Beiträge getagged mit Buchhaltung

Neue digitale Aufbewahrungspflicht für Kassenarbeitsplätze

Wichtige Information für alle Registrierkassen-Nutzer:

Verschärfung der Aufbewahrungspflichten und Zugriffsmöglichkeiten bzgl. der Aufzeichnung von Bargeschäften durch Registrierkassen

Neue gesetzliche Vorgaben lt. Bundesfinanzministerium vom 26.11.2010 (Link) für alle Kassenarbeitsplätze:

  • Laut § 147, Abs. 2 der Abgabeverordnung (Link) müssen alle Unterlagen, die mittels einer Kasse erstellt werden, für die Dauer von zehn Jahren jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar, sowie maschinell auswertbar sein.
  • Alle Geräte, auch die nachgeordneten Datenverarbeitungssysteme, müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.
  • Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig . Somit müssen alle Daten vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle Auswertungsdaten, Programmierdaten, Journaldaten und Stammdatenänderungen.
  • Ebenso müssen alle Bedienungs- und Programmieranleitungen aufbewahrt werden. Sowie die Zeiträume und Orte des Einsatzes aller Kassen.

Eine Übergangsregelung ist vorhanden und gilt bis 2016.  Allerdings sind diese Anforderungen sehr zeitintensiv und der manuelle Aufwand birgt enorme Fehlerquellen. Weiterhin gilt diese Ausnahmeregelung nur für Systeme, die vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb waren!

Lösungen und weitere wichtige Hinweise:

Ihr Vorteil bei PosBill ist, dass wir aufgrund der hauseigenen Softwareentwicklung bisher und natürlich auch zukünftig schnell auf gesetzliche Neuerungen reagieren konnten und können. Somit sind Sie mit Ihren Softwareprodukten und Updates von PosBill immer auf der Sicheren Seite.

Alle genannten Informationen ersetzen keine fachkundige Beratung (Steuerberater/Rechtsanwalt). Für alle Angaben wird keine Gewähr übernommen. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

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Neue Berichte in der Hotelsoftware ResiGo

Der Zahlendschungel. Unendliche Zahlen und Nachkommastellen. Wie schaffen es manche sich da noch zurecht zu finden? Allein der Unterschied zwischen Gewinn un Umsatz ist schon enorm. Zudem müssen zum  Monats- und Jahresende diverse Zusatzberichte erstellt und ausgewertet werden. Um Ihnen diese Arbeit etwas zu erleichtern hat Resigo in der neuen Version 8 weitere Berichte kreiiert.

1. Der Managerbericht

Wie der Name schon andeutet, werden hier Zahlen aufgeführt, welche speziell für die Hotelmanager interessant sind. Zahlen wie: belegte Zimmer, Anreisen, Auslastung, Abreisen, Umsatz usw. – aufgelistet in drei spezielle Kategorien: Laufender Tag, Laufender Monat und Laufendes Jahr. Die tabellarische Form verschafft eine bessere Übersicht, so dass der Zahlendschungel endlich kultiviert erscheint.

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2. Der Vergleichsbericht

Nehmen wir mal an, Sie möchten zwei unterschiedliche Zeitbereiche miteinander vergleichen. Sehr nützlich, wenn man beispielsweise das letzte Ostern mit dem diesjährigen vergleichen möchte oder den Ferienbeginn in einem Bundesland in diesem und im Vor-Jahr.All das bietet der Vergleichsbericht. Ein paar Klicks und schon wissen Sie bescheid.

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Berichte – ohne menschlichen Einfluss, ohne Wertung – geben Auskunft über die Fakten des Unternehmens. Ein Hotelier ist stets motiviert gute Zahlen zu erwirtschaften. Er muss immer auf dem aktuellsten Stand sein und mit schnellen Handgriffen neue Berichte erstellen können. Außerdem ist er verpflichtet am Monats- und Jahresende diverse Berichte und Statistiken für sein Unternehmen aufzulisten. Wie überaus hilfreich dabei ein gut durchdachtes Berichtswesen in der Hotelsoftware ist, zeigt sich vor allem in solchen Situationen. Gut, wenn auf ein Reservierungssystem Verlass ist.

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Mit ResiGo Reservierungssoftware Saisonzeiten anlegen

Der Herbst löst den Sommer ab und die Blätter werden bunt. So auch lösen sich die Saisonzeiten und –preise ab. Flexible Preise sichern oftmals auch ein größeres Volumen an Gästebesuchen ab. Deshalb ist es wichtig, auch in seiner Reservierungssoftware flexible Preise leicht integrieren zu können. Mit ResiGo Hotelsoftware sind Saisonzeiten und Saisonpreise kein Problem.

Im Anschluss zeigen wir, wie einfach es sein kann, eine neue Saisonzeit anzulegen.

Zu Beginn starten Sie mit den Ereignisgruppen unter dem Menüpunkt: Artikel Leistungen.

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Nun eine passende Ereignisgruppe anlegen, wie zum Beispiel Messe und speichern Sie diese. Für eine bessere Übersicht später im Zimmerspiegel, sollten Sie auch eine passende Farbauswahl nutzen. (Hier wurde ein gelber Hintergrund gewählt)

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Nachfolgend muss nun eine Preisliste unter dem Menüpunkt: Artikel Leistungen – erstellt werden.

Hier auch gleich die neuen Preise festlegen.saison3

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Anschließend müssen beide, also der Zeitraum und der geänderte Preis (Preisliste) nur noch miteinander verknüpft werden. Wieder unter dem Menüpunkt: Artikel Leistungen diesmal auf Ereignisse gehen und dort die Ereignisgruppe mit der Preisliste festlegen.

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Das war`s schon. Eine Reservierung berücksichtigt Ihren neuen Preis.

Hierfür wird ein Schnittpreis gebildet, weil mindestens eine Übernachtung über den Zeitraum hinaus geht.saison6

(Sollten Sie einige Funktionen vermissen, haben Sie entweder keine Manger- Rechte oder Sie nutzen nicht die lizenzierte Pro Version von ResiGo.)


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Automatische Berechnung und Buchung der Kulturförderabgabe (Bettensteuer)mit der Hotelsoftware ResiGo

Kaum ist die neue Bettensteuer in Köln eingeführt worden, hat die Hotelsoftware ResiGo eine Lösung parat. Es gilt eigentlich im Wesentlichen nur folgendes zu tun:

1. Neue Umsatzgruppe anlegen im Bereich Sonstiges. (Nicht unter Übernachtungen)

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2.  Neue Leistung (Artikel) anlegen

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ACHTUNG WICHTIG!

Den Verkaufspreis auf  0,00 € setzen und den MwSt.-Schüssel auf den Wert für 7%

Den Artikel auf Inaktiv setzen, damit die Leistung nicht manuell gebucht werden kann.

Der Artikel darf auf keinem Fall der Umsatzgruppe Logis zugeordnet werden.

Die Abgabe wird aus der Summe aller gebuchten Leistungen der Gruppe Logis berechnet.

3.  Die Datei KTax.ini in das ResiGo Verzeichnis kopieren.

Der Dateiinhalt kann mit dem Windows Editor bearbeitet werden. Der Angelegte Artikel muss in den Parameter Artikel=XXXXXXX eingetragen werden. Auch der Prozentsatz, aus dem sich die Bettensteuer errechnet, kann verändert werden.

[Koeln]

Artikel=BETTSTEUER

Prozent=20,0

Anzeige im Konto:

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Anzeige auf der Rechnung:

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Kulturförderabgabe für die Stadt Köln mit ResiGo Reservierungssystem

hotel1Kulturförderabgabe für die Stadt Köln

Es ist zwar noch nicht ganz 100-prozentig, aber seit dem 1. Oktober 2010 gilt eine neue Regelung betreffend der Bettensteuer in Köln. Die Oberfinanzdirektion Rheinland ist der Meinung, dass auch hier eine Umsatzsteuer fällig ist. Was bedeutet das nun genau?

Künftig müssen auf den Bruttoübernachtungsbetrag  5 Prozent aufgeschlagen werden. Zusätzlich kommen auf diesen Aufschlag noch 7 Prozent Mehrwertsteuer hinzu. Wer dies künftig nicht beachtet, kann später auch mit Umsatzsteuernachforderungen überrascht werden. Zum Beispiel bei  EUR 79 Übernachtungspreis ist das ein Aufschlag von EUR 3,95 + EUR 0,28 Mehrwertsteuer. Das wäre ein Bruttoaufschlag von 5,35 % auf den Logispreis. Würde man diesen Aufpreis nun immer manuell mit dem Taschenrechner berechnen müssen, dann wäre es mit der Zeit ein riesiger Aufwand für das Personal. Es muss also eine Lösung in der Hotelsoftware geben.

PosBill mit seiner Hotelsoftware ResiGo hat sich hier schon Gedanken gemacht und wird noch in dieser Woche dafür eine Lösung präsentieren. Da es sich hier um einen Prozent-Aufschlag und keinen festen Betrag handelt, der nochmals zusätzlich mit Mehrwertsteuer versehen werden muss, sind mehrere Faktoren von dieser Regelung betroffen. Natürlich zu allererst das Anlegen der Logisleistung, aber auch bei jedem Buchungsvorgang muss diese Leistung (es handelt sich hier um einen zusätzlichen Artikel) überprüft und evtl. neu berechnet werden. Das betrifft also auch Rabatte, Sonderpreise, Arrangements und manuelle Buchungen auf Konten.

V8 new 1Der Wechsel auf ResiGo ist ohne Investitionskosten möglich. Bereits ab 6 Euro im Monat zzgl. MwSt. können Sie die Reservierungssoftware nutzen. ResiGo beinhaltet alle notwendigen Funktionen, die im Tagesgeschäft eines Hotels notwendig sind. Alle erforderlichen Zusatzfunktionen sind bei ResiGo Pro im Preis enthalten. Die Bedienung der Software ist einfach und die dirket Outlook-Anbindung ermöglicht zudem eine automatische Buchungsbestätigung via Email. Sie müssen die Hotelsoftware nur downloaden und installieren. Der Einrichtungsassistent macht das Anlegen Ihrer Stammdaten zum Schnelldurchlauf. So können Sie bereits nach wenigen Schritten Ihre ersten Buchungen machen. Erfahren Sie mehr hier!

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ResiGo 8 wartet mit neuen Features auf

Besonders im IT-Bereich ist es wichtig, immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Was heißt immer Up-to-date zu sein, die Software aktualisieren und natürlich neue Features einzubauen, die eine höhere Kundenfreundlichkeit implizieren.

Der Hotelsoftware ResiGo 8 ist es gelungen, weitere Upgrades zu entwickeln, welche dem Anwender den Arbeitsalltag enorm vereinfachen.

Zum Einen wäre da das Thema Tagesabschluss. Dies ist jetzt bei ResiGo 8 möglich. Die Auswahl  (Neues Arbeitsdatum) ist natürlich nur dann sichtbar, wenn ein Vorstellen des Datums möglich ist.  Dieses ist der Fall bei saisonalen Betrieben, die einen längeren Zeitraum geschlossen haben und das Arbeitsdatum mit einem Arbeitsgang vorstellen wollen.
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Oder folgende Situation: Sie haben Betriebsurlaub und wollen nicht, dass in dieser Zeit Zimmer gebucht werden können? Kein Problem mehr. In der Reservierungssoftware von ResiGo 8 gibt es den

neuen Menüpunkt unter Zimmer: Alle Zimmer sperren.

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Weitere neue Funktionen sind:

* Geändertes Verhalten beim Auffrischen des Zimmer- und Kategoriespiegels.

Um eine Synchronisation der Zimmer- und  Kategoriespiegel  zu erreichen, wird das Neuzeichnen nicht mehr lokal ausgelöst, sondern automatisiert über eine Timer.  Dadurch ist sichergestellt, dass Reservierungen, die über das Internet oder von einem anderen Netzwerkrechner kommen, sofort sichtbar werden.

* Artikelbuchung à Konto

Vorauszahlungen werden jetzt, bei der Zahlart BAR, in das Kassenbuch als Einnahme und bei einem Storno als Ausgabe gebucht.

* Gruppenaktionen

Das Optionsdatum kann jetzt bestimmt werden.

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* Zimmersperre / Kategorieauslastung

Die Bettenzahl wird mit berücksichtigt. Damit stimmt die Liste Kategorieauslastung.

Ab Version  8.0.85.2

* Internet Schnittstelle Cultuzz und DIRS21

Die Schnittstelle zu Cultuzz ist implementiert.

* Check out

Bei  An- und Abreise am Arbeitstag kann in der Meldung, dass die Reservierung storniert werden muss, der Vorgang komplett abgebrochen werden.


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Kennen Sie schon den Kategoriespiegel?

Schnell Zahlen zur Hand zur haben ist in den meisten Hotels extrem wichtig. Speziell Auslastung und Zimmerübersicht sind dabei sehr gefragt. Doch ist nicht bei allen Hotels das Berichtswesen bzw. die Reservierung so gut strukturiert. Manchmal werden traditionell noch Reservierungen mit Büchern per handschriftlichen Einträgen geführt oder ein Monatskalender gibt Auskunft über die belegten Zimmer pro Tag. Dabei könnte es doch so einfach sein, seine Reservierung und gleichzeitig die gesamte Verwaltung des Hotels unter Kontrolle zu haben.

Immerhin gibt es schon eine Vielzahl an modernen Systemen, die schnell und einfach zu handhaben sind, aber dabei sehr effizient arbeiten. Eines dieser Reservierungs- bzw. Hotelsysteme ist ResiGo. Beispielhaft ist dabei die einfache Handhabung der Hotelsoftware. Eine Funktion ist der sogenannte Kategoriespiegel.

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Der Kategoriespiegel zeigt nicht nur eine schnelle Übersicht über Auslastung und Zimmer, sondern auch Betten und andere Optionen werden berücksichtigt. Ein weiterer Pluspunkt dieses Tools ist die Schnellreservierung. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Datum bzw. Zeitraum und Zimmer geht alles wie von Zauberhand. Schon öffnet sich ein weiteres kleines Fenster zur Eingabe der Kundendaten.

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Nach der Eingabe einfach abspeichern und schon sind alle Daten im System. Im Zimmerspiegel können Sie sich nochmals von der Reservierung überzeugen.

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Zeitgleich mit dem Abspeichern der Daten wird eine Reservierungsbestätigung fertig gestellt, die zum Ausdruck bereit steht.

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Letztlich dauert somit eine Reservierung alles in allem nur noch wenige Sekunden und dennoch ist alles erledigt. Eine tolle Sache. Übrigens: Wer ResiGo vor dem Kauf noch testen möchte, dem steht eine kostenlose Downloadversion zur Verfügung. Einfach herunterladen, installieren und ausprobieren.


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Eine beispielhafte Reservierung mittels Zimmerspiegels

Hotelbuchungssystem ist sicher nicht gleich Hotelbuchungssystem. Obwohl es heutzutage massig Hotelsoftware gibt, ist es noch immer schwer sich in diesem Dschungel an unterschiedlichen Systemen zurechtzufinden und sich für ein geeignetes Reservierungssystem zu entscheiden.

Was sollte eine Reservierungssoftware alles mitbringen und was ist wichtig?

Im Vordergrund steht für die meisten Hoteliers die Stabilität und natürlich auch der Preis. Die Reservierungsmitarbeiter wollen ein System, was gut verständlich und schön grafisch aufgebaut ist. Und darüber hinaus – sollte die Reservierungssoftware sicher und flexibel sein!

Mit ResiGo Hotelsoftware findet man alle diese Punkte vereint.

Mittels eines Beispiels wird im Anschluss gezeigt, wie einfach die Anwendung mit ResiGo Hotelsoftware ist.

Thema des Anschauungsbeispiels ist: Umzug des Gastes von Zimmer A nach Zimmer B.

In dem ersten Bild sieht man die anschauliche grafische Darstellung des Zimmerspiegels von ResiGo.

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Um nun eine bestehende Reservierung von einem Zimmer auf ein anderes umzubuchen ist folgendes nötig:

1. Reservierung im Zimmerspiegel doppelt anklicken

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2. Die Reservierung nun von Zimmer A auf Zimmer B ziehen

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3. Nach dem Verschieben auf Ausführen drücken und der Umzug ist fertig!

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Es kann so einfach sein eine Reservierung zu führen  – mit Resigo Reservierungssoftware! Zudem macht die Freeware Variante es möglich, sich erst einmal mit dem System vertraut zu machen, bevor man wohlmöglich noch die „Katze im Sack“ kauft.

Fazit: 
ResiGo Reservierungssoftware ist eine gelungene Variante einer kostengünstigen Hotelsoftware!


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Mit ResiGo Hotelsoftware ganz einfach Rechnungen erstellen

Oftmals bedarf es einer speziellen Software, um seine Gastdaten ordentlich zu verwalten und einzupflegen: Der Hotelsoftware oder Reservierungssoftware.
 Natürlich gibt es auf dem heutigen Markt tausende solcher Buchungssoftware zu finden. Aber welche ist die geeignete für den eigenen Betrieb?

Die wichtigste Frage lautet hier doch: Was erwarte ich eigentlich von einer Hotelbuchungssoftware?

Für mich sind es vor allem zwei Dinge: Einfache Bedienung und stabile Datensicherung. Natürlich sollte auch der Preis stimmen. Mit ResiGo Hotelsoftware habe ich solch ein System gefunden. Zum einen, ist es auf Deutsch und fast selbsterklärend und zum anderen ist die Datensicherung auch gewährleistet.
Über Preise lässt sich natürlich streiten, aber ab 6 Euro pro Monat eine Vollversion mit allem Drum-und-Dran ist für mich nicht teuer. Dazu kann man sich noch mit internationalen Buchungswebseiten verlinken lassen, die somit zusätzlich Reservierungen ins Haus holen.

Nun mal ein Beispiel. Ich habe das Reservierungsprogramm ResiGo mal selbst getestet und wollte mal eine Rechnung drucken lassen.
Ich drücke also den Button: Rechnung.
Es wird zuerst gefragt, welche Konten ich mir anzeigen lassen möchte:
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Ich entscheide mich für die abgereisten Gäste, aber möchte noch bei einem Gast etwas dazu buchen, weil er noch eine Zeitung gekauft hat.

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Mit Konto bearbeiten kann ich problemlos noch Gastauslagen oder Trinkgeld oder weiteres buchen. Anschließend möchte ich eine Rechnung dafür erstellen. Der Gast hat schon ausgecheckt, deshalb ist es seine zweite Rechung.

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Gleich kann ich noch zwischen den verschiedenen Zahlungsarten wählen und einen individuellen Text dazu eingeben.
In der Vorschau sehe ich die Rechnungsvorlage. Aus wettbewerbstechnischen Gründen, habe ich mal den Briefkopf des Hotels weggelassen. Und sollte einmal etwas nicht gleich funktionieren, dann bietet ResiGo auch einen möglichen Live-Support via Internet an.

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Mit ResiGo Hotelsoftware Reservierungslisten drucken

Meist ist es doch so: Ein kleines Hotel mit nur wenig Zimmern sieht oftmals keine Notwendigkeit sich ein Reservierungssystem anzuschaffen. “Das gute alte Reservierungsbuch tut es doch auch!” Dabei ist es heute so einfach sich eine gute Software ins Haus zu holen. Noch dazu, wenn sie kostenlos ist! ResiGo Free bietet alle wichtigen Funktionen, die man als Hotelbesitzer braucht und ist zudem sehr einfach zu bedienen. Einmal runtergeladen und installiert kann es sofort losgehen.

Somit entstehen keine Schulungs- und Installationskosten, keine Investitionskosten und spätere teure Updates! Auch wertvolle Listen geben Auskunft über die aktuelle Lage. Darunter zählen natürlich die An- und Abreiselisten, aber auch die Reservierungsliste. Im Anschluss ein kleines Anschauungsbeispiel.

Sehen Sie hier die neue Oberfläche von ResiGo Free. Durch die grafische Darstellung und farbliche Abhebung, erkennt man schnell und deutlich seine getätigten Reservierungen. Die Listen erhält man links unter dem Knopf:
Front Office Listen.

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Wir wollen uns mal eine Reservierungsliste zeigen lassen, mit einem Überblick über alle Reservierungen zu einem bestimmten Zeitpunkt.

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Als Datum wählen wir bis eine kleine Zeitspanne bis zum Ende des Monats.
Jetzt sehen wir alle Reservierungen mit An- und Abreisedatum, Zimmernummer, Personenanzahl und Tages- bzw. Gesamtpreis.

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Wie man mit nur ein paar kleinen Klicks eine beeindruckende Übersicht bekommt, wurde in diesem Beispiel deutlich. Auch die anderen Funktionen von ResiGo Hotelsfotware sind so simpel in der Anwendung und praktisch selbsterklärend. Zudem können Sie ResiGo auch mit dem Kassensystem PosBill koppeln und somit eine Komplettvernetzung erreichen. Probieren Sie es einfach selbst aus und laden Sie sich die neue Version von ResiGo Free herunter!

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