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Alte Gutscheine können nicht in die Gutscheinverwaltung übernommen werden. Es werden nur neu ausgestellte, fortlaufend nummerierte zum Einlösen vorgeschlagen.

Es gibt aber den Lösungsansatz, dass im BackOffice eine neue Zahlart „Gutschein“ angelegt wird. Danach können die Gutscheine über die Teilzahlung und Zahlart Gutschein abgerechnet werden. Wichtig ist auch, dass mit jedem Mitarbeiterabschlag kontrolliert wird, wer die Zahlart genutzt hat und ob die Gutscheine ihm auch wirklich vorliegen.

Mehr Informationen in unserem Blogbericht:

1. Gutscheine Einlösung / Artikel als Gutschein

Beispiel: Gestern wurden Reinigungsmittel im Wert von 6,20 € eingekauft. In der Kasse wurde jedoch versehentlich nur eine Ausgabe über 2,60 € gebucht. Der Fehler ist erst heute aufgefallen.

Lösung: Die fehlerhafte Ausgabe über 2,60 € muss zunächst durch eine Gegenbuchung storniert werden. Dazu wird eine Einnahme über 2,60 € mit einem Buchungstext wie „Korrektur Buchung Reinigungsmittel 2,60 €“ erfasst.

Anschließend wird die Ausgabe über den korrekten Betrag von 6,20 € erneut ordnungsgemäß gebucht.

Hintergrund: Nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD dürfen bereits erfasste Buchungen nicht nachträglich geändert oder überschrieben werden. Fehlerhafte Buchungen müssen daher durch nachvollziehbare Korrekturbuchungen berichtigt werden.

Ablauf: Es werden immer die Daten vom letzten Kassenabschlag bis zum neuen zusammengefasst.

PosBill bietet die Möglichkeit einer „Automatischen Abrechnung“. Diese funktioniert allerdings nur, wenn die Kasse zu diesem Zeitpunkt auch läuft und evtl. weitere Arbeitsplätze beendet wurden.

In der Gastronomie wird häufig auch nach 24 Uhr gearbeitet. Wenn der Abschlag also am nächsten Tag um 2 Uhr morgens gemacht wird, sind diese Daten noch auf dem alten Arbeitsdatum.

Es muss zuvor eine Einnahmebuchung im Kassenbuch erfolgen. Erklärungen dazu findest Du in unserem Blog: Kassenbuch in Deiner PosBill Kassensoftware.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du in unserem Blogbeitrag:

Lizenzierung & Freischaltung der PosBill Kassensoftware →

Die Kassensoftware kannst Du direkt in unserem Download-Bereich beziehen: posbill.com/downloads.

Hinweis: Die Software läuft ausschließlich auf Windows-Betriebssystemen.

Eine Lizenz für die PosBill Kassensoftware kannst Du direkt auf unserer Lizenz-Seite anfragen:

posbill.com/doku/lizenzierung/.

Nach Deiner Anfrage melden wir uns persönlich bei Dir und schalten Deine Lizenz frei.

In PosBill stehen Dir im BackOffice unter „Tools → Export“ folgende Daten-Exporte zur Verfügung:

• Adressenexport – exportiert Kunden- und Lieferantendaten mit Auswahl der Felder und Filtermöglichkeiten.
• Artikelexport – exportiert Artikeldaten wie Artikelnummer, Preis, Bestand und Lieferant, mit verschiedenen Sortier- und Formatoptionen.
• Datenexport – exportiert allgemeine Kassendaten für externe Anwendungen.
• FiBu-Export – exportiert Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung (z. B. DATEV).
• DATEV-EXTF-Export – exportiert Daten im speziellen DATEV-EXTF-Format für den direkten Import in DATEV.
• Taxonomie-Export – exportiert Daten im Taxonomie-Format gemäß den Anforderungen der Finanzverwaltung.

Diese Exporte dienen der Weiterverarbeitung, Archivierung oder Übergabe an externe Systeme – z. B. an Deinen Steuerberater oder Deine Buchhaltungssoftware.

Um den E-Bon in PosBill zu aktivieren, gehe bitte so vor:

1. Öffne das BackOffice Deines Kassensystems.
2. Klicke auf Stammdaten und dann auf Kassen.
3. Wähle links den Bereich eBon / E-Mail aus.
4. Aktiviere rechts im Bereich „Rechnung digital bereitstellen“ den Schieberegler bei „eBon aktivieren“, sodass er auf „Ein“ steht.
5. Optional kannst Du direkt darunter auch „Rechnung per E-Mail“ aktivieren, um Rechnungen per E-Mail zu versenden.
6. Klicke oben links auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
7. Schließe das Fenster mit Beenden.

Damit ist der E-Bon aktiviert und Deine Kunden können Belege digital erhalten.

Um PosBill Mobile anzubinden, folge diesen Schritten:

1. Voraussetzungen prüfen
   • PosBill-Kassensoftware in aktueller, lizenzierter Version
   • Mobile-App Version 1.6.9 auf einem Android-Gerät (Android 6.0 oder höher)
   • Stabiles WLAN-Netzwerk
2. Mobile-App lizenzieren
   • In PosBill: Funktionen → Lizenzierung → Jetzt Lizenzierung starten
   • PosBill mobile App auswählen, Anzahl der mobilen Geräte einstellen
   • Lizenz kaufen, E-Mail mit Lizenz erhalten
   • Lizenz im BackOffice unter Lizenzierung eintragen, aktivieren und PosBill neu starten
3. PosBill-Server starten und mobilen Arbeitsplatz einrichten
   • BackOffice → Stammdaten → Arbeitsplätze → ZusatzModule
   • „Mobile App Server starten“ aktivieren und speichern
   • Unter Arbeitsplätze einen neuen Arbeitsplatz anlegen (z. B. „Mobile“)
   • Parameter „Dieser Arbeitsplatz wird einem PosBill mobile zugeordnet“ aktivieren
   • Änderungen speichern
4. Mobile-Dienst starten
   • In PosBill oben auf Kundennummer / Arbeitsdatum klicken
   • Reiter Mobile Server öffnen
   • Dienst erstellen, starten und Server-Port freigeben
   • PosBill und PosBillServer beenden (Rechtsklick auf grünes Symbol unten rechts → Server beenden)
5. Mobile-App mit PosBill-Server verbinden
   • PosBill starten, Server läuft
   • PosBill-Server-Fenster öffnen (Rechtsklick auf grünes Symbol → Fenster anzeigen)
   • Auf Neu klicken – QR-Code, IP-Adresse und Port werden angezeigt
   • Mobile-App starten, Berechtigungen erlauben
   • IP-Adresse und Port eingeben oder QR-Code scannen
   • An der Kasse auf Weiter klicken, auf dem Gerät Verbinden
   • Geräte-ID an der Kasse auswählen und mit Freischalten bestätigen
6. Passwort eingeben und starten
   • In der App das Passwort der PosBill-Kassensoftware eingeben
   • Jetzt kannst Du die Mobile-App nutzen

So ist PosBill Mobile erfolgreich angebunden und einsatzbereit.

Das aktuelle Update findest Du in unserem Download-Bereich: posbill.com/downloads.

Du kannst Dein PosBill Kassensystem direkt über den Download-Bereich aktualisieren:

1. Öffne die Download-Seite: posbill.com/downloads
2. Scrolle zum Bereich „Patch PosBill (Update …)“.
3. Lade den aktuellen Kassensoftware-Patch herunter.
4. Speichere die Datei zuerst auf Deinem Computer und starte anschließend die Installation.
5. Nach dem Update kann der erste Start von PosBill etwa 2–3 Minuten dauern.

Wichtig:

• Hauptkasse und mobile Geräte sollten auf derselben Hauptversion laufen.
• Vor dem Update am besten eine Datensicherung durchführen.
• Das System benötigt mindestens Windows 7 oder neuer.

Falls Du prüfen möchtest, welche Version aktuell installiert ist:

• In der Kassenoberfläche zweimal oben auf die schwarze Leiste tippen.
• Dort wird die Programmversion angezeigt.

Wahrscheinlich wurde der Windows-Druckertreiber installiert. Diesen bitte deinstallieren und den Drucker in der Systemsteuerung unter „Geräte und Drucker“ löschen.

Er erscheint im unteren Bereich als nicht zugeordnetes Gerät. Hier dann mit der rechten Maustaste auf „Eigenschaften“, den entsprechenden Drucker auswählen und „Treiber aktualisieren“.

Im Dialogfenster bitte auf „Manuell suchen“ klicken. Es erscheint eine Geräteliste – hier „Drucker“ auswählen. Danach erscheint eine Treiberliste, in dieser bitte unter „Generic“ den „Text only“ auswählen.

Zum Schluss den Drucker entsprechend in der Printerverwaltung einstellen.

Es wurde ein Windows-Druckertreiber installiert. Dieser blockiert den COM-Port.

Wird der entsprechende Drucker in der Systemsteuerung unter „Geräte und Drucker“ entfernt, druckt die Printersteuerung wieder.

Es gibt zwei Lösungen für das „Problem“:
1. Möglichkeit: Einspielen eines Logo’s entweder als „Stamp.bmp“ im PosBill Hauptverzeichnis oder über ein entsprechendes Tool im Drucker.
2. Möglichkeit: Abändern des Layouts im BackOffice mit Abschaltung der Option „Logodruck“. Achtung: Dieses Layout dann unter anderem Namen abspeichern!

Hier findest Du die passende Anleitung: Giant 100 – Einrichten serielle Anbindung.

In PosBill befindet sich dieser Export im BackOffice unter „Tools → Export → Datenexport“.

Hier können dann das Arbeitsprotokoll, die Rechnungsliste sowie die Rechnungsposten exportiert werden.

Der klassische Abschluss wird aufgrund der GoBD nicht mehr benötigt, da alle Buchungen unmittelbar einzeln erfasst werden.

Um die Daten gesammelt an den Steuerberater zu übermitteln, muss ein „Export“ erfolgen. Dafür bitte im BackOffice auf Export klicken. Nun den gewünschten Zeitraum bestimmen, beispielsweise Jahr 2026 und Monat 12. Abschließend Export starten.

Um die Signatureinheit in PosBill für Österreich einzurichten, gehe bitte so vor:

1. Stelle sicher, dass im Windows-Betriebssystem die Regionaleinstellung und die Sprache auf Deutsch (Österreich) gesetzt sind. Nur dann werden die Konfigurationspunkte für die Signatureinheit sichtbar.
2. Öffne im PosBill BackOffice den Pfad: Tools → Signatur aktivieren
3. Im ersten Tab der Maske kannst Du die Daten zur Signatureinheit eintragen.
   • Trage hier eine KassenID deiner Wahl (keine Sonderzeichen) ein. 
   • Wählen Sie einen Backup-Pfad, idealerweise auf einem externen Datenträger.
   • Über den Button Generieren kannst Du einen AES-Key erzeugen.
4. In den Einstellungen kannst Du festlegen:
   • Wo die XML-Dateien gespeichert werden sollen (Erstellungspfad)
   • Kundendaten (werden automatisch aus den Stammdaten übernommen, können aber angepasst werden)
   • Kasseninformationen (z. B. Filialname)
   • Steuernummer des Unternehmens (für das Finanzamt)
   • Zertifikat (Seriennummer kann über Auslesen angezeigt werden)
5. Speichere alle Einstellungen mit dem Button Speichern.

6. Nun musst du prüfen, ob die Signatureinheit für den Arbeitsplatz aktiviert ist. Gehe dazu im Backoffice zu Stammdaten → Arbeitsplätze → Zusatzmodule, aktiviere (falls noch nicht geschehen) den Schalter „Signatureinheit starten“ und speichere die Einstellung.

7. Beim nächsten Start der Kasse erscheint eine Meldung mit der Frage, ob ein Startbeleg erstellt werden soll. Bestätige diese Meldung, damit der Startbeleg erzeugt wird.

Damit ist die Signatureinheit eingerichtet und bereit für den Einsatz gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Österreich.

Um die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in PosBill für Deutschland einzurichten, gehe bitte so vor:

1. Öffne im BackOffice den Pfad: Stammdaten → TSE → Einstellungen
2. Wähle den gewünschten TSE-Anbieter aus – z. B. Cryptovision oder Swissbit.
3. Starte die Initialisierung der TSE, um die Einrichtung zu beginnen. Folge den Anweisungen um die Einrichtung abzuschließen.
   Falls mehrere Arbeitsplätze vorhanden sind, musst du die TSE dem Arbeitsplatz zuweisen, an dem sie angeschlossen ist.
4. Nach der Initialisierung werden im Bereich „Passwörter“ die automatisch generierten Daten angezeigt:
   • AdminPin
   • AdminPuk
   • TimeAdminPin
   • TimeAdminPuk

    

5. Nach erfolgreicher Aktivierung kannst Du unter TSE-Information den Status, den Signaturalgorithmus und die Seriennummer sehen.

Falls Du Probleme hast, prüfe USB-Energieoptionen, Verbindung und Laufwerksbuchstaben – oder buche direkt einen Support-Termin.

So erfüllst Du die gesetzlichen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) mit PosBill.

Um die Daten der Signatureinheit in PosBill für Österreich zu exportieren, gehe so vor:

1. Öffne im BackOffice den Pfad: Tools → Export → Signatur-Export
2. Gib den gewünschten Zeitraum für den Export an.
3. Wähle den Speicherort über die 3 Punkte (…) aus und speichere ihn anschließend über den Button Exportpfad speichern. Optional kann der Dateiname angepasst werden.
4. Starte den Export. Die Datei wird im JSON-Format erstellt.
5. Nach erfolgreichem Export erscheint ein grüner Balken als Bestätigung.

So kannst du das Datenerfassungsprotokoll (DEP7) der Signatureinheit für Prüfungen oder zur Archivierung sichern.
Der DEP-131-Export kann unter Tools → Export → Datenexport als Textdatei oder CSV-Datei erstellt werden.

Um die TSE-Daten in PosBill für Deutschland zu exportieren, gehe bitte so vor:

1. Öffne im BackOffice den Pfad: Stammdaten → TSE → Export
2. Wähle im oberen Bereich den Speicherort für die Exportdatei aus (Standard ist ein Backup-Ordner im Installationsverzeichnis). Über den Button (…) kannst Du einen anderen Ordner wählen.
3. Der Dateiname wird automatisch generiert und endet immer auf .tar. Du kannst ihn bei Bedarf anpassen.
4. Im unteren Bereich wähle aus, welche Daten Du exportieren möchtest:
   • Vollständiger Export – alle TSE-Daten
   • Zeitraum – Daten eines bestimmten Datumsbereichs
   • Transaktionsnummern – bestimmte Buchungen
   • Eine Transaktion – eine einzelne Buchung
5. Klicke auf Export starten. Der Vorgang kann je nach Datenmenge länger dauern.
6. Nach dem Export sichere die Datei unbedingt außerhalb des Kassensystems, z. B. auf einem USB-Stick oder in der Cloud, um bei Prüfungen vorbereitet zu sein.