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Kassensoftware PosBill Fibu-Export – Step by Step
Verfasst von Gruenvogel unter Häufig gestellte Fragen, Version 7 am 8. November 2011
Um den Fibu-Export in der Kassensoftware PosBill nutzen zu können sind einige Vorbereitungen notwendig:
1) Installation fibuman, 2) Abklärung der Konten und Rahmenpläne mit Steuerberater und Fibuman, 3) Anpassung PosBill Export Maske.
In dieser Anleitung wird lediglich der dritte, letzte Punkt – Anpassung der Kassensoftware PosBill Export Maske beschrieben. Die Einstellungen für den Export findet man im PosBill Backoffice über den Menüpunkt Datenexport, Fibu-Export.
Maske Export - Zeitraum und Speicherortauswahl; Format
Maske Einstellungen - Konten
In der Maske Export kann der Zeitraum der Umsätze in der Kasse bestimmt werden, die nun in eine Exportdatei für Fibuman exportiert werden. In der Regel wird das monatlich durchgeführt, gewählt werden kann aber auch ein kürzer Zeitraum. Es wird der Speicherort bestimmt sowie weitere Infos und das Ascii Format gewählt. Über die Schaltfläte Export starten, wird die Datei mit den ausgewählten Parametern erstellt und im angegebene Speicherort abgelegt. Bevor allerdings der erste Export gemacht werden kann, sind die Werte und Konten in der Maske Einstellungen auszufüllen und zu bestimmen. Diese Informationen erhalten Sie vom Steuerberater und dem Fibuman Support.
Die Konten der nachfolgenden Beschreibung sind demnach Beispielkonten und können so nicht 1:1 übernommen werden.
Zunächst muss gekärt werden, ob es für 19% Umsätze, 7% Umsätze jeweils nur ein gesamtes Erlöskonto gibt, oder ob es notwendig ist für verschiedene Sparten eigene Erlöskonten anzugeben. Diese Grundeinstellung der Maske wird über den kleinen Haken “Warengruppenerlöse auf Erlöskonten zusammenfassen” eingestellt. 1) Bei gesetztem Haken erscheinen bei 3 die zusammengefassten Erslöskonten und das Fenster bei 2 für die einzelnen Artikelgruppen wird deaktiviert.
Ist der Haken in einer leeren Maske gesetzt, müssen die umrahmten Informationen (Konten) bei A und B ausgefüllt und über Einstellung speichern bei C gesichert werden.
Die Konten in der oberen Reihe in A definieren die reinen Erlöskonten für die Merwertsteuerbeträge, also die 19, 7 oder 0% in Euro. Die Reihe darunter sind die Konten der Netto Eurobeträge aus den einzelnen 0, 7 oder 19% Umsätzen, die über die Kasse verkauft wurden. Die Werte in B sind allgemeine Konten, die der Steuerberater definieren muss.
Tätigen Sie also sowohl 19% Umsätze wie auch 7% Umsätze sind bei A die jeweils ersten beiden Felder der oberen und unteren Reihe mit unterschiedlichen Konten auszufüllen. An dieser Stelle muss natürlich gewährt sein, dass die Kasse in ihrer Grundkonfiguration auch doppelte Steuersätze zulässt und die einzelnen Artikeln auch mit dem richtigen Steuerstatz in der Arikeltabele angelegt wurden. Weitere Infos hierzu. Mit einem Klick auf Einstellung speichern sind die Konten definiert und der Export kann durchgeführt werden.
In der Variante mit einzelnen Erlöskonten (Haken nicht gesetzt) sind mehrere Konten bei den jeweiligen Hauptgruppen anzugeben. Die Liste der Hauptgruppen ist idealer weise optimal an den Verkaufsvorgang und den Auswertungsvorgängen angepasst. Das heißt, dass in einer Hauptgruppe Artikel abgelegt sein können, die sowohl 19% und auch 7 oder 0%-tige Steuersätze haben. Zum Beispiel befinden sich unter Souvernirs eine Figur, die mit 19% MwSt hinterlegt ist und ein Buch zum Urlaubsort mit 7% MwSt.
Aus diesem Grund ist es notwendig, der Hauptgruppe Souvenirs 2 Konten (19 und 7 %) zuzuweisen, in dem
1) die Zeile Souvernirs angeklickt wird, sodass Souvenirs in der Zeile darunter angezeigt wird. (1)
2) in das erste Feld rechts daneben das Konto für die 19% Erlöse aus der Gruppe Souvenirs (2)
3) in das zweite Feld das Konto für die 7% Erlöse aus der Gruppe Souvenirs (3)
4) auf die Schaltfläche “Zeile übernehmen” (4) geklickt wird und die gesamte Maske über “Einstellungen speichern” (5) gesichert wird.
5) bei (6) die jweiligen MwSt. Konten der 19 und 7% Umsätze eintragen
Es müssen ALLE Konten in ALLEN Haupgruppen definiert werden
Je nachdem wieviel Hauptgruppen Sie in PosBill angelegt haben MUSS für JEDE Hauptgruppe das Erlöskonto für Umsätze mit 19% Umsätzen, 7% Umsätze und ggf. 0% Umästze definiert werden!! Wenn eine Hauptgruppe nicht definiert ist, wird der Export nicht korrekt durchgeführt. Es müssen ALLE Haupgruppen definiert sein !! Dabei kann ein Erlöskonto auch in mehreren Hauptgruppen angegeben werden.
Sind alle Konten für alle Haupgruppen definiert und sind die Einstellungen über (5) gespeichert, kann ein Export gemacht werden, der dann idealerweise als csv-Datei abgelegt wird (Maske Export). Diese csv-Datei muss nun über eine Fibu-Import-Maske aus novoplan ausgeählt und in die Fibu importiert werden. Die reine csv-Datei lässt sich über Excel öffnen und liefert eben alle Tagesumsätze im angegebenen Zeitraum aufgeschlüsselt nach den einzelnen Konten die angegeben wurden.
Beispiel Export CSV nach dem Posbill Fibu Export
Zusatzinformation:
Eine andere Möglichkeit die Konten der einzelnen Hauptgruppen in der Kassensoftware zu definieren findet man direkt bei den Hauptgruppen im PosBill Backoffic unter Artikeldaten | Hauptgruppen an gekennzeichneter Stelle. Werden hier die Konten zur jeweiligen Hauptgruppen angegeben finden sie sich automatisch in der FiBu Einstellungs Maske wieder. Die Erlöskonten für die MwSt-Beträge können ebenfalls in der Maske Stammdaten | Firmendaten – Reiter Mehrwertsteuer an gekennzeichneter Stelle angegeben werden.
Hauptgruppen - Kontenangabe für die jeweiligen Umsätze
Konten der Mehrwertsteuerbeträge definieren
Neuerungen beim PosBill Kassensystem – FiBu-Export
Verfasst von Franziska unter PosBill Neue Funktionen, Version 7 am 10. Januar 2011
Bei den Gastrokassen von PosBill gibt es wieder viel Neues. Vor allem sticht der neue Prototyp einer Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle ins Auge. Hierfür mussten zwar einige Masken geändert werden, aber der Aufwand hat sich gelohnt. Damit können Sie viel Zeit und Kosten sparen.
Mit der Version 7 hat sich PosBill wieder ein Stück weiterentwickelt. Gemäß dem Motto: Fortschritt ist Bewegung – wurden viele Neuerungen eingearbeitet, die dem Anwender die Arbeit erleichtern sollen. Die Integration des Finanzbuchhaltungsexports in ihre Kassensoftware ist ein weiterer Meilenstein von PosBill. Mit der neuen Schnittstelle, können Sie monatlich die Daten exportieren und z.B. in der Finanzbuchhaltung von fibuman DATEV verwenden.
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Eine weitere Neuerung ist beispielsweise der neue Parameter: Kein Rechnungsdruck bei Sofortrechnung. Wird dieses kleine Häkchen gesetzt, wird keine Rechnung mehr gedruckt, wenn die Funktion Sofortrechnung benutzt wird. Das spart natürlich auch enorm viel Rechnungspapier.
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Weiterhin gibt es im Rechnungsmenü zwei neue Buttons(Knöpfe). Der Erste: Kassenlade öffnen – ist für das manuelle Öffnen der Kassenschublade gedacht. So muss nun nicht immer umständlich die Kasse bedient werden, nur wenn mal neues Wechselgeld eingefüllt werden soll oder ähnliches. Der Zweite: Rechnung für letzten Vorgang drucken – ist ein weiterer Meilenstein, denn er ermöglicht es eine Rechnung mehrfach zu drucken.
Auch das Layout wurde von PosBill nicht vergessen. Hier wurde zum Beispiel der Parameter: Mehrbedienermodus aktivieren eingeführt. Dieser Parameter ist nur im Handels- oder Snackmodus gültig. Bei eingeschaltetem Mehrbedienermodus wird in der Front das Parken und Ausparken abgeschaltet. Alle angemeldeten Bediener werden in einer Leiste oberhalb der Artikel angezeigt. Zwischen den Bedienern kann mit einem Klick gewechselt werden. Der in Arbeit befindliche Vorgang wird automatisch geparkt und bei erneuter Anmeldung wieder aktiviert. Es sind maximal 8 gleichzeitige Bediener zugelassen.
Der Button für die Mitarbeiterwechsel ist aus dem Funktionsmenü entfernt. Stattdessen gibt es im unteren Statusmenü den Button Anmeldung.
Die Buttons für Zusatztext und Zusatzartikel sind in der Handelsversion jetzt freigegeben.
Ein neues Fenster ermöglicht weitere Erleichterungen für den Bediener. In dem Fenster Gegeben wird der Rechnungsbetrag in das Gegeben Feld vorbelegt. Wenn der Kunde passend bezahlt muss der Betrag nicht mehr manuell eingegeben werden.
Eine Kassensoftware für den Lieferservice geeignet
Verfasst von Franziska unter PosBill Neue Funktionen, Version 7 am 9. Dezember 2010
Wieder eine neue Funktion in der PosBill Kassensoftware. PosBill ist nun auch die optimale Wahl für jegliche Art von Lieferservice in der Gastronomie. Mit uns sind die Speisen schnell beim Gast – egal ob bei ihm zuhause oder in Ihrem Restaurant. Egal ob Pizzeria, Schnitzel-Taxi, China-Restaurant oder Sushi-To-Go, das folgende Szenario beschreibt den Ablauf bzw. die neuen Funktionen:
Bei der Pizzeria um die Ecke boomt das Geschäft. Eine Bestellung nach der nächsten. Zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft, fallen etliche außer Haus Lieferungen an. Gerade hier ist es von Vorteil ein gutes Kassensystem im Hintergrund zu haben, denn Außer-Haus-Lieferungen werden nur mit 7 Prozent versteuert. Um nicht jeden Artikel noch einmal neu anlegen zu müssen, hat PosBill nun eine neue Funktion speziell für den Lieferservice eingerichtet. Dazu wurde im Backoffice, in der Maske Parameter, ein weiteres Register hinzugefügt mit dem Namen weitere Parameter. Zusätzlich dazu ist in der Maske Mitarbeiter ein neuer Mitarbeiterstatus hinzu gekommen, der ‚ Auslieferungsfahrer‘.
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Ist das Häkchen bei ‚Modus für Kundenbestellung aktivieren‘ gesetzt, wird in der Front der Button ‚Neuer Tisch‘ in ‚Neue Bestellung‘ umbenannt und hat ein anderes Verhalten. Beim Klick auf ‚Neue Bestellung‘ öffnet sich eine neue Maske für die Kundenzuordnung.
In dieser Maske kann in allen Feldern und Kombinationen gesucht werden. Die ESC Taste löscht die Eingaben. Mit ‚Übernehmen‘ wird ein neuer Tisch erzeugt der automatisch den Außer-Haus-Status erhält und entsprechend der Parameter angezeigt wird. Aus dieser Maske heraus kann auch eine neue Adresse erfasst werden.
Die Taste ‚Außer Haus Tisch‘ hat jetzt einen geänderten Funktionsablauf.
Der Außer-Haus-Status des Tisches bleibt jetzt erhalten. Alle weiteren Posten, die auf diesen Tisch gebucht werden, sind im Außer Haus Status, allerdings nur dann wenn ein für den Artikel ein Außer-Haus- Steuersatz bestimmt wurde. Die Umschalt-Funktion bleibt erhalten (Außer Haus an oder aus). Die Tischanzeige wird bei manueller Außer-Haus-Zuweisung ebenfalls angepasst und erhält den Status ‚abholen‘.
Doch keine Sorge – ein Klick, auf einen leeren Tisch-Button, öffnet, wie vorher auch, das Fenster Neuer Tisch.
Wer möchte kann zudem beim Drucken der Rechnung einen Auslieferungsfahrer abfragen lassen.
Die Abfrage erscheint automatisch wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Es ist mehr als ein Mitarbeiter als Auslieferungsfahrer gekennzeichnet (Mitarbeiter). Ist nur ein Mitarbeiter als Fahrer gekennzeichnet, wird dieser ohne Abfrage zugewiesen.
- Der abzurechnende Tisch ist ein Außer-Haus-Tisch mit dem Status ‚Bringen‘ und ein Kunde ist zugewiesen.
WICHTIG!
Es ist nicht möglich einen Fahrer bereits im Vorhinein festzulegen. Die Fahrerzuweisung kann ausschließlich bei der Rechnungserstellung erfolgen.
Die ideale Lösung für Kassen in der Gastronomie (Pizza, Schnitzel, Sushi) mit Lieferservice
Artikel anlegen und bearbeiten, direkt in der Kassensoftware über den Touchmonitor
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 7 am 20. Mai 2010
Sie können in der PosBill Kassensoftware ab Version 7 die Artikel direkt beim Verkaufsvorgang anlegen, ohne in den Bürobereich wechseln zu müssen. Das Anlegen der Artikel kann ohne Maus und Tastatur direkt über den Touchmonitor erfolgen.
Es können sowohl neue Artikel angelegt werden als auch bestehende geändert. Über die Funktion Suchen kann der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Zusätzlich können zu den Artikeln in der Touchkasse Zwangsabfragen für die Garungsart oder Preise für kleine oder große Portionen hinterlegen.
Die Warenwirtschaft im PosBill Kassensystem – Teil 1
Verfasst von Gruenvogel unter Allgemein, Version 7 am 29. April 2010
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die integrierte Warenwirtschaft von PosBill Kassensysteme grundsätzlich nutzen können.
Um die Warenwirtschaft in PosBill Kassensoftware zu nutzen müssen zunächst verschieden Daten angelegt werden. Sie benötigen eine Liste der Lieferanten, der Verkaufseinheiten (Flasche, Glas, Krug) und der Bestelleinheiten (Kasten, Flasche, Faß). Wir empfehlen dies zuerst in einer Excel- oder Word Liste anzulegen damit es leichter ist die Übersicht zu behalten.
Lieferanten, Artikel und Einheiten in Excel / Word vorbereiten
Anhand dieser Liste werden nun die Lieferanten und Einheiten in PosBill angelegt. Füllen Sie für jeden Lieferanten die Maske unter Artikeldaten | Lieferanten aus und legen Sie unter Artikeldaten | Einheiten die verschiedenen Einheiten an.
Im Backoffice: Artikeldaten | Lieferanten
Im Backoffice: Artikeldaten | Einheiten - Einkaufseinheit Faßbier
Sie kaufen z.B. Ihr Flaschenbier in einem Kasten zu 24 Flaschen ein – Sie benötigen also eine Einheit die „Kasten 24 Stk.“ lautet. Sie verkaufen allerdings die einzelnen Flaschen und benötigen deshalb auch eine Einheit mit der Bezeichnung „Flasche 0,5 Liter“. Die Aufteilung, wie viel Flaschen Sie aus einem Kasten bekommen, also wie viel Verkaufseinheiten Sie aus einer Bestelleinheit bekommen, wird bei dem Artikel angelegt. Genauso verhält es sich mit Faßbier oder anderen Bestell / Einkaufseinheiten und Verkaufseinheiten. Ein Faß zu 100 Liter ist die Bestelleinheit, die Halbe zu 0,5 Liter ist die Verkaufseinheit.
Im Backoffice: Artikeldaten | Einheiten - Verkaufseinheit Faßbier
Haben Sie alle Lieferanten und Einheiten angelegt, müssen nun die Artikel, die in die Warenwirtschaft einlaufen, bearbeitet werden. Hierfür rufen Sie Artikel für Artikel in der Artikel PLU –Ansicht auf (Artikeldaten | Artikel PLU) und wählen den Artikel mittels „Suchen“ aus. Wechseln Sie auf den Reiter WaWi und setzten den Haken bei „Für den Artikel soll ein Inventurbestand geführt werden“ und stellen die Auswahlfelder für den Inventurbestand entsprechend ein.
Bsp. Bitburger Bier: Einkauf in Kasten zu 24 Stk.; Verkauf im Glas
Im Beispiel der “Halbe” ist die Bestelleinheit das 100 Liter Faß, die Verkaufseinheit die 0,5 L Halbe. Die Verkaufseinheit je Bestelleinheit muß dann auf 200 gesetzt werden, da Sie aus einm 100 Liter Faß eben 200 Halbe je 0,5 Liter heraus bekommen.
Die Felder Bestand, Soll-Bestand und Melde-Bestand bedeuten folgendes:
Bestand:
Zeigt Ihnen den aktuellen Bestand des Artikels an. Aktuelle Bons werden dabei berücksichtigt. Diesen Wert sehen Sie auch in der Bestellvorschlags- und Inventurliste.
Soll-Bestand:
Dieser Wert gibt an, welche Menge mindestens verfügbar sein sollte.
Melde-Bestand:
Dieser Wert gibt an, ab welchem Bestand der Artikel in die Bestellvorschlagsliste aufgeführt wird.
Der Haken bei “Kein Verkauf…” wird in diesem Artikel weiter unten erläutert.
Speichern Sie die Einstellungen und gehen zum nächsten Artikel.
Haben Sie alle Artikel eingestellt, haben Sie nun die Möglichkeiten unter Listen / Statistiken Ihre erste Inventurliste bzw. Bestellvorschlagsliste anzeigen lassen oder gleich die erste Warenbewegung zu buchen. Rufen Sie das Fenster Warenbewegung unter Artikeldaten | Warenbewegung auf. Hier sehen Sie alle Inventurartikel – sortiert nach den Lieferanten.
Wählen Sie den Artikel, den Sie bestellt haben aus (oder dann, wenn die Lieferung erfolgt ist) und tragen sie unten rechts die Menge (Bestelleinheit) ein, die Sie erhalten haben und drücken anschließen auf „ in Liste eintragen“. Die bestellt Menge erscheint nun in der Artikelzeile.
Warenbewegung: Artikel wählen | gelieferte Menge RECHTS UNTEN eingtragen (Im Bsp.: 3)
Warenbewegung: Nach einem Klick auf "in Liste eintragen" erscheint die Menge beim Artikel
Wenn nun noch die Schaltfläche “Warenbewegung buchen” geklickt wird, wird der Warenzugang beim Artikel zugebucht. Hier erfolgt die Umrechnung “Bestelleinheit x Verkaufseinheit je Bestelleinheit”.
In der Artikel PLU Ansicht (beim bebuchten Artikel) unter WaWi sehen Sie nun eine Bestandsmenge in der Verkaufseinheit sowie in der Inventurliste in der Bestelleinheit.
Inventurbestand beim Artikel (PLU), Reiter WaWi nach einer Warenbewegung
Im Backoffice: Listen Statistiken, Inventurlisten, Inventurliste
Die Bestellvorschlagsliste im Backoffice unter Listen Statistiken, Inventurlisten Bestellvorschlag gibt Ihnen einen Übersicht welche Bestellungen zu in welcher Menge tätigen müssen um auf den Soll-Bestand zu kommen.
Bestellvorschlagsliste
Kein Verkauf falls de Bestand nicht ausreicht…
Wurde der Haken bei „Kein Verkauf falls der Bestand nicht ausreicht“ gesetzt, kann der Bestand des Artikels nicht ins Minus laufen und der Kellner erhält eineMeldung, dass der Artikel nicht mehr verkauft werden kann.
Diese Meldung erscheint selbstverständlich auch auf der PosBill mobile Kasse.
Einkaufswerte definieren…
Um später aussagekräftige Informationen zu erhalten, tragen Sie unter Artikeldaten | Artikel PLU auf dem Reiter „Artikel“ den Einkaufswert des Artikels ein.
Einkaufswerte im Backoffice angeben: Arikel (PLU), Reiter Arikel
Diese Werte sehen Sie in den Inventur- bzw. Bestellvorschlagslisten sowie in der Umsatzliste | Wareneinsatz.
Im Backoffice: Listen Statistiken, Umsatzlisten, Wareneinsatz
Erkennung von Waagen-Barcodes in der Kassensoftware
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Handelskassen, Version 7 am 1. April 2010
Es gibt diverse Möglichkeiten Waagen-Barcodes in der Kassensoftware PosBill oder im Kassensystem zu scannen. Das hängt ganz davon ab ob die Waage Codes mit Artikelnummer und Preis, Preis oder Gewicht ausgibt. Alle 3 Fälle können im PosBill Kassensystem ab Version 7.1 gelöst werden. Anbei 3 Beispiele
1. Der Artikel ist bereits in PosBill mit der Waagen-Artikelnummer angelegt und es sollen automatisch der Artikelpreis und der Artikel gescannt werden. Den Artikel können Sie direkt in der Artikeltabelle der PosBill Kassensoftware anlegen. Die ersten 3 Stellen des Barcodes sind ein interner Code. Die Artikelnummer finden Sie an Stell 4-7, in unserem Fall hat der Gouda also die Nummer 1727. Wenn der Preis im Artikel enthalten ist muss dieser mit dem Betrag 0 angelegt werden.
Barcode Käse in Kassensoftware
Ihr PosBill Kassensystem hat sowohl den Preis als auch den Artikel automatisch erkannt.
2. Der Artikel kann dem Kassensystem von der Waage nur mit dem Gewicht und ohne Preis geliefert werden, die Artikelnummer ist aber im EAN-Code enthalten. In diesem Fall legen Sie in der Kasse bitte den Artikel mit dem Kilogramm-Preis an. In unserem Fall kostet die Poulet Brust je Kilo EUR 12.
Der Artikel mit dem Gewicht wurde in der Kassensoftware automatisch erkannt. Der korrekte Preis 0,461 x EUR 12 = EUR 5,53 wurde ermittelt.
3. Die Waage liefert den Kassensystemen lediglich einen Betrag ohne sinnvolle Artikelnummer. Sie müssen dann den Artikel anlegen und mit 0-Preis eingeben. Bevor Sie den Preis scannen muss der Artikel im Kassensystem über das Touchlayout oder die Artikelnummer manuell ausgewählt werden.
Wenn Sie im Kassensystem den Artikel Blaue Trauben ausgewählt haben, geht das Fenster mit der Preiseingabe auf. Sie haben jetzt den Preis vom EAN-Code gescannt.
Durch diese 3 aufgezeigten Möglichkeiten können sie fast alle Waagen-Varianten in Ihrer Handelskasse ohne mögliche Fehleingaben berücksichtigen.
Zusammenfassen der Artikel in der Anzeige der Kassensoftware oder bei Rechnung Splitten
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 7 am 16. Dezember 2009
Ab PosBill Kassensoftware Version 7 haben Sie die Möglichkeit die Artikel beim Rechnung Splitten zu sortieren oder in der Anzeige der Kassensoftware zusammenzufassen. Bei Gesellschaften ist es wichtig einen besseren Überblick der gebuchten Artikel zu bekommen, ohne dass die Reihenfolge der Buchungen verlorengeht.
Mit einem Klick auf das Statusfenster der Bondetails können Sie im Kassensystem diese Ansicht herstellen.
Im Bereich des Rechnung Splitten werden die Artikel nach Warengruppen unterteilt und innerhalb der Warengruppen sortiert nach Artikelnummer.
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