Archiv für Kategorie PosBill Neue Funktionen
Kassensoftware PosBill: Installation eines A4 Druckers
Verfasst von Gruenvogel unter Tips&Tricks-PosBill, Version 6 am 16. April 2010
Um einen A4 Drucker in Ihr Posbill Kassensystem zu integrieren müssen Sie zuerst die Druckertreiber auf Ihren Computer installieren.
Wenn dies erfolgt ist muss er nur noch im Backoffice der Kassensoftware eingestellt werden.
Systemparameter –> Drucker
Einfach eine individuelle Druckererkennung eingeben (z.B. A4).
3 Haken setzten wie in der Abbildung oben.
Als Windowsdrucklayout einfach das im Dokumenteneditor erstellte Rechnungslayout einfügen. (z.B. Rechnung mit Kopf)
–>Speichern
Als nächstes muss nur noch der Drucker in der PosBill Printersteuerung eingestellt werden.
Mit ALT+TAB gelangen Sie in die Printersteuerung. Klicken Sie dort auf
–> Drucker einrichten
1. Drucker in der Kassensoftware wählen
2. Haken setzten
3. Standardlayouts wählen
4. Treiber Ihres Druckers wählen und den Haken bei “Treiber ist ein Nur Text Treiber” setzen.
Speichern und fertig
Um auf eine Rechnung auf A4 zu drucken.
In der Kassenfront
Rechnung –> Rechnung drucken
1. Zahlungsweg wählen
2. Rechnungsdrucker = A4
3. Drucken
Erkennung von Waagen-Barcodes in der Kassensoftware
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Handelskassen, Version 7 am 1. April 2010
Es gibt diverse Möglichkeiten Waagen-Barcodes in der Kassensoftware PosBill oder im Kassensystem zu scannen. Das hängt ganz davon ab ob die Waage Codes mit Artikelnummer und Preis, Preis oder Gewicht ausgibt. Alle 3 Fälle können im PosBill Kassensystem ab Version 7.1 gelöst werden. Anbei 3 Beispiele
1. Der Artikel ist bereits in PosBill mit der Waagen-Artikelnummer angelegt und es sollen automatisch der Artikelpreis und der Artikel gescannt werden. Den Artikel können Sie direkt in der Artikeltabelle der PosBill Kassensoftware anlegen. Die ersten 3 Stellen des Barcodes sind ein interner Code. Die Artikelnummer finden Sie an Stell 4-7, in unserem Fall hat der Gouda also die Nummer 1727. Wenn der Preis im Artikel enthalten ist muss dieser mit dem Betrag 0 angelegt werden.
Barcode Käse in Kassensoftware
Ihr PosBill Kassensystem hat sowohl den Preis als auch den Artikel automatisch erkannt.
2. Der Artikel kann dem Kassensystem von der Waage nur mit dem Gewicht und ohne Preis geliefert werden, die Artikelnummer ist aber im EAN-Code enthalten. In diesem Fall legen Sie in der Kasse bitte den Artikel mit dem Kilogramm-Preis an. In unserem Fall kostet die Poulet Brust je Kilo EUR 12.
Der Artikel mit dem Gewicht wurde in der Kassensoftware automatisch erkannt. Der korrekte Preis 0,461 x EUR 12 = EUR 5,53 wurde ermittelt.
3. Die Waage liefert den Kassensystemen lediglich einen Betrag ohne sinnvolle Artikelnummer. Sie müssen dann den Artikel anlegen und mit 0-Preis eingeben. Bevor Sie den Preis scannen muss der Artikel im Kassensystem über das Touchlayout oder die Artikelnummer manuell ausgewählt werden.
Wenn Sie im Kassensystem den Artikel Blaue Trauben ausgewählt haben, geht das Fenster mit der Preiseingabe auf. Sie haben jetzt den Preis vom EAN-Code gescannt.
Durch diese 3 aufgezeigten Möglichkeiten können sie fast alle Waagen-Varianten in Ihrer Handelskasse ohne mögliche Fehleingaben berücksichtigen.
Kundenstamm mit Depotverwaltung im Kassensystem
Verfasst von Gruenvogel unter Tips&Tricks-PosBill, Version 6 am 12. März 2010
Die Verwaltung von Stammgästen oder Mitgliedern ist in einer Gastronomie Kassensoftware immer wichtiger geworden. Die Gründe hierfür sind vielfälltig:
Clubs (Golfclub, Yachclubs, Sportvereine) arbeiten häufig mit Mitgliedsnummern und geben ihren Mitglieder eventuell einen Kreditrahmen, der dann regelmäßig ausgeglichen wird. Das dabei der Name auf dem Bon erscheint und auf der Rechnung zusätzlich der aktuelle Kredit- / Guthabenbetrag ausgewiesen wird, kann sehr hilfreich für den Ablauf und für die Transparenz mit dem Mitglied sein. Die Nutzung von entsprechenden Magnet- Mitgliedkarten identifizieren dabei das jeweilige Mitglied.
Persönlichkeiten (Regional oder auch Überreginal) möchte man eventuell im Restaurant besonders indivuell bedienen. Da ist es wichtig, dass der Kellern z.B sehen kann, welchen Wein der Gast zuletzt gewählt hat oder der Koch die Information erhält, dass dieses Gericht für diesen Kunden bestimmt ist. So kann er eventuell gleich einen “besonderen Gruß” mit schicken.
Anderweitig können bestimmte Gäste mit einem Rabatt “ausgestattet” werden, der dann bei jedem Besuch automatisch berücksichtig wird.
Ein modernes Kassensystem, welches eine umfangreiche Stammgastverwaltung beinhaltet, kann dem Gastronom neue Möglichkeiten liefern, wie er persönlicher und damit freundlicher mit seinen wiederkehrenden Kunden umgehen kann.
Im PosBill Kassensystem können Sie diese Anforderungen einfach und effizient umsetzen.
Einen Kunden im Backoffice anlegen:
Adressen: Anlegen eines neuen Kunden oder Änderung eines bestehenden Kunden vornehemen
Titel: Anlegen von Zusatztitel (Dr. Prof. usw.)
Anrede: Es sind schon Briefanreden hinterlegt, es können aber neue angelegt oder bestehene verändert werden.
Selektion: Anlegen von Selektion (Auswahl) Kriterien.
// Adresse
Legen Sie Ihre Gastadressen an. Anreden und Titel können Sie in separaten Menüpunkten anlegen. Über ein Auswahlmenü können diese zugeordnet werden. Ebenso können Sie ein Bild des Gastes hinterlegen. Wenn der Gast einem Tisch zugeordnet wird, sehen Sie den Gastnamen in der Tischübersicht, das Bild falls vorhanden und die Gastadresse wird automatisch auf der Rechnung gedruckt. Stammgästen kann auch ein Kundenrabatt eingeräumt werden. Der Rabatt gilt für alle rabattfähigen Artikel.
// Persönliche Daten
Hier können Sie Telefonnummern, Email Adresse Geburtsdatum usw anlegen. Bei einem Firmenkunden besteht sogar die Möglichkeit Umsatzsteuer ID usw. zu hinterlegen. Persönliche Daten erscheinen nicht auf den Bons oder Rechnungen. Ausserdem kann die „Einzugsermächtigung aktiv gesetzt werden“.
Dort können Sie die Bankdaten des Kunden hinterlegen.
// Selektion
Unter dem Punkt Selektion, werden vorher angelegte Auswahlkriterien aktiviert oder deaktiviert. Dies eignet sich besonders für das erstellen von Serienbriefen.
// Historie
Hier werden alle Besuche und Umsätze des Kunden angezeigt.
//Depotverwaltung
Es besteht die Möglichkeit für jeden Kunden eine Depotverwaltung zu nutzen. Entwerder auf Guthabenbasis oder mit einem Kreditlimit. In diesen Fenster können Sie sich alle Buchungen des Depots anzeigen lassen. Im oberen Rechten Eck sehen Sie den aktuellen Saldo des Depots.
Nun müssen Sie lediglich noch die vorgesehen Zahlart für die Depotverwaltung unter den Stammdaten zuweisen
Zahlartzuweisung für Depotverwaltung
Die Nutzung der Gastverwaltung in der Kassenfront:
In der Kassenfront können Bedienungen ebenfalls Kunden anlgegen. Die Maske für einen neuen Kunden kann komplett über den Touch-Monitor bedient werden und ist mit der Maske “Adresse” (s. Bild weiter oben) identisch.
Im PosBill Kassensystem gibt es zwei Varianten, wie Sie mit den angelegten Gästen umgehen können.
1. Sie legen einen Tisch für den Gast an. D.h., dass der Gast an keinem Tisch sitzt, sondern er selbst (der Gast – Kurzname) der Tischname ist.
2. Sie ordnen einen Tisch (eine vorhandene Tischnummer) einem angelegten Gast zu. Diese Variante ist natürlich auch von allen PosBill Mobil Kassen möglich.
Tisch einem Gast zuordnen: Gast bekommt ausgewählten Tisch zugeordnet alle Buchungen auf diesem Tisch werden auf den Gast gebucht.
Neu Adresse ohne Tischzuordnung: Neuen Gast anlegen ohne einen Tisch zuzuweißen
Neue Adresse mit Tischzuordnung: Neuen Gast anlegen und gleichzeitig ausgewählten Tisch zuordnen
Depot Einzahlung: Wen für den (dem zugeordneten Tisch) Gast ein Depot aktiviert ist kann hier eine Einzahlung vorgenommen werden.
Unter „Tisch einem Gast zuordnen“ wird der ausgewählte Tisch einem Gast zugeordnet.
Für beide Varianten gilt, dass nun alle Buchungen in die Historie des Gastes gespeichert werden.
Der Gastname ist auf dem Bon ersichtlich.
Bei der Rechnung kann jetzt entschieden werden ob er Bar zahlt oder sein Depot verwendet werden soll.
Rechnung –> Rechnung drucken dann die Zahlart auswählen. In unserem Beispiel verwenden wir das Depot.
Auf der Rechnung wird nun der Kundenname, Adresse und der neue Depotstand angezeigt.
Meldung bei ungenügender Deckung Meldung bei nicht aktivierter Depotverwaltung
Natürlich können Sie die Zuordnung von Gästen auch über das mobile Kassensystem von PosBill bewerkstelligen.
Wie stelle ich 7% MwSt. in der Kassensoftware für den Ausser Haus Verkauf ein?
Verfasst von Gruenvogel unter Häufig gestellte Fragen, Version 6 am 19. Februar 2010
In jeder Gastronomie kommt es vor das Kunden Essen auch nur mal abholen und das Essen mit ins Büro oder nach Hause nehmen wollen. Auch hier hat sich die PosBill Kassensoftware etwas einfallen lassen.
Einstellungen im Backoffice:
Als erstes wird unter den Stammdaten / Firmendaten / Mehrwertsteuer die 7% für den „Außer Haus“ Verkauf im Kassensystem aktiviert.
Einstellungen für den ermäßigten Steuersatz
Schlüssel 1 = 19
Schlüssel 2 = 7
MwSt Schlüssel für Außer-Haus-Verkauf = 2
Nun muss noch jeder Artikel der der für 7% verkauft werden will als „Außer Haus Verkauf“ Artikel markiert werden.
Unter Artikeldaten / Artikel (PLU)
Mit Vor und Rück gewünschten Artikel auswählen dann auf das Register „Parameter“.
Dort den Haken bei „Dieser Artikel hat einen außer Haus Steuersatz“ setzten.
Parameter Einstellungen des Artikels
Es kann auch gleich eine ganze Hauptgruppe freigegeben werden.
Artikeldaten / Pauschale Artikeländerung
Pauschale Artikeländerungen
Haken setzten für alle Artikel und Gruppe auswählen. Nun sind alle Artikel der ausgewählten Gruppe frei.
Es kann noch unter Systemparameter / Parameter eingestellt werden ob ein ganzer Tisch oder nur einzelne Artikel für „Außer Haus“ ausgewählt werden.
In der Kassenfront kann nun jeder freigegebene Artikel mit einem Knopfdruck auf 7%MwSt. eingestellt werden.
Außer-Haus-Taste im Frontoffice
Erst Tisch anwählen / Rechts oben Artikel auswählen und dann Links unten als „Außer Haus Artikel“ markieren. (vor dem Artikel erscheint nun ein „<“ Zeichen)
Auf der Rechnung wird nun der oder die ausgewählten Artikel extra mit 7% MwSt. ausgewiesen.
Natürlich funktioniert dies auch auf den PosBill Mobile.
Außer-Haus-Funktion Mobile
Artikel auswählen / Funktion / Außer Haus Artikel
Gutscheinverwaltung in Posbill Kassensoftware
Verfasst von Gruenvogel unter Kassensysteme, PosBill Neue Funktionen, Tips&Tricks-PosBill, Version 6 am 3. Februar 2010
In der PosBill Kassensoftware haben sie die Möglichkeit mit einer umfangreichen, aber trotzdem einfach zu bedienenden Gutscheinverwaltung zu arbeiten. Es gibt mehrere Möglichkeiten die Gutscheinverwaltung Ihrer Kasse zu nutzen. In vielen Regionen in Deutschland ist das Gutscheinbuch verbreitet. Der Gast erhält hierbei meistens das günstigere Gericht seiner Bestellung kostenlos. PosBill bietet eine einfache Möglichkeit diesen Vorgang so abzuwickeln, dass das Gutschein-Essen
- in der Küche boniert wird
- der Bestand- und Statistikwert berücksichtigt wird
- der eingelöste Gutschein in der Tagesabrechnung und in der Posbill Gutscheinverwaltung erkennbar ist
- auf der Rechnung des Gasts das Einlösen des Gutscheines ausgewiesen wird
Um einen beliebigen Artikel (z.B. das günstigere Essen) als Gutschein zu buchen gehen Sie wie folgt vor:
In der Kassenfront auf den Tisch –> gewünschten Artikel auswählen
(im unteren Teil wird der ausgewählte Artikel angezeigt)
Anschließen tippen Sie am linken Rand auf “Extras” und dann auf “Artikel als Gutschein buchen”
.
In diesem Fall wird der Artikel gebucht und als Gutschein gegen gebucht.
Natürlich ist das buchen von Gutscheinartikeln auch über die mobile Kassensysteme von PosBill möglich!
Viele Gastronomiebetriebe bieten den Verkauf von Gutscheinen an, die dann z.B. als Geschenkgutscheine für einen Geburtstag verwendet werden. PosBill bietet seinen Kunden hierfür eine umfangreiche und komfortable Gutscheinverwaltung an mit der der Gastronom
- Gutscheine mit eigenen Designs (Geschenk, Weihnachten, Ostern etc.) aus dem PosBill Kassensystem drucken kann
- Gutscheine mit festem Geldwert für die Ausgabe vorbereiten kann. Der Mitarbeiter verkauft eine bereits ausgedruckten Gutschein
- Gutscheine mit individuellem Geldwert und Design am POS erstellen und verkaufen kann
- Alle Gutscheinaktivitäten (wann erstellt, wann verkauft, wann eingelöst, Anzahl der noch nicht eingelösten Gutscheine, etc.) in der Gutscheinverwaltung im Blick hat
Um einen Gutschein ausdrucken zu können, muss ein A4 Drucker in das Posbill Kassensystem oder am Büro-PC installiert sein. Um einen Gutschein mit einem individuellem Gutscheinbetrag zu erstellen, gehen sie wie folgt vor:
Einen Tisch anwählen –> Extras –> Gutschein Drucken
- Betrag eingeben
- Drucklayout wählen (Im Dokumenteneditor können unterschiedliche Designs erstellt werden)
- Wenn erwünscht kann der Gutschein personalisiert werden. Hierfür müssen dann im Dokumenteneditor die entsprechenden Felder in das Gutscheinlayout eingefügt werden (s. Bild unten)
- Gutschein drucken
Posbill vergibt automatisch eine Gutscheinnummer die beim Einlösen des Gutscheins abgefragt wird.
Wenn der Gutschein nun eingelöst wird muss lediglich die Gutscheinnummer eingegeben werden. Damit ist sichergestellt, dass kein falscher Betrag gebucht wird. Das Arbeiten mit Gutscheinnummern verhindert auch, dass ein Gutschein fälschlicher Weise 2 mal eingelöst werden kann oder gefälschte Gutschein in Umlauf kommen. Wird eine Gutscheinnummer ein zweites Mal eingegeben erscheint die Meldung, dass diese Gutschein bereits eingelöst wurde oder das kein Gutschein mit der entsprechenden Nummer exisitert.
Im einen Gutschein einzulösen, gehen Sie wie folgt vor:
Einen Tisch anwählen, Extra –> Gutschein einlösen –> Gutscheinnummer eingeben
Es wird automatisch der Betrag jener Gutscheinnummer vom Rechnungsbetrag abgezogen.
Wie auch bei den Gutscheinartikeln ist das Einlösen von Gutscheinen mit Nummer auch über die mobilen Kassensysteme sehr komfortabel möglich.
Die Gutscheinverwaltung kann im Backoffice unter Systemparameter –> Gutscheine –> Gutscheine verwalten geöffnet werden.
In der Posbill Gutscheinverwaltung können Sie den Status jedes Gutscheines überprüfen. Wann wurde er ausgegeben evtl. an wen, welcher Betrag, von wem wurde er ausgestellt, wann wurden die Gutscheine eingelöst etc.
Kassensoftware PosBill 6.7 – Varianten in Bestellvorschlagsliste
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 6 am 27. Dezember 2009
Ab Kassensoftware Version 6.7 werden auch die Varianten der Artikel in der Bestellvorschlagsliste mit aufgeführt. Varianten sind Artikel, die es in verschiedenen Ausführungen gibt. Im Textilbereich gibt es T-Shirts in verschiedenen Größen L, XL, XXL…. Gerade im Bereich der Kassensoftware für den Handel werden die Varianten immer bedeutsamer.
Angelegt werden die Varianten wie bekannt im Artikelstamm unter “Zusatzauswahl für Rechnungstext”.
In älteren Versionen von PosBill wurde als Bezeichnung bisher lediglich der Rechnungstext verwendet, allerdings nicht die Zusatzauswahl. Ab sofort finden Sie in Ihrem Kassensystem den Rechnungstext kombiniert mit der Zusatzauswahl auf der Bestellvorschlagsliste.
Zusammenfassen der Artikel in der Anzeige der Kassensoftware oder bei Rechnung Splitten
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 7 am 16. Dezember 2009
Ab PosBill Kassensoftware Version 7 haben Sie die Möglichkeit die Artikel beim Rechnung Splitten zu sortieren oder in der Anzeige der Kassensoftware zusammenzufassen. Bei Gesellschaften ist es wichtig einen besseren Überblick der gebuchten Artikel zu bekommen, ohne dass die Reihenfolge der Buchungen verlorengeht.
Mit einem Klick auf das Statusfenster der Bondetails können Sie im Kassensystem diese Ansicht herstellen.
Im Bereich des Rechnung Splitten werden die Artikel nach Warengruppen unterteilt und innerhalb der Warengruppen sortiert nach Artikelnummer.
Anzeige von Tischen für Kellner
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 6 am 27. November 2009
Sie haben in PosBill Kassensoftware die Möglichkeit verschiedene Ansichten für die Kellner zu wählen. Generell arbeiten die Kellner im Tischschutz und sollen nicht auf die Tische anderer Kellner im Kassensystem zugreifen können. Das ist eine Einstellung, die Ihnen die wenigsten Probleme bei der Abrechnung bereitet. Diese Einstellung kann im Bürobereich unter Stammdaten / Personal / Mitarbeiter / Einstellungen vorgenommen werden.
Jeder Kellner hat in der Kassensoftware jetzt nur noch auf seine eigenen Tische Zugriff, nur der Manager kann alle Tische sehen und bearbeiten. Wenn Sie diese Einstellung nicht wünschen, kann der Tischschutz deaktiviert werden. Dann hat jeder Kellner nur seine eigenen Tisch im Überblick, wenn er aber eine Tischnummer eines anderen Kellners eingibt, kann er auch diese Tische bearbeiten. Den Umsatz auf dem Kellnerabschlag, hat der Mitarbeiter, der den Tisch kassiert hat.
In kleineren Betrieben ist es manchmal gewünscht, dass alle Kellner alle Tisch angezeigt bekommen, auch wenn Sie nicht Manager sind. Diese Einstellung kann unter Systemparameter / Parameter / Layout vorgenommen werden. Setzen Sie bei Auch alle Tische ohne Tischschutz anzeigen ein Häkchen. Jeder Kellner bekommt jetzt die komplette Tischübersicht angezeigt.
Artikelimport in das PosBill Kassensystem
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 6 am 10. Oktober 2009
Artikel können in PosBill Kassensoftware importiert werden. Das ist sinnvoll, wenn Sie Daten aus einem Altsystem übernehmen wollen. Der Import in eine bestehende Datenbank will gut überlegt sein. Wenn Sie z.B. unter Artikelnummer 100 aktuell eine Cola im System haben und in der Importdatei der Artikel 100 ein Schnellhefter ist, werden die Daten überschrieben sollte das angehakt sein. Die Umsätze und Warenbewegungen der Vergangenheit laufen dann auf die neue Artikelbezeichnung. Wenn Sie die Artikel importieren sollten Sie möglichst viele Zuordnungen vornehmen. Damit diese nicht versehentlich doppelt gemacht werden können, werden bereits zugeordnete Variablen im linken Bereich Grün hinterlegt. Wenn in Ihrer Import-Datei keine Artikelnummern hinterlegt sind, können diese automatisch erzeugt werden.
Als zusätzliche Option können Sie verhindern, dass bereits bestehende Artikel mit neuen Werten überschrieben werden. Bei einem Erstimport sollten dagegen alle bestehenden Artikel, Rezepturen… in der Kassensoftware gelöscht werden. Somit sind nach dem Import nur die Artikel und Warengruppen der Import-Datei existent. Machen Sie auf jedem Fall vor jedem Import eine Datensicherung!
Anzeige von Fremdwährungen auf der Rechnung des Kassensystems
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Version 5 am 28. September 2009
In Grenzregionen oder in Ländern wie z.B. der Schweiz ist es wichtig, dass dem Gast der Gesamtbetrag als Alternative in einer 2. Währung angezeigt wird. In der PosBill Kassensoftware können Sie im Bereich Back Office / Stammdaten / Firmenadresse / Bankverbindung können bis zu 3 Währungssymbole mit einem Umrechnungskurs hinterlegt werden.
Die eingegebenen Währungen mit dem Umrechnungskurs erscheinen zusätzlich zum Zahlbetrag der Standard-Währung auf der Rechnung. Wichtig ist es, dass die Zahlbeträge in Fremdwährung auch im Rechnungslayout hinterlegt werden. Das können Sie unter Listen und Statistik / Drucklayouts / Rechnungslayouts. Laden Sie das verwendete Layout und fügen Sie die benötigten Variablen unter dem Reiter Zahlbetrag ein. Bei 2 Fremdwährungen wären das die Variablen [V30] und [V31]. Wenn Sie das Rechnungslayout individuell verändern, dieses bitte unter einem neuen Namen Speichern und in der Druckersteuerung als neues Layout hinterlegen.
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