Kassensoftware

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Kassensoftware, was ist das eigentlich?

Für die Funktion eines modernen PoS Kassensystems ist eine gute und zuverlässige Kassensoftware unabdingbar. Doch was genau ist das eigentlich? Die Kassensoftware, auch Kassenprogramm genannt, wird häufig als das Herzstück einer Kasse bezeichnet. Sie ist nicht nur für die Grundfunktionen wie das Kassieren zuständig. Heutzutage zählen die Verwaltung weiterer Hardware-komponenten, wie beispielsweise Kassenladen oder Bondrucker, ebenfalls zu den Aufgaben einer modernen Kassensoftware. Zudem ist das Einhalten gesetzlicher Vorschriften nur noch mit einer umfangreichen modernen Software möglich.

Eine Kassensoftware ist speziell für den Betrieb einer Kasse entwickelt und kann somit eine intuitive Bedienbarkeit mit einem optimalen Funktionsumfang gewährleisten. Weiterhin bieten moderne Kassensoftware Lösungen ein enormes Maß an Flexibilität. Zudem bietet eine Kassensoftware weitere Schnittstellen zu anderen Inner-Betrieblichen Aufgaben-Bereichen wie der Warenwirtschaft oder der Buchhaltung.

Kurzum, eine moderne Kasse mit entsprechender Kassensoftware kann viele Bereiche in Deinem Unternehmen optimieren und unterstützen. Sie hilft Dir den Überblick zu behalten. Deinen Mitarbeiten vereinfacht sie zum Beispiel die Bestellungs-Aufnahme oder das Kassieren. Eine moderne Kassensoftware trägt also aktiv dazu bei, deinen Umsatz zu steigern.

 

Für wen eignet sich welche Kassensoftware?

Pauschal lässt sich immer schwer sagen, welche Kassensoftware zu Dir und Deinem Unternehmen passt. Grundsätzlich solltest Du Dir vor dem Kauf einer Kassensoftware ein paar Gedanken machen, welche Funktionen Du benötigst und ob Dir eine Kassenprogramm ausreicht bzw. ob Du lieber zu einem kompletten Kassensystem greifen solltest. Wir haben Dir ein paar Hilfreiche Stichpunkte zusammengestellt, die Du vor der Anschaffung einer Kassensoftware abarbeiten kannst.

  • Welche Funktionen benötigst Du?
  • Welche Einstellmöglichkeiten sind Dir wichtig?
  • Welche Schnittstellen sollten unterstützt werden?
  • Welches Betriebssystem soll genutzt werden?
  • Wie wichtig ist eine einfache Bedienbarkeit?
  • Wer soll die Software später Bedienen?
  • Was darf eine Kassensoftware kosten?
  • Wie gestaltet sich der Support bei deinem Wunschanbieter?
  • Ist die Software-Lösung GobD konform?
  • Erfüllt die Software die KassenSichV?
  • Verfügst du bereits über eine TSE?

Grundsätzlich solltest Du Dir nur dann eine reine Kassensoftware kaufen, wenn Du bereits über eine entsprechende Kassen-Hardware verfügst. Sollte dies nicht der Fall sein, kannst Du zu einem PoS Kassensystem greifen. Hierzu haben wir Dir hilfreiche Informationen in unserem Kassensystem Ratgeber zusammengestellt. 

Moderne Kassenlösungen werden auch als PoS Kassen-Systeme bezeichnet. PoS steht für Point of Sale. Also dem Punkt an dem der Verkauf aus Händlersicht stattfindet.

Gastronomie Kassensoftware

In einigen Branchen wie der Gastronomie wird beispielsweise häufig mit wechselndem Saison-Personal oder Aushilfen gearbeitet. Hier kann eine leicht zu Bedienende Kassensoftware für Windows oder Android Betriebssysteme hilfreich sein. Die grundlegende Bedienung dieser Systeme kennen viele Menschen bereits, daher können sie sich einfacher in die Bedienung einarbeiten. Zudem kann z.B. für fremdsprachige Mitarbeiter eine Software hilfreich sein, bei der Konten für einzelne Mitarbeiter angelegt werden können. Diese bieten dann z.B. die Möglichkeit, Sprach-Einstellungen in der Nutzeroberfläche anzulegen. Hilfreiche Funktionen für die Gastronomie sind:

  • Tischreservierung
  • Funkbonierung
  • Lagerverwaltung / Warenwirtschaft
  • Buchhaltung
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Und vieles mehr

 Einzelhandels Kassensoftware

An eine Software, welche im Einzelhandel eingesetzt werden soll, werden ebenfalls spezielle Anforderungen gestellt. So sollte sie bestenfalls leicht zu bedienen sein und über eine Möglichkeit zur Warenwirtschaft (kurz: WaWi) verfügen. Dazu sollte die Möglichkeit bestehen, Rabatt-Aktionen oder ähnliches möglichst schnell und unkompliziert anzulegen. Hilfreiche und nützliche Funktionen sind hierbei:

  • Gutscheinverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Kundenkartenverwaltung
  • Lagerverwaltung / Warenwirtschaft
  • Z-Bon (Tagesabschluss) und Buchhaltung
  • Statistiken auswerten
  • Und viele weitere.

Welche Funktionen gibt es?

Es gibt viele Kassensoftware Anbieter auf dem Markt und daher eine umfangreiche Funktionsauswahl. Wir haben Dir einen Branchen-Unabhängigen Überblick über die gängigsten Kassensoftware Funktionen zusammengestellt:

  • Warenwirtschaft (kurz: WaWi)
  • Tisch- / Terminreservierung
  • Lagerbestandskontrolle
  • Lagerverwaltung / Bestandsverwaltung
  • Statistikauswertung
  • Kassenbuch Führung und Buchhaltung
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Arbeitszeiterfassung
  • Kundenverwaltung
  • Datenübermittlung (z.B. zu Datev)
  • Gutschein- / Kundenkartenverwaltung
  • Umsatz-Auswertung
  • Datenexport
  • Erstellung des Tagesabschlusses
  • und viele weitere

Typische Einsatzorte einer Kassensoftware

Eine Kassenlösung mit integrierter Kassensoftware kann überall da zum Einsatz kommen wo Zahlungen durchgeführt werden. Das heißt, sie ist nicht nur für die Gastro (Gastronomen) oder den Handel (Einzelhändler) interessant, sondern auch für Dienstleister. Hierzu zählen Friseure, Beauty-Salons usw.

  • Gastro
  • Handel
  • Einzelhandel
  • Friseure
  • Beauty-Salons
  • Foodtrucks
  • Nagelstudios
  • Jegliche Dienstleister

Grundsätzlich eignen sich moderne Kassensysteme mit entsprechender Software für nahezu jede Branche und jedes Unternehmen.

 

Kassensoftware, Worauf kommt es an?

Deine Kassensoftware sollte also leicht zu bedienen sein und einen zu Dir und Deinem Betrieb passenden Funktionsumfang haben. Worauf kommt es also noch an?

Personalisierbarkeit und Personal

Deine Kassensoftware sollte sich perfekt auf Dich oder deine Mitarbeiter zuschneiden lassen können. Dazu zählen die Sprachauswahl, aber auch eine individuell Einstellbare Nutzeroberfläche sowie weitere hilfreiche Funktionen. Das Kassieren sollte Deinen Mitarbeitern so einfach wie möglich gestaltet werden. Zudem bietet die Software eine ideale Lösung zur Arbeitszeiterfassung.

Kassensysteme, Statistiken und Co.

Deine Kassensoftware kann Dich mit unterschiedlichsten Statistiken unterstützen. So kannst Du Dir nicht nur die meist Verkauften Produkte anzeigen lassen, sondern zum Beispiel auch deinen effektivsten Mitarbeiter. Damit hilft Dir die Kassensoftware optimal bei Deiner Kassenbuch Führung. Du kannst Dir auf einen Blick deine Umsatzzahlen anschauen und so alles in allem dein Unternehmen optimieren und effizienter werden.

Lagerhaltung, Warenwirtschaft und Co für dein Kassensystem

Eine Kassensoftware unterstützt Dich nicht nur im täglichen „Regelbetrieb“. Mit entsprechender Anbindung an das Warenwirtschaftssystem kann Dir Deine Kassensoftware bei der Warenwirtschaft und der Lagerhaltung helfen. So wird selbst eine lästige Inventur zum Kinderspiel. Bei wechselndem Produkt-Sortiment solltest Du auf eine möglichst einfach Produkt-Integration achten. Hier gibt es Software, bei der das einfache Scannen mit einem Barcode Scanner ausreicht. So wird das Anlegen neuer Produkte und das Verwalten des Wareneingangs enorm vereinfacht.

Kunden, CRM und Marketing

Selbst bei Deinem Customer-Relationship-Management (kurz CRM) kann Dich eine gute Kassensoftware unterstützen. So bietet sie Dir die Möglichkeit Kundenprofile anzulegen und so Deine Kunden noch besser zu Beraten. Weiterhin gibt es die Möglichkeit Gutscheine, Rabatt-Aktionen und spezielle Events anzulegen.

Kassensystem Schnittstellen

Deine neue Kassensoftware sollte zudem über passende Schnittstellen verfügen damit Du das für Deine Unternehmen relevante Kassenzubehör verwenden kannst. Mögliche Schnittstellen sind:

  • WLAN
  • Bluetooth
  • USB
  • Funk/Kabel

Welche Schnittstellen Du benötigst hängt von Deinem Wunsch-Zubehör ab. Generell ist aber WLAN die verbreitetste Variante und bietet somit einen umfangreichen Zubehör Markt. Zudem kann eine Datev Anbindung hilfreich für den Daten-Export sein.

 

Welche Kassensoftware-Unterschiede gibt es?

Der größte Unterschied bei Kassensoftware liegt in dem Betriebssystem für welches die Software eingesetzt werden kann. Es gibt entsprechende Software für nahezu alle gängigen Betriebssysteme wie:

  • Windows Kassensoftware
  • Android Kassensoftware
  • iOS
  • Mac
  • Und viele weitere

Welche Kassensoftware die Richtige für Dich ist, kommt also unter anderem darauf an welches Betriebssystem Du gewohnt bist. Der Funktionsumfang ist bei nahezu allen Softwareanbietern ähnlich. Überlege Dir also vor der Anschaffung was Dir am wichtigsten ist.

 

Nur Kassensoftware oder ein Kassensystem? Was eignet sich besser?

Diese Frage lässt sich schnell Beantworten. Das liegt ganz an Dir. Hast du bereits ein die passende Kassenhardware? Dann reicht Dir im Regelfall eine dazu passende Kassensoftware. Hast du keine separate Hardware und möchtest Dir diese auch nicht zusätzliche Kaufen, solltest Du jedoch lieber zu einem kompletten Kassensystem greifen.

 

Kassensoftware und Zubehör

Um eine Kassensoftware betreiben zu können benötigst Du weiteres Zubehör, auch Peripheriegeräte genannt. Du solltest mindestens eine entsprechende Kassen-fähige Hardware für deine Wunsch-Software haben. Zudem ist für die Einhaltung der rechtlichen Rahmen-Bedingungen (mehr dazu in unserem Rechtliches zu Kassen Ratgeber) zur Nutzung einer Registrierkasse weiteres Zubehör notwendig. Dazu zählen z.B. ein Bondrucker, auch Belegdrucker genannt, Kassenladen sowie eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung).

Kassensoftware Zubehör Übersicht

  • Kassenlade (Kassenschublade)
  • Bondrucker (Belegdrucker)
  • EC-Karten Lesegerät
  • Barcode Scanner
  • Kundendisplay
  • Küchenmonitor
  • Produkt-Waagen
  • Kassen-Terminal
  • Hardware

Was eignet sich als Kassenlösung-Hardware?

Die Zeiten einer klobigen Registrierkasse sind vorbei. Als Hardware eignen sich heutzutage nicht mehr nur große, stationäre Anlagen. Für den flexiblen Einsatz Deiner Kasse, kannst Du Heute auf verschiedenste Komponenten zurückgreifen:

  • Stationäre Hardware (PC)
  • Tablet
  • Smartphone
  • Spezielle Handheld Geräte

Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Verwendungs-Möglichkeiten, die mit einer „alten“ Registrierkasse nicht möglich gewesen wären. Gerade in der Gastronomie eröffnen sich durch mobile Kassensysteme ganz neue Möglichkeiten. Mehr dazu erfährst Du in unseren entsprechenden Ratgebern.

 

Kassensoftware, Regelungen und Gesetze

Für den Betrieb einer Kasse gibt es Vorschriften und Regelungen, an die Du Dich halten musst. Dazu gehören zum Beispiel die GoBD (ehemals GDPdU) und die TSE. Die Wichtigsten Regelungen im Überblick:

  • Kassensicherheitsverordnung (kurz: KassenSichV)
  • GoBD (ehemals GDPdU)
  • Belegausgabepflicht
  • TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
  • Finanzamt Konform

Eine TSE ist eine Technische Sicherheitseinrichtung. Diese kann sowohl fest in einem Kassensystem integriert sein, als auch mittels einem USB-Stick oder einer SD-Karte realisiert werden.

Weitere Informationen zu den einzelnen Regelungen wie der GoBD oder der TSE findest Du in unserem Rechtliches zu Kassen Ratgeber.

 

Was kostet eine Kassensoftware?

Die Preise einer Kassensoftware richten sich unter anderem nach dem Funktionsumfang sowie den Laufzeiten. Pauschale Aussagen sind daher schwierig. Grundsätzlich solltest Du jedoch darauf achten, dass das Preis-/Leistung Verhältnis für Dich ok ist. Hier kann ein Anbieter-Vergleich hilfreich sein. Beachte dabei aber nicht nur den reinen Preis, sondern auch die Funktionen sowie den Service. Unser Tipp: Nicht immer ist das günstigste Modell auf lange Sicht auch die beste Investition. Bedenke, dass Du die Software bestenfalls dauerhaft oder zumindest mehrere Jahre nutzen möchtest.

Bei einer Kassensoftware gibt es zudem unterschiedliche Zahlungsmodelle. So bieten einige Anbieter eine Art Miete oder Leasing an. Andere dagegen setzen auf eine Einmal-Zahlung. Auch sind immer wieder Freeware bzw. Kostenlose Kassensoftware Angebote zu finden. Diese sind zumeist zwar nur mit den absoluten Grundfunktionen Gratis, spezielle und zum Teil sehr wichtige Funktionen dagegen sind dann kostenpflichtig.

Einmalzahlung für Deine PoS Kassensoftware

Die Einmalzahlung oder der Softwarekauf, ist die Variante mit der höchsten Anfangs-Investition. Preise im Vierstelligen Bereich sind hier keine Seltenheit. Diese Investition amortisiert sich in der Regel innerhalb weniger Jahre. Allerdings sollte bei dieser Finanzierungsart ein Wartungs- oder Servicevertrag für die Kassenlösung abgeschlossen werden. Dadurch kann die Software durch Updates immer aktuell gehalten werden. Auch im Falle von technischen Problemen bekommst Du so professionelle Hilfe der Anbieter.

Miete oder Leasing einer PoS Kassensoftware

Bei der Mietvariante entfallen die anfänglichen Kosten nahezu vollständig. In der Regel bewegen sich die Preise der unterschiedlichen Anbieter je nach Funktionsumfang zwischen 30 - und 60 €, im Monat. Hier benötigst Du keinen Wartungs- bzw. Servicevertrag, da dieser in der Regel bereits in den monatlichen Gebühren enthalten ist. Zudem bieten einige Anbieter eine flexible Version Ihrer Miete, die z.B. für Saison-Unternehmen interessant sein kann.

 

Welche Finanzierung die richtige für Dich ist, solltest Du Dir also von dem Kassensoftware Kauf genau überlegen. Informiere Dich dazu am besten bei einem Wunschanbieter.

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