs-Vorgang, sondern unterstützten Dich beispielsweise bei der Buchhaltung und der Warenwirtschaft. Typische Einsatzgebiete und Branchen sind:

  • Handel, Einzelhandel
  • Gastronomie
  • Dienstleistungs-Unternehmen

Weitere Informationen findest Du in unseren Kassenlösungen nach Branchen Ratgebern, wie dem Einzelhandel-Kassen Ratgeber.

 

Kassensystem Hardware

Zur Kassensystem-Hardware gehören verschiedene Komponenten. Wie zum Beispiel:

  • Kassen-Terminal
  • Kassenlade (Kassenschublade)
  • Barcode-Scanner
  • Bondrucker
  • Kartenlesegeräte
  • Tablets und Smartphones

Kassenterminal und Kassenlade

Das Kassen-Terminal ist der bekannteste und am weitesten verbreitete Kassensystem-Typ. An diesem Hardware-Baustein stehen sämtliche Funktionen für den Kassiervorgang zur Verfügung. In der Regel werden Kassenterminals mit einer Tastatur und einem Display ausgestattet. Moderne Touchscreen-Kassensysteme machen die Tastatur überflüssig und erleichtern die Bedienung. Kassenterminals werden in der Regel mit einer Kassenschublade kombiniert, die zur sicheren Aufbewahrung des Bargeldes dient. In den meisten Kassenschubladen können weiterhin Kartenzahlungs-Belege sowie Bargeldentnahme- oder Bareinlage-Belege aufbewahrt werden.

Barcodescanner

Der Barcode-Scanner dient zur Erfassung von Barcodes, die an Verkaufs-Artikeln angebracht sind, hierdurch wird der Kassiervorgang vereinfacht und beschleunigt. Weiterhin ist das Gerät für die Inventur sinnvoll.

Bondrucker

Seit der Belegausgabepflicht, die 2020 eingeführt wurde, sollte ein Kassensystem immer mit einem Bondrucker kombiniert werden. Dieser erstellt nicht nur den Kassenbeleg für den Kunden, sondern ebenfalls den sogenannten Tages-Summenbon (Z-Bon) sowie Belege über eine Bareinlage oder Barentnahme.

Kartenlesegeräte

Kartenlesegeräte ermöglichen die Kartenzahlung des Kunden und sind somit ein essenzieller Baustein eines POS Kassensystems.

Tablets und Smartphones

Tablets und Smartphones werden immer häufiger für Kassiervorgänge eingesetzt. Gerade in Bereichen wie der Gastronomie sind mobile POS-Kassensysteme unverzichtbar geworden. Mit Tablet-Kassen oder Mobilen-Kassen können Deine Mitarbeiter Zahlungen wesentlich effektiver und schneller erledigen. Weitere Informationen hierzu findest Du in unserem Tablet-Kassen Ratgeber.

 

POS Kassensystem Software

Die Software einer Kassenlösung ist genauso wichtig wie die Wahl der richtigen Hardware. Die Kassensoftware kann in Kombination mit einer Kassenhardware als vollständiges Kassen-System erworben werden. Es ist auch möglich eine Kassensoftware einzeln zu erwerben und diese auf eine passende Hardware zu installieren.

Aufgaben der Kassensoftware

Eine Kassen-Software hat verschiedenste Aufgaben, die über den reinen Kassiervorgang hinaus gehen wie beispielweise:

  • Kundenverwaltung
  • Terminvereinbarung
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Warenwirtschaft
  • Buchhaltung
  • Auswertung
  • Kundenkarten-Verwaltung
  • Warengruppen-Verwaltung
  • Gutscheinverwaltung
  • Küchenmonitor
  • Schnittstellen-Anbindung (DATEV)
  • U.v.m.

Welche Software die richtige ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Eine Einzelhandels-Kassensoftware beispielsweise muss andere Anforderungen erfüllen als eine Gastronomie-Software.

Weitere Informationen haben wir in unserem Kassensoftware Ratgeber zusammengestellt.

 

Was muss mein Kassensystem können?

Welche Anforderungen ein Kassen-System erfüllen muss, hängt von der Branche ab, in der es eingesetzt werden soll. Bei einem Einzelhandel-Kassensystem gibt es andere Schwerpunkte als bei einem Point of sale Kassensystem für die Gastronomie. In unseren Branchen-Ratgebern findest Du die Kassen-Lösung für Deine Bedürfnisse.

Auswahl eines Kassensystems

Bei der Auswahl eines Registrierkassen-Systems sollte neben dem Funktionsumfang auch das Design berücksichtigt werden. Die Optik einer Registrierkasse kann die Attraktivität des gesamten Geschäftes verändern. Grundsätzlich solltest Du Dir überlegen, welche Funktionen und Schnittstellen Du für Dein Geschäft benötigst. Welche Anforderungen muss Dein Kassensystem erfüllen und welche Statistiken etc. benötigst Du beispielsweise für Deine Verwaltung. Hier ein paar hilfreiche Fragen, die Du Dir anschauen kannst, wenn Du ein Kassensystem kaufen möchtest:

  • Welche Hardware ist für Dich erforderlich (PC, Kartenzahlungs-Gerät usw.)?
  • Benötigst Du Handheld-Geräte für Deine Mitarbeiter?
  • Brauchst Du ein Kundendisplay bzw. einen Küchenmonitor?
  • Gibt es für Deine Branche ggfls. eine Speziallösung?
  • Ist ein Warenwirtschafts-System für Dich notwendig?
  • Brauchst Du eine Termin-Vereinbarungs- bzw. Tisch-Reservierungs-Option?
  • Benötigst Du eine Rabatt- bzw. Gutscheinverwaltung?
  • Wie wichtig ist die Bedienbarkeit für Dich?
  • Brauchst Du ein Filial-Fähiges Kassensystem für verschiedene Standorte?
  • Welche Statistiken möchtest Du erfassen (Zeiterfassung, Umsatz-Auswertung, Monats-Abrechnung usw.)?
  • Welche Schnittstellen sind für Dich wichtig (DATEV o.ä.)?

Schaue Dir vor der Entscheidung Präsentationen (Webinare usw.) der Kasse an oder orientiere Dich an den Referenzen. Vereinbare eine Test-Phase (sofern dies möglich ist). Mache einen Kassen-System Vergleich, um die Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter und deren Produkte festzuhalten.

 

Was kostet ein Kassensystem?

Hier gehen die Preise der auf dem Markt verfügbaren Kassenlösungen stark auseinander. Es gibt günstige Angebote mit einer Umsatz-Beteiligung des System-Verkäufers, Leasing-Angebote, Software-Abonnements oder auch Einmalzahlungs-Systeme. Das perfekte Kassensystem zu finden kann ein langwieriges Unterfangen werden.

Unser Tipp lautet weniger auf den Preis zu schauen und vielmehr auf den benötigten Funktionsumfang. Mache Dir im Voraus eine Liste, was Dein Kassen-System können muss und welche Funktionen es idealerweise haben sollte. Suche Dir das am besten zu Dir passende Angebot heraus. Bedenke, je schneller z.B. Dein Kellner die Bestellung eines Kunden aufnehmen oder diesen Kassieren kann, desto mehr Kapazität bleibt für weitere Kunden übrig.

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