Beiträge getagged mit rechnung

Integration der Variable Netto-Betrag in der Hotelsoftware bei älteren Rechnungslayouts

In älteren Rechnungsvorlagen wird nur der Gesamt-Netto-Betrag auf der Rechnung ausgewiesen. In der Hotelsoftware können Sie im Dokumenteneditor diese Variable auch in den einzelnen MwSt.-Zeilen integrieren. Rufen Sie dazu bitte unter Hilfsfunktionen den Dokumenteneditor auf. Als nächstes wählen Sie Ihr verwendetes Rechnungslayout aus.

Wenn Sie Ihr Standarddokument ausgewählt haben können Sie die Änderung in der 2. Zeile unter dem Zahlbetrag vornehmen. Fügen Sie hinter dem bestehenden Eintrag einfach = Netto [BVT50] hinzu. Die Variable BVT50 steht für den Nettobetrag innerhalb der Mehrwertsteuer-Schlüssel.


Abschließend müssen Sie die Änderung nur noch speichern.

Nach erfolgreicher Änderung sieht Ihre Rechnung jetzt folgendermaßen aus. Die Netto- und MwSt.-Beträge werden zeilenweise je MwSt.-Schlüssel angezeigt.

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Kundenstamm mit Depotverwaltung im Kassensystem

Die Verwaltung von Stammgästen oder Mitgliedern ist in einer Gastronomie Kassensoftware immer wichtiger geworden. Die Gründe hierfür sind vielfälltig:

Clubs (Golfclub, Yachclubs, Sportvereine) arbeiten häufig mit Mitgliedsnummern und geben ihren Mitglieder eventuell einen Kreditrahmen, der dann regelmäßig ausgeglichen wird. Das dabei der Name auf dem Bon erscheint und auf der Rechnung zusätzlich der aktuelle Kredit- / Guthabenbetrag ausgewiesen wird, kann sehr hilfreich für den Ablauf und für die Transparenz mit dem Mitglied sein. Die Nutzung von entsprechenden  Magnet- Mitgliedkarten identifizieren dabei das jeweilige Mitglied.

Persönlichkeiten (Regional oder auch Überreginal) möchte man eventuell im Restaurant besonders indivuell bedienen.  Da ist es wichtig, dass der Kellern z.B sehen kann, welchen Wein der Gast zuletzt gewählt hat oder der Koch die Information erhält, dass dieses Gericht für diesen Kunden bestimmt ist. So kann er eventuell gleich einen “besonderen Gruß” mit schicken.

Anderweitig können bestimmte Gäste mit einem Rabatt “ausgestattet” werden, der dann bei jedem Besuch automatisch berücksichtig wird.

Ein modernes Kassensystem, welches eine umfangreiche Stammgastverwaltung beinhaltet, kann dem Gastronom neue Möglichkeiten liefern, wie er persönlicher und damit freundlicher mit seinen wiederkehrenden Kunden umgehen kann.

Im PosBill Kassensystem können Sie diese Anforderungen einfach und effizient umsetzen.

Einen Kunden im Backoffice anlegen:

Kundenreiter

Adressen: Anlegen eines neuen Kunden oder Änderung eines bestehenden Kunden vornehemen

Titel: Anlegen von Zusatztitel (Dr. Prof. usw.)

Anrede: Es sind schon Briefanreden hinterlegt, es können aber neue angelegt oder bestehene verändert werden.

Selektion: Anlegen von Selektion (Auswahl) Kriterien.

// Adresse

adresse

Legen Sie Ihre Gastadressen an. Anreden und Titel können Sie in separaten Menüpunkten anlegen. Über ein Auswahlmenü können diese zugeordnet werden. Ebenso können Sie ein Bild des Gastes hinterlegen. Wenn der Gast einem Tisch zugeordnet wird, sehen Sie den Gastnamen in der Tischübersicht, das Bild falls vorhanden und die Gastadresse wird automatisch auf der Rechnung gedruckt. Stammgästen kann auch ein Kundenrabatt eingeräumt werden. Der Rabatt gilt für alle rabattfähigen Artikel.

// Persönliche Daten

Persöhliche Daten

Hier können Sie Telefonnummern, Email Adresse Geburtsdatum usw anlegen. Bei einem Firmenkunden besteht sogar die Möglichkeit Umsatzsteuer ID usw. zu hinterlegen. Persönliche Daten erscheinen nicht auf den Bons oder Rechnungen. Ausserdem kann die „Einzugsermächtigung aktiv gesetzt werden“.

einzugsermächtigung

Dort können Sie die Bankdaten des Kunden hinterlegen.

// Selektion

selektion

Unter dem Punkt Selektion, werden vorher angelegte Auswahlkriterien aktiviert oder deaktiviert. Dies eignet sich besonders für das erstellen von Serienbriefen.

// Historie

historie

Hier werden alle Besuche und Umsätze des Kunden angezeigt.

//Depotverwaltung

depotverwaltung

Es besteht die Möglichkeit für jeden Kunden eine Depotverwaltung zu nutzen. Entwerder auf Guthabenbasis oder mit einem Kreditlimit. In diesen Fenster können Sie sich alle Buchungen des Depots anzeigen lassen. Im oberen Rechten Eck sehen Sie den aktuellen Saldo des Depots.

Nun müssen Sie lediglich noch die vorgesehen Zahlart für die Depotverwaltung unter den Stammdaten zuweisen

Zahlartzuweisung für Depotverwaltung

Zahlartzuweisung für Depotverwaltung

Die Nutzung der Gastverwaltung in der Kassenfront:

In der Kassenfront können Bedienungen ebenfalls Kunden anlgegen. Die Maske für einen neuen Kunden kann komplett über den Touch-Monitor bedient werden und ist mit der Maske “Adresse” (s. Bild weiter oben) identisch.

Im PosBill Kassensystem gibt es zwei Varianten, wie Sie mit den angelegten Gästen umgehen können.

1. Sie legen einen Tisch für den Gast an. D.h., dass der Gast an keinem Tisch sitzt, sondern er selbst (der Gast – Kurzname) der Tischname ist.

tischgastanlegen

gastadresse

2. Sie ordnen einen Tisch (eine vorhandene Tischnummer) einem angelegten Gast zu. Diese Variante ist natürlich auch von allen PosBill Mobil Kassen möglich.

tischeinemgastzuordnennb

Tisch einem Gast zuordnen: Gast bekommt ausgewählten Tisch zugeordnet alle Buchungen auf diesem Tisch werden auf den Gast gebucht.

Neu Adresse ohne Tischzuordnung: Neuen Gast anlegen ohne einen Tisch zuzuweißen

Neue Adresse mit Tischzuordnung: Neuen Gast anlegen und gleichzeitig ausgewählten Tisch zuordnen

Depot Einzahlung: Wen für den (dem zugeordneten Tisch) Gast ein Depot aktiviert ist kann hier eine Einzahlung vorgenommen werden.

tischeinemgastzuordnen

Unter „Tisch einem Gast zuordnen“ wird der ausgewählte Tisch einem Gast zugeordnet.

Für beide Varianten gilt, dass nun alle Buchungen in die Historie des Gastes gespeichert werden.

Der Gastname ist auf dem Bon ersichtlich.

bon

Bei der Rechnung kann jetzt entschieden werden ob er Bar zahlt oder sein Depot verwendet werden soll.

Rechnung –> Rechnung drucken dann die Zahlart auswählen. In unserem Beispiel verwenden wir das Depot.

rechnung

Auf der Rechnung wird nun der Kundenname, Adresse und der neue Depotstand angezeigt.

Meldung bei ungenügender Deckung                         Meldung bei nicht aktivierter Depotverwaltung

mangelnde deckungkeindepot

Natürlich können Sie die Zuordnung von Gästen auch über das mobile Kassensystem von PosBill bewerkstelligen.

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Stammkunden mit abweichender Rechnungsadresse in Hotelsoftware ResiGo einrichten

Wenn Sie in der Gästekartei einen Gast angelegt haben, der immer selbst reserviert aber die Rechnung an die Firma geht kann dieses in der Hotelsoftware hinterlegt werden. Ordnen Sie zuerst in der Gästekartei dem Gast die Firma zu. Um eine Firma auswählen zu können muss diese auch als Kundenart Firma in ResiGo angelegt sein.

Wenn Sie in der Hotelsoftware jetzt die Firma dem Gast zugeordnet haben bekommen Sie unten ein neues Auswahlfeld. Sie müssen jetzt nur noch “Die Rechnungsadresse ist immer die Firmenadresse” anwählen. In Zukunft wird dann die Rechner, auch wenn der Gast mit seiner Privatadresse reserviert automatisch an die Firma berechnet.

Hotelsoftware Kundendatei
Hotelsoftware Kundendatei

 

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Wie kann ich eine Rechnung stornieren die vor dem letzten Tagesabschluss versehentlich gebucht wurde?

Ein Tageswechsel muss in einer Hotelsoftware verbindlich sein und es dürfen rückwirkend keine Änderungen vorgenommen werden. Alle ab diesem Datum gedruckten Statistiken währen sonst falsch und müssten komplett neu erstellt werden. Es besteht aber auch nach dem Tageswechsel die Möglichkeit Gutschriften zu erstellen, wenn das in ResiGo aktiviert ist.

Diese Funktion kann über den Button Rechnungs Storno im Gastkonto vorgenommen werden.

Sollte folgende Meldung kommen “Die Rechnung kann nicht storniert werden, da diese vor dem gültigen Arbeitsdatum gebucht wurde” kann diese über den Button Rechnung / Rechnung suchen storniert und gutgeschrieben werden.

Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und gehen Sie auf Gutschrift erstellen.

Wählen Sie die Option Die Rechnung soll endgültig storniert werden. Der Rechnungsbetrag wird dann am aktuellen Arbeitstag gegen gebucht und Ihre Buchhaltung stimmt wieder.

Sollten Sie in der Rechnung etwas vergessen haben kann das Konto wieder eröffnet werden. In diesem Fall wird die Rechnung heute komplett gutgeschrieben und mit den korrekten geänderten Rechnungsdaten neu erstellt.

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