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Kassensysteme für´s Fischrestaurant

KassensoftwareWieso sollte ich mir ein teueres Kassensystem anschaffen, wenn ich meine Abrechnung auch so erledigen kann? Diese Frage stellen sich viele Gastronomen.

Es gibt viele Antworten darauf, doch eines steht dabei ganz klar fest:

Moderne, digitale Kassen erleichtern den Alltag in der Gastronomie enorm. Siehe die vielen Wege, die langen Wartezeiten und natürlich auch Kraft und Nerven, die dadurch geschont und eingespart werden können. Darüber hinaus ist der Kostenfaktor erheblich gesunken!

Folgendes Problem hatte ein Fischrestaurant: Wie könnten spezielle Aktionen angeboten werden und darüber hinaus alle Gerichte grafisch dargestellt, so dass die Aushilfskellner keine Probleme mehr mit dem Bonieren an der Kasse hätten?

Hierzu folgende Situation: Das Restaurant arbeitete oft mit Aushilfskellnern zusammen, da eine Festanstellung nicht lohnte. Es gab 2 -3 Boomtage die Woche, doch sonst war das Restaurant relativ ruhig. Da die Aushilfsfirma immer wieder neue Aushilfskräfte schickte, musste der Gastronom jedes Mal lästige Kassenschulungen über sich ergehen lassen, um einem Kassenchaos vorzubeugen. Zudem war seine Kasse schon nicht mehr die Jüngste, aber sie hielt wacker durch. Von Zeit zu Zeit gab es am Kassenstützpunkt langwierige Stau`s, weil die Aushilfskellner lange auf dem Bildschirm nach den richtigen Tasten suchen mussten. Ende vom Lied: Die Gäste wurden unruhig und nervös, da die Bestellungen auf sich warten ließen.

Die Entscheidung war getroffen: Ein neues Kassensystem sollte her!

Folgende Anforderungen sollte seine neue Investition mit sich bringen:

  1. Es sollte nicht seinen Budgetrahmen sprengen
  2. Es sollte stabil, langlebig und einfach in der Bedienung sein
  3. Ein Touchscreen ist ein Muss für die neue Kasse
  4. Die Kasse sollte über eine gute grafische Oberfläche verfügen
  5. Die Abrechnung sollte gleichzeitig mit einem einfachen Berichtswesen für die Kontrolle verbunden sein
  6. Aktionen und Sonderposten sollten einfach angelegt werden

Es ist kein Geheimnis, dass sich heutzutage bereits einige Anbieter moderner Kassensoftware auf dem Markt etabliert haben. Ohne Frage haben alle ihre Vorzüge. Anstrengend wird es meist für den Leihen, jene auf Anhieb zu erkennen, da die Hauptfunktionen bei allen fast gleich sind. Doch es gibt sie – die kleinen, aber feinen Unterschiede.

Posbill ist ein Kassenspezialist, der gute Produkte zu fairen Preisen anbietet. Dabei hat sich die Firma auf mittelständige Unternehmen spezialisiert und bietet verschiedene Pakete an. Ihre Produkte sind transparent und sogar mittels Onlineshop bestellbar. Beste Voraussetzungen also, um sich erst einmal in Ruhe zu informieren, als sich gleich einem lästigen Verkaufsgesprächen stellen zu müssen.

Mit PosBill Kassensoftware tolle Gutscheine erstellen

kasse1Neulich hatte ich angestrengt überlegt, was ich wohl meiner Mutter zum Geburtstag schenken könne. Ich wollte ihr diesmal etwas Einzigartiges schenken und nicht nur irgendein Gegenstand, der dann wieder einstaubt. Davon hatte sie schon genug. Dann endlich fiel mir das passende Geschenk ein: Ein Romantikdinner bei ihrem Lieblingsitaliener! Sie liebte dieses kleine Restaurant einfach. Es war so herrlich gemütlich und das Essen immer hervorragend.

Ich machte mich also auf zu Alfredo und teilte ihm mein Anliegen mit. Für solche Sachen hatte er etwas ganz Spezielles, wie er mir sagte. Er hatte sich vor kurzem ein neues Kassensystem zugelegt, mit dem man ganz einfach Gutscheine erstellen kann. Gutscheinverwaltung nannte sich das. Wir gingen also in sein Büro und dort zeigte er mir alles. Derzeit hatte Alfredo gerade eine ganz spezielle Gutscheinaktion erstellt: Die zwei Herzen Menü`s. Hier hatte Alfredo einfach aus seiner Karte ein paar Artikel herausgesucht und diese als Gutschein eingegeben, verriet er mir. Er zeigte mir auch die vielen Gutscheinvorlagen und ich konnte mir für meine Mutter einen ganz eigenen aussuchen.

„Aber was ist, wenn sie sich entscheidet erst nach der Gutscheinaktion zu kommen? Verfällt dann der Gutschein?“, fiel mir plötzlich ein.

Aber nein. Zum Glück nicht, sagte Alfredo. Sein neues Kassensystem kann eingelöste, ausgegebene, noch nicht eingelöste und verfallene Gutscheine verwalten, so dass es zu keinen Verwechslungen kommen kann. Mir hat er einen immer gültigen Gutschein ausgegeben. Also konnte meine Mutter auch zu einem späteren Zeitpunkt kommen.

Dankend wollte ich Alfredo schon verlassen, doch er rief mich zurück und drückte mir ein kleines Heftchen in die Hand. „Hier, für dich und deine Familie!“

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Das Heftchen glich einer dickeren Postkarte. Ich klappte es auf und sah mehrere Gutscheine darin. „Ein Gutscheinheft?“ Das ist doch aber nicht nötig, Alfredo!“, protestierte ich. Mein Gewissen appellierte an mich, ihm das Heftchen zurückzugeben, immerhin war ich nicht gerade ein Stammgast. Doch der gutmütige Italiener lies sich von mir nicht überreden. Später erfuhr ich noch, dass sein neues Kassensystem von der Firma PosBill sei und  er wohl ein Schnäppchen damit gemacht hatte. Er sei insgesamt mit seinen neuen Kassen sehr zufrieden und auch seinen Mitarbeitern mache es Spaß an den neuen Kassen zu buchen. „Beim nächsten Mal gebe ich ihm aber mehr Trinkgeld!“, schwor ich mir und verließ zufrieden sein Lokal.

Kasse plus integriertes Warenwirtschaftssystem

Der Kassenspezialist PosBill hat eine Kasse auf den Markt gebracht, welche nicht nur bonieren und ausdrucken kann, sondern gleichzeitig ihr eigenes Warenwirtschaftssystem integriert hat. Das erleichtert nicht nur die Inventur, sondern gibt auch die Möglichkeit, sich immer auf dem aktuellsten Stand bezüglich des Warenbestandes zu halten. Doch wie genau funktioniert das Ganze nun?

Um die Warenwirtschaft in PosBill Kassensoftware anwenden zu können, müssen zunächst verschieden Daten angelegt werden. Sie benötigen eine Liste der Lieferanten, der Verkaufseinheiten (Flasche, Glas, Krug) und der Bestelleinheiten (Kasten, Flasche, Faß).
Damit Sie nicht die Übersicht verlieren, ist es ratsam sich diese Daten zuvor in einer Excelliste oder ähnlichem (z.B. Word) anzulegen.

Los geht`s:
Füllen Sie für jeden Lieferanten die Maske unter Artikeldaten | Lieferanten aus und legen Sie unter Artikeldaten | Einheiten die verschiedenen Einheiten an.
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Als nächstes müssen die Artikel, die in die Warenwirtschaft einlaufen, bearbeitet werden. Einfach die Artikel in der Artikel PLU –Ansicht aufrufen (Artikeldaten | Artikel PLU) und den Artikel mittels „Suchen“ auswählen. Im Reiter WaWi dann das Häkchen bei „Für den Artikel soll ein Inventurbestand geführt werden“ setzen und die Auswahlfelder für den Inventurbestand entsprechend einstellen.
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Sind alle Artikel einmal drin, haben Sie die Möglichkeit unter Listen / Statistiken sich Ihre erste Inventurliste bzw. Bestellvorschlagsliste anzeigen zu lassen oder gleich die erste Warenbewegung zu buchen.

Dafür einfach das Fenster Warenbewegung unter Artikeldaten | Warenbewegung aufrufen. Hier sind alle Inventurartikel sortiert nach den Lieferanten.
Nun können Sie den Artikel, den Sie bestellt haben auswählen (oder dann, wenn die Lieferung erfolgt ist) und unten rechts die Menge (Bestelleinheit) eintragen, die Sie erhalten haben. Anschließend auf „ in Liste eintragen“ drücken und die bestellte Menge erscheint in der Artikelzeile.
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Wie Sie sehen, ist es eigentlich ganz simpel seine Warenbestände zu kontrollieren. Mit dem Kassensystem von PosBill wird jeder Vorgang zum Vergnügen.

Die Warenwirtschaft im PosBill Kassensystem – Teil 1

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die integrierte Warenwirtschaft von PosBill Kassensysteme grundsätzlich nutzen können.

Um die Warenwirtschaft in PosBill Kassensoftware zu nutzen müssen zunächst verschieden Daten angelegt werden. Sie benötigen eine Liste der Lieferanten, der Verkaufseinheiten (Flasche, Glas, Krug) und der Bestelleinheiten (Kasten, Flasche, Faß). Wir empfehlen dies zuerst in einer Excel- oder Word Liste anzulegen damit es leichter ist die Übersicht zu behalten.

Excel

Lieferanten, Artikel und Einheiten in Excel / Word vorbereiten

Anhand dieser Liste werden nun die Lieferanten und Einheiten in PosBill angelegt. Füllen Sie für jeden Lieferanten die Maske unter Artikeldaten | Lieferanten aus und legen Sie unter Artikeldaten | Einheiten die verschiedenen Einheiten an.

LF anlegen

Im Backoffice: Artikeldaten | Lieferanten

Einheiten anlegen

Im Backoffice: Artikeldaten | Einheiten - Einkaufseinheit Faßbier

Sie kaufen z.B. Ihr Flaschenbier in einem Kasten zu 24 Flaschen ein – Sie benötigen also eine Einheit die „Kasten 24 Stk.“ lautet. Sie verkaufen allerdings die einzelnen Flaschen und benötigen deshalb auch eine Einheit mit der Bezeichnung „Flasche 0,5 Liter“. Die Aufteilung, wie viel Flaschen Sie aus einem Kasten bekommen, also wie viel Verkaufseinheiten Sie aus einer Bestelleinheit bekommen, wird bei dem Artikel angelegt. Genauso verhält es sich mit Faßbier oder anderen Bestell / Einkaufseinheiten und Verkaufseinheiten. Ein Faß zu 100 Liter ist die Bestelleinheit, die Halbe zu 0,5 Liter ist die Verkaufseinheit.

Einheit Halbe

Im Backoffice: Artikeldaten | Einheiten - Verkaufseinheit Faßbier

Haben Sie alle Lieferanten und Einheiten angelegt, müssen nun die Artikel, die in die Warenwirtschaft einlaufen, bearbeitet werden. Hierfür rufen Sie Artikel für Artikel in der Artikel PLU –Ansicht auf (Artikeldaten | Artikel PLU) und wählen den Artikel mittels „Suchen“ aus. Wechseln Sie auf den Reiter WaWi und setzten den Haken bei „Für den Artikel soll ein Inventurbestand geführt werden“ und stellen die Auswahlfelder für den Inventurbestand entsprechend ein.

Inventurbestand

Bsp. Bitburger Bier: Einkauf in Kasten zu 24 Stk.; Verkauf im Glas

Im Beispiel der “Halbe” ist die Bestelleinheit das 100 Liter Faß, die Verkaufseinheit die 0,5 L Halbe. Die Verkaufseinheit je Bestelleinheit muß dann auf 200 gesetzt werden, da Sie aus einm 100 Liter Faß eben 200 Halbe je 0,5 Liter heraus bekommen.

Die Felder Bestand, Soll-Bestand und Melde-Bestand bedeuten folgendes:
Bestand:
Zeigt Ihnen den aktuellen Bestand des Artikels an. Aktuelle Bons werden dabei berücksichtigt. Diesen Wert sehen Sie auch in der Bestellvorschlags- und Inventurliste.
Soll-Bestand:
Dieser Wert gibt an, welche Menge mindestens verfügbar sein sollte.
Melde-Bestand:
Dieser Wert gibt an, ab welchem Bestand der Artikel in die Bestellvorschlagsliste aufgeführt wird.

Der Haken bei “Kein Verkauf…” wird in diesem Artikel weiter unten erläutert.
Speichern Sie die Einstellungen und gehen zum nächsten Artikel.

Haben Sie alle Artikel eingestellt, haben Sie nun die Möglichkeiten unter Listen / Statistiken Ihre erste Inventurliste bzw. Bestellvorschlagsliste anzeigen lassen oder gleich die erste  Warenbewegung zu buchen. Rufen Sie das Fenster Warenbewegung unter Artikeldaten | Warenbewegung auf. Hier sehen Sie alle Inventurartikel – sortiert nach den Lieferanten.

Wählen Sie den Artikel, den Sie bestellt haben aus (oder dann, wenn die Lieferung erfolgt ist) und tragen sie unten rechts die Menge (Bestelleinheit) ein, die Sie erhalten haben und drücken anschließen auf „ in Liste eintragen“. Die bestellt Menge erscheint nun in der Artikelzeile.

Bestellung 1

Warenbewegung: Artikel wählen | gelieferte Menge RECHTS UNTEN eingtragen (Im Bsp.: 3)

Bestellung 2

Warenbewegung: Nach einem Klick auf "in Liste eintragen" erscheint die Menge beim Artikel

Wenn nun noch die Schaltfläche “Warenbewegung buchen” geklickt wird, wird der Warenzugang beim Artikel zugebucht. Hier erfolgt die Umrechnung “Bestelleinheit x Verkaufseinheit je Bestelleinheit”.

In der Artikel PLU Ansicht (beim bebuchten Artikel) unter WaWi sehen Sie nun eine Bestandsmenge in der Verkaufseinheit sowie in der Inventurliste in der Bestelleinheit.

Bestand nach Bestellung

Inventurbestand beim Artikel (PLU), Reiter WaWi nach einer Warenbewegung

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Im Backoffice: Listen Statistiken, Inventurlisten, Inventurliste

Die Bestellvorschlagsliste im Backoffice unter Listen Statistiken, Inventurlisten Bestellvorschlag gibt Ihnen einen Übersicht welche Bestellungen zu in welcher Menge tätigen müssen um auf den Soll-Bestand zu kommen.

Bestellvorschlagliste

Bestellvorschlagsliste

Kein Verkauf falls de Bestand nicht ausreicht…

Wurde der Haken bei „Kein Verkauf falls der Bestand nicht ausreicht“ gesetzt, kann der Bestand des Artikels nicht ins Minus laufen und der Kellner erhält eineMeldung, dass der Artikel nicht mehr verkauft werden kann.

Meldung Bestand nicht ausreichend

Diese Meldung erscheint selbstverständlich auch auf der PosBill mobile Kasse.

Einkaufswerte definieren…

Um später aussagekräftige Informationen zu erhalten, tragen Sie unter Artikeldaten | Artikel PLU auf dem Reiter „Artikel“ den Einkaufswert des Artikels ein.

Einkaufswert

Einkaufswerte im Backoffice angeben: Arikel (PLU), Reiter Arikel

Diese Werte sehen Sie in den Inventur- bzw. Bestellvorschlagslisten sowie in der Umsatzliste | Wareneinsatz.

Umsatzliste Wareneinsatz

Im Backoffice: Listen Statistiken, Umsatzlisten, Wareneinsatz