Archiv für Mai, 2010

PosBill Kassensystem für den Einzelhandel: Praxiseinsatz im Dorfladen Gemmerich

Am 20.03.2010 eröffnete die Ortsgemeinde Gemmerich (Verbandsgemeinde Nastätten, Rhein-Lahn-Kreis) einen von der Gemeinde geführten Dorfladen, um die Nahversorgung innerhalb der Gemeinde Gemmerich und den umliegenden Ortschaften zu sichern. Die notwendigen Umbauarbeiten und die Einrichtung des Geschäftes wurden zu 90 % ehrenamtlich von den Bürgerinnen und Bürgern der Gemeinde durchgeführt.

Die Suche nach einem geeigneten Kassensystem gestaltete sich recht schwierig. Neben der einfachen Bedienbarkeit waren umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und Datenschnittstellen die wichtigsten Anforderungen an die Kasse. Wir waren auf der Suche nach der Kasse für den Dorfladen.

In die engere Auswahl und zuletzt zum Einsatz kam das Kassensystem für den Einzelhandel von der Firma Posbill GmbH aus Kehlbach (www.posbill.com), welches durch sein gutes Preis-Leistungsverhältnis überzeugte. Die intuitive Benutzerführung des PC-Kassensystems mit Touch-Screen ermöglichte eine Einarbeitung der Mitarbeiterinnen in kürzester Zeit. Die Import-Schnittstelle garantierte eine problemlose und minutenschnelle Übernahme von ca. 8500 Artikelstammdaten, welche das gesamte Sortiment der Firma Karl Giehl GmbH & Co.KG beinhalten.

Das gelieferte System umfasste neben einem PC mit Maus und Tastatur einen 15″ Touchscreen TFT, einen Handscanner mit Halterung, eine Kassenlade und einen Thermo-Bondrucker. Durch die vorinstallierte Kassensoftware war das System innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.

Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten erleichterten eine schnelle Realisierung aller Anforderungen. Neben den geforderten Umsatzstatistiken nach Warengruppen, Wochentagen und Uhrzeiten sind auch alle notwendigen Berichte und Journale für die Buchführung im Standard enthalten, ebenso die automatische Datensicherung nach jedem Kassenabschluß.

Mittlerweile seit 2 Monaten erfolgreich im Einsatz, kann der Gemmericher Dorfladen das Posbill Kassensystem ohne Einschränkungen weiterempfehlen

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Wie kann ich die Bezeichnung der Artikel auf dem PosBill mobilen Kassensystem ändern

Eine wichtige Anforderung von mobilen Kassensystemen ist sicherlich die Bedienbarkeit des mobilen Gerätes. Neben den ergonomischen Anforderungen muss der Bonier- und Kassiervorgang schnell und unbedingt übersichtlich sein. Fehlt die Übersichtlichkeit kann (vor allem bei Saisonkräften) schnell Nervosität statt Souveränität am Gast überwiegen – und das fällt negativ auf.

Das Problem ist dabei ganz klar. Auf einem 4″ Display lassen sich eben weniger Informationen und Texte anzeigen, als es auf einem 15″ Display der Fall ist. Wo auf der Hauptkasse der Artikel “Schnitzel Mailänder Art” gut in ein Artikelfeld passt, wird auf der mobilen Kasse der Artikel “abgeschnitten” weil das Artikelfeld zu klein ist. Das kann zu Verwirrungen führen.

Lange Artikel Kasse Lange Artikel Pocket

Als Lösung können Sie in PosBill Kassensoftware einem Artikel einfach eine Artikelbezeichnung nur für das PosBill Mobile vergeben. Die Bezeichnung auf dem Bon und der Rechnung bleiben dabei unverändert.

Starten Sie hierfür das PosBill Backoffice über Funktion | Backoffice starten aus der PosBill Kassenoberfläche. (Menü erscheint nur, wenn der angemeldete Kellner die Berechtigung hierfür hat).

Im Backoffice:

Menü: Artikeldaten | Artikel PLU

Gehen Sie im Menü über “Suchen” und wählen den Artikel aus, dem Sie eine andere Bezeichnung auf dem PosBill Mobile geben möchten.

Menü - suchen

Artikel suchen

Artikel suchen

Klicken Sie dann links unten auf “Übernehmen” – Der Artikel öffnet sich in der PLU-Ansicht.

Wählen Sie den Reiter “Parameter”, klicken im Fenster-Menü auf Edit und schreiben in das Feld “Buttontext für Mobile” den gewünschten Kurzbegriff für den Artikel ein. – Im Beispiel wurde nur “Mailänder” gewählt. Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf ” Speichern”.

PLU Text geändert

Beispiel: Buttontext für Mobile - das was auf dem Mobilen Gerät angezeigt wird

Mobile Mailänder

Beispiel Mailänder auf PosBill Mobile

In diesem Beispiel erkennen Sie, den Artikel “Mailänder”. Nach dem bonieren erscheint in der Aufnahmeliste der eigentliche Artikel Schnitzel “Mailänder Art”, der dann auch so auf dem Koch-Bon sowie der Rechnung erscheint. Diese einfache und plausible Konfigurations-Einstellung zeigt nicht nur wie einfach es ist mit PosBill Kassensystemen detaillierte Veränderungen selbst durchzuführen, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit Ihr System so anzupassen, dass in diesem Beispiel, der Teil – “Bedienbarkeit und Übersicht” für ein perfektes Kassensystem – , verbessert werden kann.

Hat man viele Artikel die etwas länger sind ist es hilfreich mit dem Kellner eine optimale Bezeichnung für die Artikel zu finden.

Mobile Alle kurz Lange Artikel Kasse Lange Artikel Pocket

Für weiter Optimierungen im Bereich Bedienbarkeit und Übersicht lesen Sie bitte unseren Bericht:
Wie verbessere ich die Übersicht und Bedienbarkeit meiner Posbill-Kasse

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Wie verbessere ich die Übersicht und Bedienbarkeit meiner PosBill Kasse

Ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung welches Kassensystem gekauft wird sollte immer auch der Aspekt der tatsächlichen Nutzbarkeit im täglichen Geschäft sein. Ebenso wichtig wie die Möglichkeiten die man mit einer beliebigen Kasse hat, ist es, diese Anpassungen selbst einstellen zu können. PosBill bietet eine sowohl technisch leicht umzusetzende wie auch logische aufgebaute Struktur, die es seinen Kunden sehr einfach macht das Kassensystem auf seine individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Hierfür müssen zunächst der Artikelstamm, sowie die Anzahl der Haupt und Untergruppen fertig gegeben sein. Zeichnet man die Struktur der zusammenhängenden Haupt und Untergruppen auf kann man sehr leicht mit Zahlen die Reihenfolge der Kategorien zunächst auf Papier erstellen – und danach in PosBill konfigurieren.

Im Beispiel haben wir 3 Hauptgruppen und maximal 5 Untergruppen (unter einer Hauptgruppe), die bis dahin noch unsortiert erscheinen.

Anfang_kasse Anfang

Im Beispiel erscheinen sowohl auf der Hauptkasse wie auch auf der mobilen Kasse “Blätter”-Pfeile, die zeigen, dass die gewählte Hauptgruppe mehr Untergruppen hat wie angezeigt werden können. Diese Pfeile verschwinden, wenn eine Hauptgruppe gewählt ist, die weniger Untergruppen hat als die eingestellten und verfügbaren 4 Felder.

Wenn Sie nun wissen, dass die Hauptgruppe Getränke 5 Untergruppen hat, muss nun die Anzahl der verfügbaren Felder von 4 auf 5 erhöht werden. Dies könne Sie im Backoffice einstellen indem:

Menü: Systemparameter | Parameter auswählen

Wählen Sie den Reiter “Layout” und klicken im Fenstermenü auf Edit. In dem Bereich “Rastergrößen”, können die verschienen Parameter gewählt werden.

Parmeter Untergruppen

Anzahl der Felder für die Untergruppen einstellen

Für die Lösung, dass 5 statt 4 Felder für die Anzeige der Untergruppen verfügbar sein sollen, setzen Sie in den Wert bei den Spalten für die Zeile Untergruppen von 4 auf 5. Klicken Sie anschließend im Fenstermenü auf Speichern. Das Ergebnis ist sofort auf der Hauptkasse sowie mobilen Kasse ersichtlich. Sie haben 5 Untergruppen in der Anzeige.

Untergruppen angepasst

Hier wurden die Werte für Hauptgruppe auf 5 und Untergruppe auf 6 verändert, sowie die Artikel in 4 Zeilen und 4 Spalten aufgelistet (Sind die Felder leer, gelten die Standardwerte 5 / 5) und gespeichert.

Rastergröße 1

In der Kassenfront der Hauptkasse ist zu sehen, wie zwei leere Felder im Hauptmenü sowie 1 leeres Feld in den Untergruppen angezeigt werden. Ebenso die Teilung der Artikel auf 4 Spalten und Reihen. Dies hat zur Folge, dass die einzelnen Flächen größer werden. Auf dem PosBill Mobile wird die Hauptgruppe automatisch angepasst – hier erscheinen erst zwei neue Felder, wenn entsprechende Hauptgruppen dazu existieren.

Haupt verändert 2 Pocket verändert 2

Wir empfehlen anhand Ihrer Strukturzeichnung die max. Anzahl der jeweiligen Gruppen zu definieren und die exakten Werte in der Rastergröße einzustellen. Dadurch wir der jeweilige Bildschirm optimal ausgenutzt.

Die Werte für Tisch ohne Raumplan bezeichnen die Anzahl der Tische die angezeigt werden. Im Beispiel unten wurde jeweils der Wert 3 im anderen Bild der Wert 7 vergeben.

Tisch 3 Tisch 7

Sortierung der Reihenfolge:

Hat man die Anzahl der Haupt- und Untergruppen bestimmt, können die jeweiligen Gruppen noch sortiert werden. Im Beispiel oben soll die Hauptgruppe wie folgt sortiert werden: Speisen | Getränke | Souvenirs. Hierzu startet man das Backoffice, wählt im Menü: Artikel | Hauptgruppen und klickt auf Edit im Seitenmenü. Beim Parameter “Sortierung für Anzeige” – Größter Wert wird zuerst angezeigt, kann nun die Nummerierung der Hauptgruppen erfolgen. “Zuerst angezeigt” heißt “wir ganz links angezeigt”. Speisen benötigt also den Wert 3, Getränke 2 und Souvenirs 1. Durch klicken auf Vor und Zurück im Seitenmenü wählen Sie die Hauptgruppenelemente aus. Nach der Eingaben des Wertes speichern nicht vergessen. Die Sortierung der Hauptgruppe erfolgt dann bei der nächsten Anmeldung an der Kasse.

Hauptgruppen sortierung Hauptgruppen sortierung Pocket

Für die Sortierung der Untergruppen muss über das Menü: Artikeldaten | Untergruppen dieselbe Methode wie bei den Hauptgruppen angewendet werden. Da mehr Untergruppen wie Hauptgruppen existieren fängt man am Besten mit dem Wert 30 an und sortiert zuerst alle Untergruppen der ersten Hauptgruppe. Aus dem Bild oben werden nun die Untergruppen sortiert. Vorspeise | Hauptgericht | Beilagen | Dessert. Vorspeise erhält also den Wert 30, Hauptgereicht 29, etc. Das Ergebnis ist ebenfalls nach einer erneuten Anmeldung an der Kasse sofort ersichtlich.

Es ist sogar Möglich die einzelnen Artikelfelder zu sortieren. Hierfür wird über Menü: Artikeldaten | Artikel (PLU) aufgerufen und der Reiter Parameter geöffnet. Ganz unten im Fenster sehen Sie die Artikelsortierung. Hier gilt: Der niedrigste Wert wird ganz oben links bei den Artikel angezeigt. Der zweitniedrigste rechts daneben. Standardmäßig haben alle Artikel den Wert 0, sodass als im Hintergrund nach Artikelnummer sortiert wird. Wenn eine individuelle Sortierung gemacht werden muss, dann müssen ALLE Artikel einen Wert erhalten, da “0″ grundsätzlich kleiner ist wie alle anderen Werte und somit die 0-Artikel zuerst, also oben links angezeigt werden.

Salatteller

Darstellung vor Sortierung

Salatteller klein Parameter

Sortierung Salat klein auf 10

Salatteller groß Parameter

Sortierung Salat groß auf 11

Salatteller2

Darstellung nach der Sortierung

Für einen weiteren Blog über die Verbesserung der Übersicht ihres PosBill Kassensystems folgen sie diesem Link:
Wie kann ich die Bezeichnung der Artikel auf dem Posbill Mobil ändern?

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Artikel anlegen und bearbeiten, direkt in der Kassensoftware über den Touchmonitor

Sie können in der PosBill Kassensoftware ab Version 7 die Artikel direkt beim Verkaufsvorgang anlegen, ohne in den Bürobereich wechseln zu müssen. Das Anlegen der Artikel kann ohne Maus und Tastatur direkt über den Touchmonitor erfolgen.
Artikel-bearbeiten-in-PosBill-Kassensoftware

Es können sowohl neue Artikel angelegt werden als auch bestehende geändert. Über die Funktion Suchen kann der gewünschte Artikel ausgewählt werden.


Zusätzlich können zu den Artikeln in der Touchkasse Zwangsabfragen für die Garungsart oder Preise für kleine oder große Portionen hinterlegen.

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Wie kann ich Kassenabschläge oder Mitarbeiterabschläge in PosBill Kassensoftware nachdrucken?

Im Eifer des Gefechts kommt es immer mal wieder vor, dass ein Kassenabschlag verloren geht. Mit ihrem PosBill Kassensystem können Sie innerhalb kurzer Zeit den Abschlag für die Kasse oder für einzelne Kellner nachdrucken.

Hierzu wechseln Sie in das Backoffice über Funktion | Backoffice starten.

Im Backoffice unter Listen Statistik –> Abrechnung

Abschläge nachdrucken

Abschläge nachdrucken3

1. Bereich auswählen.

2. Berichtsart “Abschläge nachdrucken”

3. Gewünschten Abschlag auswählen

4. Drucker auswählen

Auswahlpunkte Bereich:
Wenn “Kasse” ausgewählt ist werden die bereits gedrucken Kassenabschläge angezeigt.
Wenn “Mitarbeiter” ausgewählt ist werden die Abschläge angezeigt, die für den ausgewählten Mitarbeiter gedruckt wurden.

Auswahlpunkte Berichtsart:
Wenn “Abschläge nachdrucken” ausgewählt ist werden die bereits gedruckten Abschläge angezeigt. Unterscheidung zwischen Kasse / Mitarbeiter.
Wenn “periodische Berichte” ausgewählt ist können Sie einen Kassen- oder Mitarbeiterbericht über beliebige Zeiträume zusammengefasst ausdrucken.

Asuwahlpunkte Drucker:
Hier können Sie einen beliebigen Drucker wählen auf den der eingestellte Bericht gedruckt wird. Haben Sie einen A4 Drucker installiert, können Sie diesen ebenfalls auswählen.

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Integration der Variable Netto-Betrag in der Hotelsoftware bei älteren Rechnungslayouts

In älteren Rechnungsvorlagen wird nur der Gesamt-Netto-Betrag auf der Rechnung ausgewiesen. In der Hotelsoftware können Sie im Dokumenteneditor diese Variable auch in den einzelnen MwSt.-Zeilen integrieren. Rufen Sie dazu bitte unter Hilfsfunktionen den Dokumenteneditor auf. Als nächstes wählen Sie Ihr verwendetes Rechnungslayout aus.

Wenn Sie Ihr Standarddokument ausgewählt haben können Sie die Änderung in der 2. Zeile unter dem Zahlbetrag vornehmen. Fügen Sie hinter dem bestehenden Eintrag einfach = Netto [BVT50] hinzu. Die Variable BVT50 steht für den Nettobetrag innerhalb der Mehrwertsteuer-Schlüssel.


Abschließend müssen Sie die Änderung nur noch speichern.

Nach erfolgreicher Änderung sieht Ihre Rechnung jetzt folgendermaßen aus. Die Netto- und MwSt.-Beträge werden zeilenweise je MwSt.-Schlüssel angezeigt.

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