Archiv für Kategorie Häufig gestellte Fragen
Mitarbeiter und Berechtigungen im PosBill Kassensystem anlegen
Verfasst von Gruenvogel unter Allgemein, Häufig gestellte Fragen, Tips&Tricks-PosBill am 23. Juli 2010
Unsere PosBill Kassensoftware ermöglicht es auf sehr einfache Art neue Mitarbeiter, die mit der Kasse arbeiten, selbstständig anzulegen und die gewünschten Berechtigungen zu vergeben.
Grundsätzlich ist 1 Mitarbeiter, der Manager, mit vollen Zugriffsrechten in der Grundinstallation angelegt und hat das Kennwort “1″.
Mit diesem Benutzer können im Backoffice neue Mitarbeiter angelegt werden. Über das Backoffice Menü: Stammdaten | Personal | Mitarbeiter kann über die Schaltfläche „Neu leer“ ein neues, leeres Mitarbeiterprofil angelegt werden. Vergeben Sie die Kennung für den Mitarbeiter, also den Namen des Mitarbeiters der auch auf den Abschlägen und Rechnungen stehen wird und ein beliebiges Kennwort welches gut zu merken ist. Die Berechtigungsgruppe wird später geändert und bleibt beim „Manager“. Die Textzeile für Mitarbeiter ist optional, ebenso die Kommunikationsdaten.
- Menü | Stammdaten | Personal | Mitarbeiter
Auf den Reitern Adresse und Persönliche Daten können Detailinformationen zum Mitarbeiter angelegt werden, haben aber keine Auswirkungen auf die Kassenfunktion und können auch unausgefüllt bleiben.
Wichtige Einstellungen findet man außerdem auf dem Reiter Einstellungen.
Reiter Einstellungen in der Mitarbeiter Maske
Manager:
Soll der neue Mitarbeiter grundsätzlich Managerrechte haben, dann wird der Haken gesetzt.
Tischschutz:
Tische, die dieser Mitarbeiter geöffnet hat können auch nur von diesem Mitarbeiter oder einem Manager bedient und abgerechnet werden.
Trainingskellner
Mit Trainingskellner Einstellungen können Übungsbuchen durchgeführt werden und neue Mitarbeiter eingelernt werden.
Klicken Sie abschließend auf Speichern – der Mitarbeiter ist angelegt und kann durch Eingabe des Kennworts verwendet werden.
Berechtigungen für einen Mitarbeiter einstellen und Funktionen ausblenden.
In PosBill Kassensoftware können detaillierte Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter definiert werden. Welcher Mitarbeiter darf welche Vorgänge ausführen? Als Beispiel ist natürlich die Berechtigung einen Stornovorgang auszuführen heranzuziehen.
Um Berechtigungen zu vergeben, benötigt man zunächst eine sog. Benutzergruppe, in der alle Berechtigungen definiert werden. Dem Mitarbeiter wird dann die Gruppe zugewiesen, sodass er diese Einstellungen verwendet.
Im Menü: Stammdaten | Personal | Benutzergruppen öffnen und über „Neu Leer“ eine Kennung für die neue Gruppe eingeben.
Anschließend im Menü: Stammdaten | Personal | Berechtigungen die neue Berechtigungsgruppe auswählen.
Über die Schaltfläche „Alle setzten“ können zunächst alle Berechtigungen gegeben werden, ehe dann die nicht erwünschten Funktionen abgehakt werden. Dies ist sinnvoll wenn Sie nur einige Funktionen unterbinden möchten. Durch das anklicken des +-Zeichens öffnen sich die Details der Hauptgruppe. Gehen Sie Schritt für Schritt die Möglichkeiten durch ehe Sie anschließend auf speichern klicken.
Im Menü: Stammdaten | Personal | Mitarbeitern können Sie dann über den Reiter Mitarbeiter die neue Berechtigungsgruppe definieren. Achten Sie darauf, dass sie den richtigen Mitarbeiter ausgewählt haben.
Im Beispiel wurden einige Berechtigungen für die „Neue Gruppe“ abgehakt und dem Mitarbeiter Jochen zugeordnet. In der Front ist zu erkennen, dass es z.B. keinen Eintrag für Backoffice Starten oder Tischreservierung gibt. Da Jochen im Parameter ein Linkshänder ist, erscheit sein Profil eben als Linkshänder.
Standard Berechtigungen für den Manager
Benutzer Jochen, mit eingeschränkten Berechtigungen (und eigener Parameterkonfiguration, Linkshänger)
Durch eine detaillierte Berechtigung für einzelne Mitarbeiter werden also Funktionen ausgeblendet. Ein Vorteil ist, dass dadurch unterbundenen Funktionen einfach aus der Oberfläche ausgeblendet werden und sich die Kasse dadurch wesentlich übersichtlicher darstellt – genau richtig für einen Mitarbeiter mit geringen Berechtigungen.
PosBill Update – Welche Version habe ich ?
Verfasst von Gruenvogel unter Allgemein, Häufig gestellte Fragen am 15. Juli 2010
Kunden mit einem Software-Updatevertrag erhalten kostenlose Updates zur PosBill Kassensoftware. PosBill besteht sowohl aus der Software auf der Hauptkasse und, sofern vorhanden, aus der Software, die auf dem PosBill Mobile installiert ist. Wenn ein Update durchgeführt wird, müssen immer beide Softwareteile aktualisiert werden um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Um die installierte Version von Posbill an der Hauptkasse angezeigt zu bekommen, tippen Sie 2x auf den oberen Rand ihres Kassensystems damit die Systeminformationen angezeigt werden.
An gekennzeichneter Stelle können Sie die Programmversion der Hauptkasse ablesen.
PosBill Mobile:
Wenn Sie ihre Funkkasse starten wird angezeigt, welche Version von PosBill mobile gestartet wird.
Die PosBill Kassensoftware an der Hauptkasse und auf der Mobilen Kassen müssen an auf den ersten drei Zahlen übereinstimmen, die letze Ziffer ist für einen problemlosen Datenaustausch zwischen dem mobilen Gerät und der Hauptkasse ohne Relevanz.
Wie verbessere ich die Übersicht und Bedienbarkeit meiner PosBill Kasse
Verfasst von Gruenvogel unter Häufig gestellte Fragen, Mobile-Kassen am 25. Mai 2010
Ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung welches Kassensystem gekauft wird sollte immer auch der Aspekt der tatsächlichen Nutzbarkeit im täglichen Geschäft sein. Ebenso wichtig wie die Möglichkeiten die man mit einer beliebigen Kasse hat, ist es, diese Anpassungen selbst einstellen zu können. PosBill bietet eine sowohl technisch leicht umzusetzende wie auch logische aufgebaute Struktur, die es seinen Kunden sehr einfach macht das Kassensystem auf seine individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Hierfür müssen zunächst der Artikelstamm, sowie die Anzahl der Haupt und Untergruppen fertig gegeben sein. Zeichnet man die Struktur der zusammenhängenden Haupt und Untergruppen auf kann man sehr leicht mit Zahlen die Reihenfolge der Kategorien zunächst auf Papier erstellen – und danach in PosBill konfigurieren.
Im Beispiel haben wir 3 Hauptgruppen und maximal 5 Untergruppen (unter einer Hauptgruppe), die bis dahin noch unsortiert erscheinen.
Im Beispiel erscheinen sowohl auf der Hauptkasse wie auch auf der mobilen Kasse “Blätter”-Pfeile, die zeigen, dass die gewählte Hauptgruppe mehr Untergruppen hat wie angezeigt werden können. Diese Pfeile verschwinden, wenn eine Hauptgruppe gewählt ist, die weniger Untergruppen hat als die eingestellten und verfügbaren 4 Felder.
Wenn Sie nun wissen, dass die Hauptgruppe Getränke 5 Untergruppen hat, muss nun die Anzahl der verfügbaren Felder von 4 auf 5 erhöht werden. Dies könne Sie im Backoffice einstellen indem:
Menü: Systemparameter | Parameter auswählen
Wählen Sie den Reiter “Layout” und klicken im Fenstermenü auf Edit. In dem Bereich “Rastergrößen”, können die verschienen Parameter gewählt werden.
Anzahl der Felder für die Untergruppen einstellen
Für die Lösung, dass 5 statt 4 Felder für die Anzeige der Untergruppen verfügbar sein sollen, setzen Sie in den Wert bei den Spalten für die Zeile Untergruppen von 4 auf 5. Klicken Sie anschließend im Fenstermenü auf Speichern. Das Ergebnis ist sofort auf der Hauptkasse sowie mobilen Kasse ersichtlich. Sie haben 5 Untergruppen in der Anzeige.
Hier wurden die Werte für Hauptgruppe auf 5 und Untergruppe auf 6 verändert, sowie die Artikel in 4 Zeilen und 4 Spalten aufgelistet (Sind die Felder leer, gelten die Standardwerte 5 / 5) und gespeichert.
In der Kassenfront der Hauptkasse ist zu sehen, wie zwei leere Felder im Hauptmenü sowie 1 leeres Feld in den Untergruppen angezeigt werden. Ebenso die Teilung der Artikel auf 4 Spalten und Reihen. Dies hat zur Folge, dass die einzelnen Flächen größer werden. Auf dem PosBill Mobile wird die Hauptgruppe automatisch angepasst – hier erscheinen erst zwei neue Felder, wenn entsprechende Hauptgruppen dazu existieren.
Wir empfehlen anhand Ihrer Strukturzeichnung die max. Anzahl der jeweiligen Gruppen zu definieren und die exakten Werte in der Rastergröße einzustellen. Dadurch wir der jeweilige Bildschirm optimal ausgenutzt.
Die Werte für Tisch ohne Raumplan bezeichnen die Anzahl der Tische die angezeigt werden. Im Beispiel unten wurde jeweils der Wert 3 im anderen Bild der Wert 7 vergeben.
Sortierung der Reihenfolge:
Hat man die Anzahl der Haupt- und Untergruppen bestimmt, können die jeweiligen Gruppen noch sortiert werden. Im Beispiel oben soll die Hauptgruppe wie folgt sortiert werden: Speisen | Getränke | Souvenirs. Hierzu startet man das Backoffice, wählt im Menü: Artikel | Hauptgruppen und klickt auf Edit im Seitenmenü. Beim Parameter “Sortierung für Anzeige” – Größter Wert wird zuerst angezeigt, kann nun die Nummerierung der Hauptgruppen erfolgen. “Zuerst angezeigt” heißt “wir ganz links angezeigt”. Speisen benötigt also den Wert 3, Getränke 2 und Souvenirs 1. Durch klicken auf Vor und Zurück im Seitenmenü wählen Sie die Hauptgruppenelemente aus. Nach der Eingaben des Wertes speichern nicht vergessen. Die Sortierung der Hauptgruppe erfolgt dann bei der nächsten Anmeldung an der Kasse.
Für die Sortierung der Untergruppen muss über das Menü: Artikeldaten | Untergruppen dieselbe Methode wie bei den Hauptgruppen angewendet werden. Da mehr Untergruppen wie Hauptgruppen existieren fängt man am Besten mit dem Wert 30 an und sortiert zuerst alle Untergruppen der ersten Hauptgruppe. Aus dem Bild oben werden nun die Untergruppen sortiert. Vorspeise | Hauptgericht | Beilagen | Dessert. Vorspeise erhält also den Wert 30, Hauptgereicht 29, etc. Das Ergebnis ist ebenfalls nach einer erneuten Anmeldung an der Kasse sofort ersichtlich.
Es ist sogar Möglich die einzelnen Artikelfelder zu sortieren. Hierfür wird über Menü: Artikeldaten | Artikel (PLU) aufgerufen und der Reiter Parameter geöffnet. Ganz unten im Fenster sehen Sie die Artikelsortierung. Hier gilt: Der niedrigste Wert wird ganz oben links bei den Artikel angezeigt. Der zweitniedrigste rechts daneben. Standardmäßig haben alle Artikel den Wert 0, sodass als im Hintergrund nach Artikelnummer sortiert wird. Wenn eine individuelle Sortierung gemacht werden muss, dann müssen ALLE Artikel einen Wert erhalten, da “0″ grundsätzlich kleiner ist wie alle anderen Werte und somit die 0-Artikel zuerst, also oben links angezeigt werden.
Darstellung vor Sortierung
Sortierung Salat klein auf 10
Sortierung Salat groß auf 11
Darstellung nach der Sortierung
Für einen weiteren Blog über die Verbesserung der Übersicht ihres PosBill Kassensystems folgen sie diesem Link:
Wie kann ich die Bezeichnung der Artikel auf dem Posbill Mobil ändern?
Wie kann ich Kassenabschläge oder Mitarbeiterabschläge in PosBill Kassensoftware nachdrucken?
Verfasst von Gruenvogel unter Häufig gestellte Fragen, Tips&Tricks-PosBill am 11. Mai 2010
Im Eifer des Gefechts kommt es immer mal wieder vor, dass ein Kassenabschlag verloren geht. Mit ihrem PosBill Kassensystem können Sie innerhalb kurzer Zeit den Abschlag für die Kasse oder für einzelne Kellner nachdrucken.
Hierzu wechseln Sie in das Backoffice über Funktion | Backoffice starten.
Im Backoffice unter Listen Statistik –> Abrechnung
1. Bereich auswählen.
2. Berichtsart “Abschläge nachdrucken”
3. Gewünschten Abschlag auswählen
4. Drucker auswählen
Auswahlpunkte Bereich:
Wenn “Kasse” ausgewählt ist werden die bereits gedrucken Kassenabschläge angezeigt.
Wenn “Mitarbeiter” ausgewählt ist werden die Abschläge angezeigt, die für den ausgewählten Mitarbeiter gedruckt wurden.
Auswahlpunkte Berichtsart:
Wenn “Abschläge nachdrucken” ausgewählt ist werden die bereits gedruckten Abschläge angezeigt. Unterscheidung zwischen Kasse / Mitarbeiter.
Wenn “periodische Berichte” ausgewählt ist können Sie einen Kassen- oder Mitarbeiterbericht über beliebige Zeiträume zusammengefasst ausdrucken.
Asuwahlpunkte Drucker:
Hier können Sie einen beliebigen Drucker wählen auf den der eingestellte Bericht gedruckt wird. Haben Sie einen A4 Drucker installiert, können Sie diesen ebenfalls auswählen.
Wie stelle ich 7% MwSt. in der Kassensoftware für den Ausser Haus Verkauf ein?
Verfasst von Gruenvogel unter Häufig gestellte Fragen, Version 6 am 19. Februar 2010
In jeder Gastronomie kommt es vor das Kunden Essen auch nur mal abholen und das Essen mit ins Büro oder nach Hause nehmen wollen. Auch hier hat sich die PosBill Kassensoftware etwas einfallen lassen.
Einstellungen im Backoffice:
Als erstes wird unter den Stammdaten / Firmendaten / Mehrwertsteuer die 7% für den „Außer Haus“ Verkauf im Kassensystem aktiviert.
Schlüssel 1 = 19
Schlüssel 2 = 7
MwSt Schlüssel für Außer-Haus-Verkauf = 2
Nun muss noch jeder Artikel der der für 7% verkauft werden will als „Außer Haus Verkauf“ Artikel markiert werden.
Unter Artikeldaten / Artikel (PLU)
Mit Vor und Rück gewünschten Artikel auswählen dann auf das Register „Parameter“.
Dort den Haken bei „Dieser Artikel hat einen außer Haus Steuersatz“ setzten.
Es kann auch gleich eine ganze Hauptgruppe freigegeben werden.
Artikeldaten / Pauschale Artikeländerung
Haken setzten für alle Artikel und Gruppe auswählen. Nun sind alle Artikel der ausgewählten Gruppe frei.
Es kann noch unter Systemparameter / Parameter eingestellt werden ob ein ganzer Tisch oder nur einzelne Artikel für „Außer Haus“ ausgewählt werden.
In der Kassenfront kann nun jeder freigegebene Artikel mit einem Knopfdruck auf 7%MwSt. eingestellt werden.
Erst Tisch anwählen / Rechts oben Artikel auswählen und dann Links unten als „Außer Haus Artikel“ markieren. (vor dem Artikel erscheint nun ein „<“ Zeichen)
Auf der Rechnung wird nun der oder die ausgewählten Artikel extra mit 7% MwSt. ausgewiesen.
Natürlich funktioniert dies auch auf den PosBill Mobile.
Artikel auswählen / Funktion / Außer Haus Artikel
Änderungen der Kompatibilitätseinstellungen unter Windows 7 in der Kassensoftware
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Häufig gestellte Fragen am 18. November 2009
Unter Windows 7 können Sie PosBill Kassensoftware problemlos installieren. Sie müssen lediglich vor dem Erststart die Kompatibilitätseinstellungen vornehmen. Wenn Sie das nicht machen bekommen, Sie beim Start eine Systemmeldung über Zugriffsprobleme.
Wählen Sie mit der rechten Maustaste das PosBill Symbol an. Wählen Sie dann Behandlung von Kompatibilitätsproblemen.
Gehen Sie jetzt auf Empfohlene Einstellungen testen.
Danach müssen Sie lediglich auf Programm starten gehen.
Der PosBill Ersteinrichtungsassistent wird jetzt gestartet.
Am Ende müssen Sie noch Ja, diese Einstellung für dieses Programm speichern wählen, damit Sie nicht bei jedem Neustart von PosBill Kassensoftware den Kompatibiltätstest durchlaufen müssen.
Wie kann ich in meiner Kassensoftware einen bereits geöffneten Tisch trotz Sperre abrechnen?
Verfasst von Gruenvogel unter Häufig gestellte Fragen am 8. November 2009
Eine Tischsperre kann nur sehr selten vorkommen. Wenn Sie z.B. mit unseren mobilen Kassensystemen arbeiten und das Gerät ausgeschaltet wird, während der Kellner sich noch in einem Tisch befindet wird dieser nicht geschlossen und bleibt geöffnet. Um einen gleichzeitigen Zugriff von einer anderen Kasse zu verhindern wird der Tisch gesperrt bis dieser geschlossen wird. Wenn die mobile Kasse jetzt in die Ladestation gesteckt wird, würde dieser Tisch nie mehr geschlossen werden.
WICHTIG: Stellen Sie sicher das wirklich kein Mitarbeiter den Tisch in Bearbeitung hat (auf einer zweiten Kasse oder PosBill Mobile). Wenn dies sichergestellt ist gehen Sie wie folgt vor.
Tippen Sie doppelt auf den oberen Bildschirmrand damit die Systeminformationen angezeigt werden.
Tippen Sie anschließend auf „Netzsperre aufheben“ und beantworten Sie die folgende Frage mit „Nein“.
Danach können Sie den Tisch wieder wie gewohnt bearbeiten. Es wurden alle Tischsperren aufgehoben.
Wie kann ich die Taskleiste von Windows anzeigen lassen oder wie verändere ich die Auflösung von Kassensoftware PosBill ?
Verfasst von Gruenvogel unter Allgemein, Häufig gestellte Fragen am 29. Oktober 2009
In manchen Situationen kann es gewünscht sein, dass Sie auf dem PosBill Kassen-PC Zugriff auf das Windows Startmenü und somit auf andere Programme haben möchten. Um die Taskleiste von Windows anzeigen zu lassen beenden Sie Posbill und wechseln über den Arbeitsplatz in das Verzeichnis C:\Programme\IDV\Posbill.
Doppelklicken Sie auf die Datei config.ini und verändern Sie den Wert in der Zeile Taskleiste auf 1, schließen und speichern die Änderung.
Starten Sie anschließend PosBill Kassensoftware wie gewohnt. PosBill Kassensoftware startet nun und wird die Taskleiste und auch das Windows Startmenü nicht mehr überblenden.
Zusätzlich kann die Auflösung von PosBill individuell eingestellt werden. Dies ist nur notwendig, wenn PosBill Kassensoftware in einem kleineren Fenster angezeigt werden soll. Um eine individuelle Auflösung einzustellen können Sie die Pixelanzahle (z.B. 1024×768) bei den Parametern Width und Height eintragen.
PosBill wird nach erneutem Start mit der gewünschten Auflösung gestartet.
Einrichtung Kundendisplay in Kassensoftware PosBill
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Häufig gestellte Fragen am 27. Oktober 2009
Leider gibt es im Bereich der Kundendisplays keine Standards. Jeder Hersteller arbeitet mit unterschiedlichen Zeichensätzen. Gerade die im deutschsprachigen Raum gebräuchlichen Umlaute oder €-Symbol sind in den Zeichensätzen der Kundendisplay nicht enthalten oder an der falschen Stelle. Sie haben in der Front von PosBill die Möglichkeit Ihr Kundendisplay zu testen. Klicken Sie dazu einfach auf die Kopfzeile.
Es öffnet sich jetzt in PosBill Kassensoftware ein Fenster mit den Systeminformationen. Unter dem Bereich Arbeitsplätze können Sie die Einstellungen Ihres Kundendisplay kontrollieren.
Über den Button Testanzeige können Sie kontrollieren, ob die Umlaute korrekt dargestellt werden. Standardmäßig haben wir 3 Tabellen zur Zeichenkonvertierung für diverse Jarltech Kundendisplays hinterlegt. Sollte Sie ein anderes verwenden können Sie bei Bedarf die Zeichenkonvertierungstabelle bearbeiten.
Sollte zum Beispiel das EUR-Symbol bei Ihrem Display nicht an Stelle 128 sein im Zeichensatz sein, sondern an Stelle 199 können Sie das hier einstellen. Die Belegung der einzelnen Zeichensätze finden Sie im Handbuch Ihres Kundendisplay. Mit Testanzeige können Sie die geänderte Einstellung direkt am Kundendisplay erkennen.
Warum sehe ich nicht alle Tisch in der Tischübersicht?
Verfasst von Udo Finkbeiner unter Häufig gestellte Fragen am 27. August 2009
Standardmäßig werden im PosBill Kassensystem alle Tische mit einem Tischschutz versehen, damit nicht jeder Kellner auf jeden Vorgang zugreifen kann. Das soll verhindern, dass es zu Problemen bei der Abrechnung in der Kassensoftware kommt und jeder Kellner nur seine selbst eröffneten Tisch abrechnen kann. Lediglich der Manager hat Zugriff auf alle Vorgänge. In Familienbetrieben soll aber oft jeder Mitarbeiter auf jeden Vorgang zugreifen können. Dazu können Sie im Back Office/Stammdaten/Personal/Mitarbeiter/Einstellungen das Häkchen bei Tischschutz einfach entfernen. Zum Rest des Beitrags »
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