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Logodruck mit der PosBill Kassensoftware (für TM200-Drucker)
Um mit der Kassensoftware PosBill Ihr eigenes Logo auf die Rechnungen drucken zu können, benötigen Sie die dem Drucker auf CD mitgelieferte Software „Printer Utility”. Sie finden Sie im gleichnamigen Ordner. Falls Ihre Kasse über kein CD-Laufwerk besitzt, können Sie diesen Ordner auch ganz einfach von einem anderen PC aus auf einen USB-Stick kopieren und diesen dann an die Kasse anschließen.Die eigentliche Anwendung öffnet und installiert sich nach einem Doppelklick von selbst. Den entpackten Installationsordner finden Sie im Hauptverzeichnis der Festplatte.
In dem Programm selbst stellen Sie zunächst unter dem Punkt „Interface Setting” ein, wie Ihr TM200-Bondrucker angeschlossen ist, d. h. an welchem COM-Port der Drucker hängt und wie die Parameter des Druckers sind. Diese Einstellungen finden Sie auch in der Druckersteuerung von PosBill.
Wechseln Sie nun zum Reiter „Logo Setting”. Klicken Sie erst auf „Clear”, um die Liste links zu leeren und anschließend auf „Add”. Navigieren Sie hier zu Ihrem Logo und klicken Sie auf „Öffnen”, um es der Liste links hinzuzufügen. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Logo
- im „Bitmap”-Format vorliegt, kurz: *.bmp
- monochrom ist, d. h. schwarz-weiß ohne Graustufen
- maximal etwa 572 Pixel breit ist wegen der Papierbreite
- nicht größer als 128 Kilobyte groß sein darf
Klicken nun auf den roten Reiter „Download / Print”.
Jetzt starten Sie den Übertragungsvorgang mit einem Klick auf „Download Logo to Printer”. Wenn das Bild erfolgreich auf dem Drucker gespeichert wurde, poppt ein kleines Fenster auf mit der Nachricht „Transmit done”. Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf „OK”. Sie können nun unter der großen Schaltfläche in dem Kasten „Logo Print out” einen Probedruck veranlassen. Wählen Sie dazu „All” und klicken Sie auf „Print”. Wenn Sie ein anderes Logo verwenden möchten, leeren Sie die Liste links mit einem Klick auf „Clear” und fügen Ihr neues Logo wie oben beschrieben ein und übertragen es.
Nun starten Sie PosBill und gehen ins „Back Office. Öffnen Sie: „Listen Statistik” > „Drucklayouts” > „Rechnungslayout”. Wählen Sie jetzt Ihr Layout aus, auf das Sie Ihr Logo drucken möchten. Setzen Sie im ersten Reiter „Allgemeines” den Haken bei „Ein gespeichertes Logo soll gedruckt werden (Stempel).” und speichern Sie Ihr geändertes Layout ab. Zum Schluss müssen Sie noch in der Printersteuerung Ihr geändertes Layout dem Drucker zuweisen.Zur Editierung des Rechnungslayouts finden Sie hier im Blog auch noch weitere interessante Artikel wie z.B. diesen hier
Integration der Variable Netto-Betrag in der Hotelsoftware bei älteren Rechnungslayouts
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Hotelsoftware am 10. Mai 2010
In älteren Rechnungsvorlagen wird nur der Gesamt-Netto-Betrag auf der Rechnung ausgewiesen. In der Hotelsoftware können Sie im Dokumenteneditor diese Variable auch in den einzelnen MwSt.-Zeilen integrieren. Rufen Sie dazu bitte unter Hilfsfunktionen den Dokumenteneditor auf. Als nächstes wählen Sie Ihr verwendetes Rechnungslayout aus.
Wenn Sie Ihr Standarddokument ausgewählt haben können Sie die Änderung in der 2. Zeile unter dem Zahlbetrag vornehmen. Fügen Sie hinter dem bestehenden Eintrag einfach = Netto [BVT50] hinzu. Die Variable BVT50 steht für den Nettobetrag innerhalb der Mehrwertsteuer-Schlüssel.
Abschließend müssen Sie die Änderung nur noch speichern.
Nach erfolgreicher Änderung sieht Ihre Rechnung jetzt folgendermaßen aus. Die Netto- und MwSt.-Beträge werden zeilenweise je MwSt.-Schlüssel angezeigt.
Kundenstamm mit Depotverwaltung im Kassensystem
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Tips&Tricks-PosBill, Version 6 am 12. März 2010
Die Verwaltung von Stammgästen oder Mitgliedern ist in einer Gastronomie Kassensoftware immer wichtiger geworden. Die Gründe hierfür sind vielfälltig:
Clubs (Golfclub, Yachclubs, Sportvereine) arbeiten häufig mit Mitgliedsnummern und geben ihren Mitglieder eventuell einen Kreditrahmen, der dann regelmäßig ausgeglichen wird. Das dabei der Name auf dem Bon erscheint und auf der Rechnung zusätzlich der aktuelle Kredit- / Guthabenbetrag ausgewiesen wird, kann sehr hilfreich für den Ablauf und für die Transparenz mit dem Mitglied sein. Die Nutzung von entsprechenden Magnet- Mitgliedkarten identifizieren dabei das jeweilige Mitglied.
Persönlichkeiten (Regional oder auch Überreginal) möchte man eventuell im Restaurant besonders indivuell bedienen. Da ist es wichtig, dass der Kellern z.B sehen kann, welchen Wein der Gast zuletzt gewählt hat oder der Koch die Information erhält, dass dieses Gericht für diesen Kunden bestimmt ist. So kann er eventuell gleich einen “besonderen Gruß” mit schicken.
Anderweitig können bestimmte Gäste mit einem Rabatt “ausgestattet” werden, der dann bei jedem Besuch automatisch berücksichtig wird.
Ein modernes Kassensystem, welches eine umfangreiche Stammgastverwaltung beinhaltet, kann dem Gastronom neue Möglichkeiten liefern, wie er persönlicher und damit freundlicher mit seinen wiederkehrenden Kunden umgehen kann.
Im PosBill Kassensystem können Sie diese Anforderungen einfach und effizient umsetzen.
Einen Kunden im Backoffice anlegen:
Adressen: Anlegen eines neuen Kunden oder Änderung eines bestehenden Kunden vornehemen
Titel: Anlegen von Zusatztitel (Dr. Prof. usw.)
Anrede: Es sind schon Briefanreden hinterlegt, es können aber neue angelegt oder bestehene verändert werden.
Selektion: Anlegen von Selektion (Auswahl) Kriterien.
// Adresse
Legen Sie Ihre Gastadressen an. Anreden und Titel können Sie in separaten Menüpunkten anlegen. Über ein Auswahlmenü können diese zugeordnet werden. Ebenso können Sie ein Bild des Gastes hinterlegen. Wenn der Gast einem Tisch zugeordnet wird, sehen Sie den Gastnamen in der Tischübersicht, das Bild falls vorhanden und die Gastadresse wird automatisch auf der Rechnung gedruckt. Stammgästen kann auch ein Kundenrabatt eingeräumt werden. Der Rabatt gilt für alle rabattfähigen Artikel.
// Persönliche Daten
Hier können Sie Telefonnummern, Email Adresse Geburtsdatum usw anlegen. Bei einem Firmenkunden besteht sogar die Möglichkeit Umsatzsteuer ID usw. zu hinterlegen. Persönliche Daten erscheinen nicht auf den Bons oder Rechnungen. Ausserdem kann die „Einzugsermächtigung aktiv gesetzt werden“.
Dort können Sie die Bankdaten des Kunden hinterlegen.
// Selektion
Unter dem Punkt Selektion, werden vorher angelegte Auswahlkriterien aktiviert oder deaktiviert. Dies eignet sich besonders für das erstellen von Serienbriefen.
// Historie
Hier werden alle Besuche und Umsätze des Kunden angezeigt.
//Depotverwaltung
Es besteht die Möglichkeit für jeden Kunden eine Depotverwaltung zu nutzen. Entwerder auf Guthabenbasis oder mit einem Kreditlimit. In diesen Fenster können Sie sich alle Buchungen des Depots anzeigen lassen. Im oberen Rechten Eck sehen Sie den aktuellen Saldo des Depots.
Nun müssen Sie lediglich noch die vorgesehen Zahlart für die Depotverwaltung unter den Stammdaten zuweisen
Zahlartzuweisung für Depotverwaltung
Die Nutzung der Gastverwaltung in der Kassenfront:
In der Kassenfront können Bedienungen ebenfalls Kunden anlgegen. Die Maske für einen neuen Kunden kann komplett über den Touch-Monitor bedient werden und ist mit der Maske “Adresse” (s. Bild weiter oben) identisch.
Im PosBill Kassensystem gibt es zwei Varianten, wie Sie mit den angelegten Gästen umgehen können.
1. Sie legen einen Tisch für den Gast an. D.h., dass der Gast an keinem Tisch sitzt, sondern er selbst (der Gast – Kurzname) der Tischname ist.
2. Sie ordnen einen Tisch (eine vorhandene Tischnummer) einem angelegten Gast zu. Diese Variante ist natürlich auch von allen PosBill Mobil Kassen möglich.
Tisch einem Gast zuordnen: Gast bekommt ausgewählten Tisch zugeordnet alle Buchungen auf diesem Tisch werden auf den Gast gebucht.
Neu Adresse ohne Tischzuordnung: Neuen Gast anlegen ohne einen Tisch zuzuweißen
Neue Adresse mit Tischzuordnung: Neuen Gast anlegen und gleichzeitig ausgewählten Tisch zuordnen
Depot Einzahlung: Wen für den (dem zugeordneten Tisch) Gast ein Depot aktiviert ist kann hier eine Einzahlung vorgenommen werden.
Unter „Tisch einem Gast zuordnen“ wird der ausgewählte Tisch einem Gast zugeordnet.
Für beide Varianten gilt, dass nun alle Buchungen in die Historie des Gastes gespeichert werden.
Der Gastname ist auf dem Bon ersichtlich.
Bei der Rechnung kann jetzt entschieden werden ob er Bar zahlt oder sein Depot verwendet werden soll.
Rechnung –> Rechnung drucken dann die Zahlart auswählen. In unserem Beispiel verwenden wir das Depot.
Auf der Rechnung wird nun der Kundenname, Adresse und der neue Depotstand angezeigt.
Meldung bei ungenügender Deckung Meldung bei nicht aktivierter Depotverwaltung
Natürlich können Sie die Zuordnung von Gästen auch über das mobile Kassensystem von PosBill bewerkstelligen.
Stammkunden mit abweichender Rechnungsadresse in Hotelsoftware ResiGo einrichten
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Häufige-Fragen-Resigo am 3. Dezember 2009
Wenn Sie in der Gästekartei einen Gast angelegt haben, der immer selbst reserviert aber die Rechnung an die Firma geht kann dieses in der Hotelsoftware hinterlegt werden. Ordnen Sie zuerst in der Gästekartei dem Gast die Firma zu. Um eine Firma auswählen zu können muss diese auch als Kundenart Firma in ResiGo angelegt sein.
Wenn Sie in der Hotelsoftware jetzt die Firma dem Gast zugeordnet haben bekommen Sie unten ein neues Auswahlfeld. Sie müssen jetzt nur noch “Die Rechnungsadresse ist immer die Firmenadresse” anwählen. In Zukunft wird dann die Rechner, auch wenn der Gast mit seiner Privatadresse reserviert automatisch an die Firma berechnet.
- Hotelsoftware Kundendatei
Wie kann ich eine Rechnung stornieren die vor dem letzten Tagesabschluss versehentlich gebucht wurde?
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Häufige-Fragen-Resigo am 2. September 2009
Ein Tageswechsel muss in einer Hotelsoftware verbindlich sein und es dürfen rückwirkend keine Änderungen vorgenommen werden. Alle ab diesem Datum gedruckten Statistiken währen sonst falsch und müssten komplett neu erstellt werden. Es besteht aber auch nach dem Tageswechsel die Möglichkeit Gutschriften zu erstellen, wenn das in ResiGo aktiviert ist.
Diese Funktion kann über den Button Rechnungs Storno im Gastkonto vorgenommen werden.
Sollte folgende Meldung kommen “Die Rechnung kann nicht storniert werden, da diese vor dem gültigen Arbeitsdatum gebucht wurde” kann diese über den Button Rechnung / Rechnung suchen storniert und gutgeschrieben werden.
Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und gehen Sie auf Gutschrift erstellen.
Wählen Sie die Option Die Rechnung soll endgültig storniert werden. Der Rechnungsbetrag wird dann am aktuellen Arbeitstag gegen gebucht und Ihre Buchhaltung stimmt wieder.
Sollten Sie in der Rechnung etwas vergessen haben kann das Konto wieder eröffnet werden. In diesem Fall wird die Rechnung heute komplett gutgeschrieben und mit den korrekten geänderten Rechnungsdaten neu erstellt.
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