Archiv für September, 2009

Anzeige von Fremdwährungen auf der Rechnung des Kassensystems

In Grenzregionen oder in Ländern wie z.B. der Schweiz ist es wichtig, dass dem Gast der Gesamtbetrag als Alternative in einer 2. Währung angezeigt wird. In der PosBill Kassensoftware können Sie im Bereich Back Office / Stammdaten / Firmenadresse / Bankverbindung können bis zu 3 Währungssymbole mit einem Umrechnungskurs hinterlegt werden.

Die eingegebenen Währungen mit dem Umrechnungskurs erscheinen zusätzlich zum Zahlbetrag der Standard-Währung auf der Rechnung. Wichtig ist es, dass die Zahlbeträge in Fremdwährung auch im Rechnungslayout hinterlegt werden. Das können Sie unter Listen und Statistik / Drucklayouts / Rechnungslayouts. Laden Sie das verwendete Layout und fügen Sie die benötigten Variablen unter dem Reiter Zahlbetrag ein. Bei 2 Fremdwährungen wären das die Variablen [V30] und [V31]. Wenn Sie das Rechnungslayout individuell verändern, dieses bitte unter einem neuen Namen Speichern und in der Druckersteuerung als neues Layout hinterlegen.

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Einrichtung Kellnerschloss in Kassensoftware PosBill

Schließen Sie das Kellnerschloss über die serielle Schnittstelle an Ihren Kassen PC an, damit Sie es später in der Kassensoftware verwenden können. Dabei verwenden Sie das Netzteil zu letzt. Um ganz sicher zugehen, schalten Sie vorher den PC aus und wenn alles verbunden ist, wieder ein. Das Schloss meldet die Betriebsbereitschaft mit einer leuchtenden LED. Im Lieferumfang finden Sie eine Treiber CD. Installieren und starten Sie das Konfigurationsprogramm.

Nach dem Start wird das Schloss automatisch gesucht und die vorhandenen Einstellungen angezeigt. Sollten die Einstellungen abweichen, dann bitte die Einstellungen aus dem Bild unten übernehmen.

In der Fußleiste sehen Sie an welcher seriellen Schnittstelle (Com-Port) das Schloss angebunden ist. Diese Einstellung benötigen Sie für PosBill.

Unter Back Office/Stammdaten/Arbeitsplatz/Schnittstelle tragen Sie bitte nachfolgende Daten ein. Der entsprechende Com-Port muss nun eingetragen werden. In diesem Fall Com1. Als Schlosstyp verwenden Sie bitte Dallas.


Als letztes müssen Sie nur noch die Schlüssel den Mitarbeitern zuweisen. Die nötigen Einstellungen finden Sie unter Back Office / Stammdaten Personal /Mitarbeiter / Einstellungen. Gehen Sie auf Schlüssel zuordnen, legen den Magnetchip auf das Schloss und bestätigen. Die Schlüsselnummer wird jetzt automatisch eingetragen und dem Mitarbeiter im Kassensystem zugeordnet.

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Wie können Arrangements und Pauschalen in der Hotelsoftware angelegt werden?

Oft werden in der Hotelsoftware Pauschalen oder Arrangements verkauft, die nicht einen Tagespreis haben sondern einmalig als Gesamtbetrag gebucht werden müssen. Diesen Pauschalen kann eine feste Aufenthaltsdauer hinterlegt sein, bzw. können diese Leistungen Zimmer- oder personenbezogen sein. Pauschalen können in ResiGo Hotelsoftware im Bereich Büro / Firmenstamm / Artikel Leistungen / Artikel – Leistungen angelegt werden.

Legen Sie im ersten Schritt die Leistung, z.B. WO für Wochenendpauschale an. Sollten in dieser zusätzliche Leistungen, wie z.B. Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Kaffeepause… enthalten sein, können Sie das im Fuss anwählen. Diese Informationen finden Sie auf der Frühstücks- und Küchenliste später wieder.


Sollte die Pauschale pro Person gebucht werden dann bitte “Diese Leistung soll pro Person gebucht werden” anwählen.

Als nächstes wechseln Sie in das Datenblatt “Einstellungen für Logis-Leistungen


Wählen Sie jetzt den Menüpunkt “Diese Leistung ist ein Pauschalangebot” an. Zusätzlich “Einmal als Gesamtbetrag buchen”. Die Leistung wird dann mit dem 1. Tageswechsel auf das Gastkonto gebucht. An den weiteren Tagen erfolgt keine weitere Berechnung mehr.

Sollten Sie noch weitere Anforderungen haben, können Sie

  1. Ein Gültigkeitsdatum von – bis für diese Pauschale hinlegen
  2. Eine feste Anzahlung an Übernachtungen hinterlegen
  3. Preise für Verlängerungstage hinterlegen
  4. Zuschläge für spezielle Zimmerkategorien hinterlegen


Die Pauschale ist jetzt auf 3 Nächte beschränkt. Wenn eine Reservierung über 5 Tage vorgenommen wird kommt auch eine entsprechende Warnung. Wird die Reservierung für 5 Tage angelegt und beim Verlängerungstag ist kein Betrag hinterlegt, werden die beiden letzten Tage ohne Berechnung bleiben! Deswegen sollten Sie immer ein Betrag für Verlängerungstage hinterlegen.

 

 


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Wie lege ich in ResiGo Hotelsoftware Vermittler an?

Vermittler werden wie auch Gäste und Firmen direkt im Bürobereich angelegt. Sie finden diese unter Büro / Kundenverwaltung / Kunden. Wenn der Vermittler angelegt wird müssen Sie lediglich bei Kundenart – Vermittler anwählen. Bei neuen Reservierungen wird Ihnen der angelegte Vermittler in Zukunft angezeigt.

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Mobile Kassensysteme in der Frohen Aussicht bei Ravensburg

Mobile Kassensysteme erhöhen die Servicequalität in der Gastronomie

Die Firma PosBill GmbH mit Sitz in Kehlbach vertreibt hochmoderne mobile Kassensysteme und Kassensoftware für den Einsatz in Gastronomie und Handel. Zusammen mit den ebenfalls von PosBill vertriebenen Funkkassen im PDA-Format, bietet das Unternehmen gerade Gastronomiebetrieben eine optimale Lösung für den zeitgemäßen Bestell – und Abrechnungsvorgang der jeweiligen Gäste.

Nur ein Beispiel unter vielen, ist das Gasthaus “Frohe Aussicht” in 88255 Beienfurt, bei Ravensburg, dessen Geschäftsführung und Mitarbeiter inzwischen überzeugte Nutzer der mobilen Kassensysteme von PosBill sind.
Da das Gasthaus “Frohe Aussicht” neben 90 Sitzplätzen im inneren Bereich auch über einen großen Biergarten mit 150 Plätzen verfügt, war eine Abrechnung von Kundenzahlungen bisher immer mit erhöhtem Zeitaufwand verbunden. Gerade zu Stoßzeiten, wenn in der warmen Jahreszeit der Biergarten besonders gut besucht ist, konnte nur ein kurzfristig erhöhter Personalaufwand den zahlungswilligen Gästen Wartezeiten ersparen.

Die Einführung des neuen Kassensystems mit zwei mobilen Kassen, erwies sich daher schon beim ersten Einsatz als ein voller Erfolg. Die Abrechnungen erfolgten räumlich flexibel direkt beim Kunden. Es gab kaum noch Wartezeiten, und an sehr betriebsamen Tagen wurde kein zusätzliches Personal benötigt. Gerade Letzteres schlägt sich im Endeffekt auch in der Preisgestaltung für die Gäste nieder.
Den endgültigen Ausschlag für die Entscheidung, das Funkkassensystem von PosBill zu kaufen, gab nicht zuletzt der Gesamtpreis, der gegenüber Mitbewerbern deutlich niedriger lag.

Die Bedienung des Bildschirms des mobilen Kassensystems erfolgt im sogenannten Touch-Screen-Verfahren, bei dem schon ein leichtes Antippen des entsprechenden Buttons mit dem Finger oder mit einem speziellen Bedienstift ausreicht. Da die komplette Speisekarte des jeweiligen Gastronomiebetriebes in den PosBill Kassensystemen hinterlegt und abrufbar ist, wird der Service am Gast enorm erleichtert und vor allem sehr viel schneller.
Zunächst muss das zuständige Bedienpersonal im System einen Tisch für den Gast eröffnen. Anschließend werden die gewünschten Speisen und Getränke auf dem Display ausgewählt und diesem Tisch entsprechend zugeordnet. Parallel dazu erfolgt eine automatische Übertragung der Daten zur Theke sowie zur Küche, wo die Aufträge der Gäste auf einem speziellen Bondrucker ausgedruckt werden. Während also das Servicepersonal bereits weitere Aufträge in Empfang nehmen kann, wird sozusagen “hinter der Front” bereits an deren Zusammenstellung gearbeitet.

Durch den Einsatz mobiler Kassensysteme wird einerseits eine erheblich schnellere Bedienung der Gäste bei weniger Laufaufwand, sowie andererseits eine zuverlässige kassentechnische Erfassung der verkonsumierten Speisen und Getränke garantiert.

Selbstverständlich ist eine Abrechnung der einzelnen Gäste ebenso möglich, wie die Rechnungsstellung für den gesamten Tisch. Auf einen Blick können sowohl der Gast als auch das Bedienpersonal die Bestellungen auf deren Korrektheit hin überprüfen.

Diese Flexibilität zahlt sich gerade in den immer beliebter werdenden Gartenrestaurants und Biergärten aus. Das bisherige umständliche und zeitaufwändige Hin- und Herlaufen des Personals während des Abrechnungsvorganges erübrigt sich. Der Bezahlvorgang ist übersichtlich und kann direkt vom Kunden an seinem Tischplatz mit verfolgt werden.
Zudem ist die mobile Kasse, die PosBill mobile genannt wird, handlich klein, sehr robust und stoßfest.

Trotz der vielen Funktionalitäten ist die Bedienung der PosBill Kassensysteme und mobilen Kassen sehr schnell erlernt. Davon profitieren insbesondere die Gastronomiebetriebe, die während der Hochsaison immer wieder auf zusätzliches nur für kurze Zeit eingestelltes Personal angewiesen sind.

Eine Besonderheit ist die Möglichkeit, im mobilen Kassensystem ein Kundenprofil für Stammgäste anzulegen. Auf diese Weise kann das bedienende Personal z.B. Lieblingswünsche des Gastes, wie beispielsweise einen bestimmten Wein oder ein bevorzugtes Gericht, hinterlegen. So wird ein besonders persönlicher Kundenservice möglich, bei dem man die Gäste noch besser umsorgen kann. Denn gerade in der heutigen Zeit ist Kundenbindung ein bedeutsames Schlagwort, das, ohne das entsprechende Kassensystem zur Verfügung zu haben, in der Gastronomie nahezu unmöglich in seiner Durchführbarkeit erscheint.
Wenn das Kassensysteme mit dem Internet verbunden ist, macht PosBill sogar Kundenmailings sowie die persönliche Übersendung von aktuellen Speisekarten möglich. Zusätzlich kann die Geschäftsführung des Gastronomiebetriebes von den gespeicherten Daten zur Häufigkeit des Kundenbesuches und der jeweiligen Umsatzhöhe profitieren.

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PosBill Kassensysteme im Casino des Vereins der Wannsee Segler Berlin

Herr Hellmann, sie sind Inhaber des Casinos im Verein der Wannsee Segler in Berlin haben 30 Jahre Erfahrung in der Gastronomie und arbeiten seit einem Jahr mit einer PosBill Kasse sowie einem mobilen Kassensystem. Was sind nach einem Jahr Betriebszeit für sie die wichtigsten Funktionen und weshalb haben Sie sich für PosBill Kassensysteme entschieden?

Nachdem wir uns im Vorfeld bei einigen befreundeten Gastronomen informiert hatten war für uns ein wichtiger Punkt für die Investition in ein mobiles Kassensystem, dass die Folgekosten sehr gering sind und alle Änderungen ohne großen Aufwand und Kenntnisse selbst vorgenommen werden können. Bei einigen Kassensystemen können Grundkonfigurationen nur über ein Masterpasswort, welches nur dem Kassenhändler bekannt ist oder weil Sie sehr kompliziert sind nur über den Kassenhändler vorgenommen werden, der diese Dienstleistung natürlich in Rechnung stellt. Bei PosBill Kassensystemen hat mir von Anfang an gefallen dass Artikeldaten, Kundendaten oder auch Preislisten sehr einfach direkt an der Kasse oder am Büroarbeitsplatz geändert werden können. Falls doch einmal Fragen auftreten können diese mit PosBill sehr unkompliziert telefonisch geklärt werden oder durch einen Fernzugriff via Internet erledigt werden. Weitere Kosten durch zusätzliche Anfahrten oder Schulungen fallen somit komplett weg.

Ein sehr wichtiges Thema in einem “Club” ist eine Kundenverwaltung und die Abrechnung der Gäste. Stammgäste erwarten heute dass man sie persönlich kennt und auch zuordnen kann wenn die Mitglieder einmal den Ausweis vergessen. Diese Zuordnung muss natürlich auch über das mobile Kassensystem gemacht werden können. Ein entscheidender Vorteil bei PosBill ist hierbei, dass mobiles Gerät und Hauptkasse fast den identischen Arbeitsablauf haben und an beiden Geräten Kunden über die alphabetische Suche zugeordnet werden können. Weiter wollen die Mitglieder auch nicht mit jedem Besuch bezahlen sondern bekommen bei uns eine monatliche Rechnung. Zur Kontrolle ist es wichtig dass wenn der Vorgang am Monatsende abgeschlossen wird die vom Gast bezogenen Leistungen nach Tagen sortiert auf der Rechnung erscheinen. Ebenso muss die Möglichkeit bestehen in der Depotverwaltung auch ein Limit zu hinterlegen bis zu dem der Gast Leistungen in Anspruch nehmen kann. Somit können zu hohe Außenstände verhindert werden.

Nach einem Jahr Betrieb lässt sich folgendes sagen:

  1. PosBill läuft absolut stabil und zuverlässig.
  2. Bisher konnten alle wichtigen Anpassungen durch mich selbst vorgenommen werden, selten wurde telefonische Hilfestellung benötigt, ein Fernzugriff war bisher noch nie notwendig
  3. Folgekosten sind keine entstanden
  4. Unsere Gäste sind durch den schnelleren und reibungslosen Ablauf zufriedener
  5. Gerade in den Spitzenzeiten wird durch den schnelleren Ablauf mehr Umsatz erzielt

 


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Wie ziehe ich ResiGo Hotelsoftware mit der Lizenz auf einen neuen PC um?

 Wenn Sie ResiGo Hotelsoftware auf einen neuen Computer umziehen wollen ist folgendes zu machen. Installieren Sie den gleichen Stand von ResiGo auf dem neuen PC. Starten Sie ResiGo einmalig. Danach kopieren Sie folgende beiden Dateien aus dem Verzeichnis C:\programme\resigo von dem alten PC in das gleiche Verzeichnis des neuen PC´s: resigo.mdb und resi.cfg. Sollten Sie individuelle Bestätigungen und Rechnungen angelegt haben, benötigen Sie noch den Inhalt des Ordners C:\programme\resigo\layouts. Sollten Sie nicht sicher sein, ob der installierte Stand von ResiGo zur Datenbank passt, können Sie vorsichtshalber ein aktuelles Patch von unserer Internetseite installieren http://www.resigo.com/uploads/media/Patchdeu.exe. Mit ausführen des Patches wird die Datenbankversion an die Programmversion angepasst.

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Wie kommt der Text der Gastauslage auf die Rechnung?

Generell steht nur der Gesamtbetrag aller Gastauslagen auf der Rechnung des Kassensystems. Wenn Sie auch die eingegebene Bezeichnung auf der Rechnung haben wollen kann die Variable im Rechnungslayout integriert werden. Die Rechnungslayouts finden Sie unter Funktionen/Back Office/Listen Statistik/Drucklayouts/Rechnungslayouts. Wählen Sie zuerst das verwendete Rechnungslayout aus. Das sollte wenn vorher noch nicht geändert das Layout StandardRechnung sein. Wenn Sie an diesem Änderungen vornehmen sollte das Layout auf jeden Fall unter einem neuen Namen gespeichert werden. Mit jeder Programmaktualisierung der Kassensoftware werden die Standard-Drucklayouts wieder überschrieben. Damit gehen alle individuellen Änderungen verloren.

Wechseln Sie jetzt auf den Reiter Auslagen. Dort erscheint der Text Auslage und die Variable für den Gesamtpreis der Gastauslage. Der Text Auslage sollte stehen bleiben, denn wenn keine individuellen Texte vom Kellner eingegeben werden erscheint nur der Betrag und nicht der Text Auslage. Deshalb sollten Sie den Text Bezeichnung in die nächste Zeile platzieren (also die Variable BTA10). Schieben Sie das Ende der eckigen Klammer bis an das Ende der Zeile sonst wird Ihnen der Text in der Mitte abgeschnitten.

Speichern Sie zuletzt die Änderung ab. Sollten Sie dem Layout einen neuen Namen gegeben haben muss dieser natürlich in der Printersteuerung als neues Rechnungslayout hinterlegt werden.

Mit der rechten Maustaste auf das Druckersymbol in der Taskleiste und dann einfach auf Drucker einrichten gehen.

Standardmäßig sollte Ihr Rechnungsdrucker der Drucker Theke sein.

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Wie kann ich die Geschwindigkeit von PosBill mobilen Kassensystemen erhöhen bzw. wo kann ich die Datenbankverbindung einrichten?

Wenn Sie Ihre mobile Kasse starten haben Sie bei der Passwortanmeldung die Möglichkeit die Einrichtung des Gerätes zu starten. In der Einrichtung sehen Sie die Verbindungseigenschaften des mobilen Kassensystems. Wenn das System von uns vorkonfiguriert wurde müssen Sie an diesen Einstellungen nichts ändern. Sollten sich z.B. der Name Ihres Kassen-Computers geändert haben kann das hier aktualisiert werden. Die Standardeinstellungen lauten kasse(Computername)\sqlexpress(Standard-Instanzname des Microsoft SQL Server 2005 Express).


Interessant für Sie ist der Wert Toleranz. Hier können sie die maximale Wartezeit für einen Zugriff zur Hauptkasse eingestellt werden. Am schnellsten ist es, wenn als Toleranz 0 eingetragen wird. Ein Überprüfen der Geschwindigkeit findet dann nicht statt. Das ist auch nur notwendig wenn Sie weit entfernte Bereiche haben an denen die Verbindung sehr schwach ist. Als Standard sollte der Wert auf 20 Millisekunden stehen, bei sehr schwachen Bereichen kann dieser auf bis zu 99 Millisekunden erhöht werden. Der Kellner wird dann sofort von der mobilen Kasse informiert, wenn es sich aus dem Verbindungsbereich entfernt. Ein Wert unter 10 kann dazu führen dass selbst im direkten Umfeld der Sende- Empfangsstation die Meldung kommt es wäre nur eine sehr schwache Verbindung vorhanden kommen. Also bitte Standardmäßig die Einstellung 0 verwenden und die Toleranz nur eingeben, wenn Sie sehr weitläufige Bereiche haben, in denen Sie das mobile Kassensystem verwenden..

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Wie kann ich eine Rechnung stornieren die vor dem letzten Tagesabschluss versehentlich gebucht wurde?

Ein Tageswechsel muss in einer Hotelsoftware verbindlich sein und es dürfen rückwirkend keine Änderungen vorgenommen werden. Alle ab diesem Datum gedruckten Statistiken währen sonst falsch und müssten komplett neu erstellt werden. Es besteht aber auch nach dem Tageswechsel die Möglichkeit Gutschriften zu erstellen, wenn das in ResiGo aktiviert ist.

Diese Funktion kann über den Button Rechnungs Storno im Gastkonto vorgenommen werden.

Sollte folgende Meldung kommen “Die Rechnung kann nicht storniert werden, da diese vor dem gültigen Arbeitsdatum gebucht wurde” kann diese über den Button Rechnung / Rechnung suchen storniert und gutgeschrieben werden.

Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und gehen Sie auf Gutschrift erstellen.

Wählen Sie die Option Die Rechnung soll endgültig storniert werden. Der Rechnungsbetrag wird dann am aktuellen Arbeitstag gegen gebucht und Ihre Buchhaltung stimmt wieder.

Sollten Sie in der Rechnung etwas vergessen haben kann das Konto wieder eröffnet werden. In diesem Fall wird die Rechnung heute komplett gutgeschrieben und mit den korrekten geänderten Rechnungsdaten neu erstellt.

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